Et lite team som skal lage årshjul, står ofte mellom to løsninger: en nettbasert app laget for formålet, eller et regneark. Begge kan fungere. Valget avgjøres sjelden av hvor pent hjulet blir, men av hvem som skal skrive i det, om noen trenger påminnelser, og hva slags opplysninger det inneholder. Faller valget på regneark, er Årshjul Excel fra Excelflyt et ferdig oppsett med hjul, tidslinje og dashboard.
Excel passer når få personer oppdaterer årshjulet, resten bare leser det, og dere klarer dere uten automatiske påminnelser. En app er verdt å vurdere når mange skal oppdatere aktiviteter selv, når varsler er viktige, eller når dere trenger tilgangsstyring per person. Inneholder hjulet personopplysninger, trenger dere en databehandleravtale med leverandøren uansett om det er en app eller en skylagret Excel-fil.
Fire spørsmål før dere velger
- Hvor mange skriver i hjulet? I et lite team er det gjerne én eller to som oppdaterer, og resten leser. Da er en delt fil nok. Skal hver avdelingsleder legge inn og endre egne aktiviteter, øker behovet for roller og logg.
- Trenger noen påminnelser? Et regneark sender ikke e-post når en frist nærmer seg. Er påminnelser det viktigste dere savner, er det et reelt argument for en app.
- Hva står i hjulet? Møter og kampanjer er uproblematisk. Medarbeidersamtaler med navn og lønnssamtaler er personopplysninger, og sykefraværsoppfølging gjelder helseopplysninger, som er en særskilt kategori med strengere regler. Da gjelder kravene i neste avsnitt.
- Hvordan får dere dataene ut igjen? Hjulet skal brukes år etter år. Spør hvordan aktivitetene kan eksporteres, og hva som skjer med dem hvis dere slutter å bruke tjenesten.
Hvilke aktiviteter som typisk hører hjemme i hjulet, er vist i guiden om årshjulet for styre og ledelse. Jo flere personalsaker hjulet inneholder, jo viktigere blir spørsmål 3.
Personopplysninger: samme krav for app og sky
Lagrer dere personopplysninger hos en leverandør som behandler dem på deres vegne, er leverandøren databehandler, og virksomheten er behandlingsansvarlig. Datatilsynet beskriver at det da må inngås en databehandleravtale. Avtalen skal blant annet beskrive hva databehandleren faktisk skal gjøre, formålet, hvilke opplysninger og personer det gjelder, og hva som skjer med opplysningene når avtalen avsluttes: om de skal slettes eller leveres tilbake.
Det er lett å tro at dette bare gjelder apper. Men ligger Excel-filen i en skytjeneste som OneDrive eller SharePoint, er også den lagret hos en leverandør. Forskjellen ligger i hvem leverandøren er, hvor dataene lagres, og om dere allerede har en avtale. Sjekk om databehandleravtalen dere har for kontorpakken, dekker lagringen av filen; en ny app krever uansett en ny vurdering. Lagres opplysningene utenfor EØS, gjelder egne regler for overføring, som Datatilsynet også beskriver.
Den enkleste løsningen er ofte å holde personopplysningene utenfor hjulet. Skriv «medarbeidersamtaler, avdeling 2» i stedet for navnene, og hold detaljene i personalsystemet.
Excel og app side om side
| Behov | Excel-årshjul | Årshjul-app |
|---|---|---|
| Få som oppdaterer, mange som leser | Godt egnet, særlig som delt fil | Godt egnet |
| Mange som oppdaterer samtidig | Mulig med samtidig redigering i OneDrive eller SharePoint | Laget for det, ofte med roller per bruker |
| Automatiske påminnelser | Nei, bare markering i arket | Vanlig funksjon |
| Egne kolonner og beregninger | Fritt | Begrenset til det appen tilbyr |
| Eierskap til dataene | Filen er deres | Avhenger av eksport og avtalevilkår |
| Kostnad over tid | Malen kjøpes én gang; samtidig redigering krever Microsoft 365 | Ofte løpende abonnement per bruker |
Samtidig redigering i Excel forutsetter et Microsoft 365-abonnement og at arbeidsboken ligger i OneDrive eller SharePoint. Den som ikke har en versjon som støtter det, kan redigere i nettleseren. Microsoft beskriver hvordan flere kan jobbe i samme arbeidsbok samtidig. Hvordan en ferdig Excel-løsning er bygget opp, ser du på siden om årshjulet i Excel med sirkel og tidslinje.
En vektet sammenligning i Excel
Når argumentene trekker hver sin vei, hjelper det å gi kriteriene vekt. Eksempelet gjelder et rørleggerfirma med elleve ansatte, der daglig leder og kontorleder oppdaterer hjulet. Poengene går fra 1 (dårlig) til 5 (godt), og både vekter og poeng er laget for eksempelet.
| Kriterium | Vekt | Excel | App |
|---|---|---|---|
| Passer for antallet som oppdaterer | 3 | 5 | 3 |
| Automatiske påminnelser | 2 | 2 | 5 |
| Kontroll med personopplysninger | 2 | 4 | 3 |
| Kostnad over tid | 2 | 5 | 2 |
| Visning på møter og utskrift | 1 | 4 | 4 |
| Eksport og eierskap | 2 | 5 | 3 |
| Vektet sum (maks 60) | 51 | 39 |
Med vektene i B2:B7 og poengene for Excel i C2:C7 regner du den vektede summen slik, og tilsvarende med kolonne D for appen:
=SUMMERPRODUKT($B$2:$B$7;C2:C7)
Poenget er ikke tallet, men hvor følsomt det er. Hvis påminnelser får vekt 5, og firmaet i tillegg lar alle de elleve oppdatere selv, slik at Excel får 3 og appen 5 på første kriterium, blir summen 51 for Excel og 60 for appen, med 75 som maks. Ett eller to behov kan altså snu hele valget. Skriv ned hvilke det er før dere bestemmer dere.
Hvis dere velger Excel
- Én person eier filen og har ansvar for at aktivitetene er oppdatert.
- Bruk én rad per aktivitet med måned, kategori og ansvarlig. Da kan listen senere importeres i en app hvis behovet vokser.
- Legg de viktigste fristene i tillegg inn som kalenderavtaler, hvis påminnelser er det eneste som mangler.
- Lag en ny kopi ved årsskiftet. Datoene for neste år står i guiden om kalenderen for 2027 med ukenummer.
Flere guider om planlegging finner du i EnkelMals guideoversikt.
Ofte stilte spørsmål
Kan flere redigere et Excel-årshjul samtidig?
Ja, når arbeidsboken ligger i OneDrive eller SharePoint og dere har en versjon som støtter samtidig redigering, noe som krever Microsoft 365-abonnement. Alternativt kan filen redigeres i nettleseren.
Er det greit å skrive navn på ansatte i årshjulet?
Navn knyttet til for eksempel medarbeidersamtaler er personopplysninger. Det er ikke forbudt, men dere bør vurdere om navnene trengs, begrense hvem som har tilgang, og ha databehandleravtale når filen eller appen ligger hos en leverandør.
Hva bør vi spørre en app-leverandør om?
Hvordan aktivitetene kan eksporteres, hvor dataene lagres, om leverandøren tilbyr databehandleravtale, og hva som skjer med dataene når dere avslutter abonnementet.
Kan vi flytte fra Excel til en app senere?
Som regel ja, hvis listen er ryddig: én rad per aktivitet og faste kolonner. Mange verktøy kan importere en slik tabell fra regneark eller CSV, men sjekk importformatet hos den aktuelle appen før dere bestemmer dere.
Kilder
- DatatilsynetBehandlingsansvarlig og databehandler
- DatatilsynetHva må en databehandleravtale inneholde?
- DatatilsynetOverføring av personopplysninger ut av EØS
- DatatilsynetSykdom og personvern på arbeidsplassen
- Microsoft SupportSamarbeid om Excel-arbeidsbøker samtidig med samtidig redigering
Start enkelt, bytt hvis behovet vokser
En ryddig aktivitetsliste i Excel kan flyttes videre senere. Det motsatte er ofte vanskeligere.
Til årshjulmalen