Excel-Arbeitsdatei

Kompetenzmatrix mit Heatmap, Lückenanalyse und Zertifikatstracking

Q: Welche Zertifikate kann ich tracken?

Standard sind Ersthelfer (DGUV V1 §26), Brandschutzhelfer (ASR A2.2) und Staplerschein (DGUV V68). Sie können beliebige eigene Zertifikatstypen ergänzen — pro Zertifikat ein Ablaufdatum mit automatischer Vorwarnung.

KompetenzKarte Suite vereint Kompetenzbewertung, SOLL-IST-Lückenanalyse und Zertifikatstracking (Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Staplerschein) in einer Excel-Datei. Nach ISO 9001:2015 §7.2, ArbSchG §7 und DGUV Vorschrift 1.

25 Mitarbeitende und 12 Kompetenzen
Heatmap Kompetenzstufe 1–5
Automatische SOLL-IST-Lückenanalyse
20 Zertifikate mit Ablaufwarnungen
7 Arbeitsblätter, 370 Formeln, keine Makros

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KompetenzKarte Suite Übersicht mit Kompetenzmatrix in Excel

ISO 9001:2015 §7.2

ArbSchG §7

DGUV Vorschrift 1

Ablaufwarnungen

Keine Makros

Warum eine Liste in Word vor jedem Audit zur Nachtschicht führt

Ohne strukturierte Kompetenzmatrix

Zertifikate laufen unbemerkt ab — Brandschutzhelfer-Schulung war 2022
Keine Lückenanalyse — Schulungsbudget ohne Datenbasis verteilt
ISO-Audit-Stress — Kompetenznachweise quer durch Mailpostfächer
Neue Rolle, neue Lücke — ohne strukturiertes Wissen über fehlende Skills

Mit KompetenzKarte Suite

Ablaufwarnungen automatisch — 3 Monate vor Verfall Erinnerung
SOLL-IST-Vergleich pro Rolle — Schulungsbudget gezielt eingesetzt
Audit-fertige Übersicht — alle Nachweise an einem Ort
Datengestützte Stellenbesetzung — welche Skills fehlen wirklich?

Sechs Funktionen für strukturiertes Kompetenzmanagement

Heatmap Kompetenzstufe 1–5

Pro Mitarbeiter und Kompetenz eine Stufe (Anfänger bis Experte). Farben rot → grün zeigen Schwächen und Stärken auf einen Blick.

SOLL-IST-Lückenanalyse

Pro Rolle das SOLL-Niveau definiert; IST automatisch dagegen verglichen. Rote/gelbe Markierung großer/kleiner Lücken.

Zertifikatstracking

Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Staplerschein und beliebige eigene Typen. Ablaufdatum mit automatischer Vorwarnung 3 Monate vor Verfall.

Schulungsplan an Lücke gekoppelt

Auf Basis der Lückenanalyse generiert die Datei Vorschläge für Schulungen — mit Priorität, Verantwortlichem und geplantem Datum.

Dashboard mit 4 Diagrammen

Durchschnittliche Kompetenzstufe pro Abteilung, Zertifikatsstatus, Top-Lücken und geplante Schulungen.

Einstellungen und Stammdaten

Zentrale Konfiguration für Abteilungen, Rollen, SOLL-Niveaus pro Rolle und Zertifikatstypen — Vorlage einmalig anpassen.

Bilder aus der Arbeitsdatei

Übersicht

Matrix

Lückenanalyse

Zertifikate

Schulungsplan

Drei Standards, eine Datei

ISO 9001

Abschnitt 7.2 Kompetenz

Die Organisation muss die erforderliche Kompetenz bestimmen, die Wirksamkeit beurteilen und dokumentieren.

ArbSchG

§ 7 Übertragung

Der Arbeitgeber darf Aufgaben nur Beschäftigten übertragen, die zu ihrer Wahrnehmung befähigt sind.

DGUV V1

Grundsätze der Prävention

Unterweisung, Qualifikation und Einsatz von Ersthelfern und Brandschutzhelfern dokumentiert.

Drei Standard-Zertifikatstypen vorausgefüllt

Ersthelfer

DGUV V1 §26

Mind. 1 Ersthelfer / 20 anwesende Mitarbeitende in Verwaltung — Auffrischung alle 2 Jahre.

Brandschutzhelfer

ASR A2.2

Mind. 5% der Beschäftigten als Brandschutzhelfer — Auffrischung alle 3-5 Jahre.

Staplerschein

DGUV V68

Für jeden Beschäftigten, der einen Flurförderzeug bedient — jährliche Unterweisung.

Technische Spezifikation

Format

.xlsx

Arbeitsblätter

7 Stück

Mitarbeitende

25 max

Kompetenzen

12 max

Zertifikate

20 max

Schulungen

20 max

Formeln

370

Diagramme

4 Stück

Häufige Fragen

Welche Normen und Gesetze deckt KompetenzKarte Suite ab?

Die Struktur orientiert sich an drei Standards: ISO 9001:2015 Abschnitt 7.2 (Kompetenz) für Qualitätsmanagement, ArbSchG § 7 (Übertragung von Aufgaben) für Arbeitssicherheit und DGUV Vorschrift 1 für die Grundsätze der Prävention. Die Datei dokumentiert die Nachweise — die Verantwortung für die tatsächliche Qualifizierung bleibt beim Arbeitgeber.

Wie funktioniert die SOLL-IST-Lückenanalyse?

Pro Rolle definieren Sie das SOLL-Kompetenzniveau (1-5). Pro Mitarbeiter erfassen Sie das IST-Niveau. Die Lücke wird automatisch berechnet und farblich markiert — rot bei großer Lücke, gelb bei kleiner. Der Schulungsplan zieht direkt aus diesen Daten.

Welche Zertifikate kann ich tracken?

Standard sind Ersthelfer (DGUV V1 § 26), Brandschutzhelfer (ASR A2.2) und Staplerschein (DGUV V68). Sie können beliebige eigene Zertifikatstypen ergänzen — pro Zertifikat ein Ablaufdatum mit automatischer Vorwarnung.

Wie viele Mitarbeiter und Kompetenzen unterstützt die Datei?

25 Mitarbeitende, 12 Kompetenzen, 20 Zertifikate und 20 Schulungsmaßnahmen — passend für eine Abteilung oder ein kleines bis mittleres Unternehmen. Bei größeren Strukturen ist die Datei pro Abteilung kopierbar.

Brauche ich Makros oder ein Abonnement?

Weder noch. 370 Formeln, keine Makros. Einmaliger Download — keine monatlichen Kosten.