Et statusdashbord som bare viser avvik, svarer ikke på det viktigste spørsmålet: hvem må gjøre noe nå? Prosjektlederen kan håndtere mye selv, men noen avvik skal løftes til prosjekteier. Denne guiden viser hvordan du setter toleranser for hver styringsparameter og lar Excel regne ut hvor mye av toleransen som er brukt. Planen, budsjettet og risikoene kan ligge i Prosjektplan Excel fra Excelflyt, som har fremdriftsplan, budsjettoversikt og risikoregister i samme fil.
Prosjektstyring i Excel blir tydelig når hver styringsparameter har en avtalt toleranse, og statusen regnes ut som andelen av toleransen som er brukt. I eksempelet her er andel under 0,5 grønn, 0,5–1 gul og over 1 rød. Grønn og gul håndterer prosjektlederen selv, mens rødt løftes til prosjekteier – det er eksempelets regel, avtalt på forhånd.
Toleranser: hvem avgjør hva
Prosjektveiviseren, Digitaliseringsdirektoratets prosjektmodell, beskriver at prosjekteier bør avklare hvilke beslutninger prosjektlederen kan ta selv, ut fra toleranser på prosjektets styringsparametere. Akseptansekriterier og toleranser gjør det tydelig når prosjektlederen kan håndtere en sak selv, og når den må løftes videre; går risikoen utover avtalte toleranser, må saken løftes til prosjekteier eller prosjektstyret. Modellen knytter kriteriene til tid, kostnad, kvalitet, omfang, bærekraft, nytte og risiko, og de bør beskrives med målbare størrelser så langt det lar seg gjøre.
I et lite prosjekt er tid, kostnad, omfang og risiko de fire som lettest kan måles i et regneark. Poenget med å måle mot toleransen, og ikke bare avviket, er at parameterne blir sammenlignbare: seks dagers forsinkelse og 36 000 kroner over budsjett sier lite om hverandre, men «60 % av toleransen» og «150 % av toleransen» gjør det.
Eksempel: en fagkonferanse i oktober
En bransjeforening arrangerer en fagkonferanse torsdag 14. oktober 2027. Konferansedatoen ligger fast, så tiden måles på milepælen «program publisert», som var planlagt 1. juni. Status er tatt ut i begynnelsen av juni. Tall og toleranser er laget for eksempelet.
| Parameter | Måles som | Toleranse | Avvik nå | Andel brukt | Status | Hvem handler |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tid | Forsinkelse på milepælen, arbeidsdager | 10 | 6 | 0,60 | Gul | Prosjektleder |
| Kostnad | Prognose over budsjett, prosent | 5,0 | 7,5 | 1,50 | Rød | Prosjekteier |
| Omfang | Foredrag som mangler av 12 planlagte | 2 | 0 | 0,00 | Grønn | Prosjektleder |
| Risiko | Risikoer i rødt felt uten tiltak | 2 | 1 | 0,50 | Gul | Prosjektleder |
Kostnadsavviket kommer fra en prognose, ikke fra det som er brukt så langt. Hver ansvarlig anslår hva som gjenstår, og prognosen er påløpt kostnad pluss det anslaget:
| Delleveranse | Budsjett | Påløpt | Gjenstående (anslag) | Prognose |
|---|---|---|---|---|
| Lokale | 150 000 | 150 000 | 0 | 150 000 |
| Program og foredragsholdere | 90 000 | 40 000 | 50 000 | 90 000 |
| Påmelding og nettside | 40 000 | 20 000 | 20 000 | 40 000 |
| Mat og servering | 140 000 | 0 | 176 000 | 176 000 |
| Lyd og bilde | 60 000 | 0 | 60 000 | 60 000 |
| Totalt | 480 000 | 210 000 | 306 000 | 516 000 |
Påmeldingen ligger over planen, og serveringen prises per deltaker. Det er bra for konferansen, men prognosen havner 7,5 % over budsjettet, og det er halvannen gang toleransen. Prosjektlederen kan ikke løse det alene: prosjekteier må velge mellom å øke budsjettet, sette et tak på antall deltakere eller justere deltakeravgiften. Forsinkelsen på programmet er derimot innenfor toleransen og blir en sak for prosjektlederen.
Formlene i statusarket
Statusarket er et eget tillegg ved siden av prosjektplanen. Med parameter i A, toleranse i C og avvik nå i D, regnes resten slik fra rad 2:
- Andel brukt i E2, avrundet så små desimalfeil ikke flytter en grense:
=HVIS(C2=0;0;AVRUND(D2/C2;2)) - Status i F2:
=HVIS(E2>1;"Rød";HVIS(E2>=0,5;"Gul";"Grønn")) - Hvem handler i G2:
=HVIS(F2="Rød";"Prosjekteier";"Prosjektleder")
Avvikene hentes fra andre ark. Forsinkelsen på milepælen i arbeidsdager, med planlagt dato i B og prognose i C på milepælsarket, er =NETT.ARBEIDSDAGER(B2;C2)-1, som gir 6 for 1. til 9. juni 2027. Kostnadsavviket i prosent er =AVRUND((SUMMER(E2:E6)-SUMMER(B2:B6))/SUMMER(B2:B6)*100;1) når prognosene står i E og budsjettene i B på kostnadsarket. Øverst på dashbordet kan du telle hvor mange parametere som må til prosjekteier, med =ANTALL.HVIS(F2:F5;"Rød").
Risikolinjen teller risikoer i det røde feltet i matrisen. Prosjektplan Excel har en 5×5-matrise med grønne, gule og røde felt; bruk de samme fargegrensene som malen når du teller, i stedet for å sette en egen poenggrense.
Statusrapporten: fast tidspunkt, få linjer
Prosjektveiviseren beskriver statusrapporten som en tidsdrevet rapport fra prosjektleder til prosjektstyret eller prosjekteier, levert på faste, avtalte tidspunkter. Med statusarket over kan rapporten være kort:
- Statusarket med de fire parameterne.
- For hver rød linje: årsak, konsekvens og hvilke valg prosjekteier har.
- For gule linjer: hva prosjektlederen gjør for å komme tilbake under halv toleranse.
Hele oppsettet av planen, med Gantt, budsjett og risikoregister, er beskrevet på siden om prosjektmalen med Gantt og risikoregister. Står prosjektet i en bedrift med faste styremøter, kan statusrapporten legges inn i bedriftens årshjul. Flere guider om planlegging finner du i alle EnkelMal-guidene.
Ofte stilte spørsmål
Hvem bestemmer toleransene?
Prosjekteier, i samråd med prosjektlederen. Toleransene avgjør hvilke avvik prosjektlederen kan håndtere selv og hvilke som må løftes. Skriv dem inn i prosjektets styringsdokument eller øverst i statusarket.
Hvorfor måle andel av toleransen og ikke selve avviket?
Fordi parameterne måles i ulike enheter: dager, kroner, antall. Når alt regnes om til andel av toleransen, kan de vises med samme fargeskala, og det blir lett å se hvilken som er nærmest grensen.
Hvor kommer anslaget for gjenstående kostnad fra?
Fra den som er ansvarlig for hver delleveranse. Be om et nytt anslag til hver statusrapport, og noter hva det bygger på, for eksempel antall påmeldte eller et nytt tilbud.
Hvor ofte bør statusrapporten komme?
Det avgjør dere selv, men tidspunktet bør være fast og avtalt. I et prosjekt på noen måneder passer annenhver uke; nærmer en parameter seg rødt, kan prosjekteier be om rapport oftere.
Kilder
- Digitaliseringsdirektoratet (Prosjektveiviseren)Begreper
- Digitaliseringsdirektoratet (Prosjektveiviseren)Roller
- Digitaliseringsdirektoratet (Prosjektveiviseren)Interessenter, risiko og usikkerhet
- Microsoft SupportNETT.ARBEIDSDAGER (funksjon)
Status som sier hvem som skal handle
Når toleransene er avtalt på forhånd, viser statusarket ikke bare at noe avviker, men om det er prosjektlederen eller prosjekteier som må ta beslutningen.
Til Prosjektplan Excel