En kompetanseoversikt skal svare raskt på tre spørsmål: hvem kan hva, hva mangler, og hva gjør vi med det. Mange oversikter klarer det første og stopper der. Denne guiden viser hva oversikten bør inneholde for å svare på alle tre, og hvordan den holdes oppdatert uten et stort årlig prosjekt. Selve matrisen kan bygges i Kompetansematrise Excel fra Excelflyt, som regner ut gapet mot rollekravene.
En kompetanseoversikt for ansatte bør vise navn og rolle, hvilke kompetanser rollen krever, hvert enkelt nivå på en felles skala, gapet mellom krav og nivå, dokumentasjon med kursdato og eventuell utløpsdato, og planlagte tiltak med ansvarlig og frist. Den holdes oppdatert ved at bestemte hendelser – nyansettelse, fullført kurs, ny rolle – alltid utløser en endring.
Seks felt som må være med
- Hvem. Navn, avdeling og rolle. Rollen er nøkkelen, fordi kravene henger på den og ikke på personen.
- Krav per rolle. Hvilke kompetanser rollen trenger og på hvilket nivå. Uten krav blir oversikten bare en liste over hva folk kan, og ingen ser hva som mangler.
- Nivå på en felles skala. For eksempel 1–5, der hvert tall har en kort beskrivelse. Uten beskrivelser blir «3» noe forskjellig for hver leder.
- Gap. Differansen mellom krav og nivå, regnet ut automatisk.
- Dokumentasjon. Kursdato, kursbevis og eventuell utløpsdato. Dette gjelder særlig lovpålagt opplæring, som arbeidsgivers egen HMS-opplæring etter arbeidsmiljøloven § 3-5 og verneombudets opplæring, der minimumskravet er 40 timer. Internkontrollforskriften sier også at kompetansebevis og sertifikater som HMS-regelverket krever, skal inngå i dokumentasjonen.
- Tiltak. Hva som skal gjøres med gapet, hvem som har ansvaret, og innen når.
Skalaen er det feltet som oftest blir for vag. En kort beskrivelse per nivå, skrevet slik at både leder og ansatt kjenner seg igjen, gjør vurderingene mye mer like:
| Nivå | Betydning | Kjennetegn i praksis |
|---|---|---|
| 1 | Ingen erfaring | Har ikke gjort oppgaven eller tatt kurset |
| 2 | Under opplæring | Gjør oppgaven med veiledning |
| 3 | Selvstendig | Gjør oppgaven alene i normale situasjoner |
| 4 | Erfaren | Håndterer avvik og uvanlige tilfeller |
| 5 | Kan lære opp andre | Brukes som veileder og kontaktperson |
Legg i tillegg til datoen for siste vurdering per ansatt. Det er den kolonnen som avslører om oversikten lever. Ønsker du et ferdig oppsett med matrise, gap-analyse og plan i samme fil, kan du se på en kompetansematrise med gap-analyse.
Eksempel: fem ansatte og fire kompetanser
Eksempelet gjelder rollen lagermedarbeider. Rad 2 er kravet, radene under er vurdert nivå.
| Førstehjelp | Truckfører | Varemottak | Lagersystem | Sum gap | |
|---|---|---|---|---|---|
| Krav | 3 | 3 | 3 | 4 | |
| Ansatt A | 4 | 4 | 3 | 5 | 0 |
| Ansatt B | 2 | 3 | 4 | 3 | 2 |
| Ansatt C | 3 | 1 | 3 | 4 | 2 |
| Ansatt D | 1 | 2 | 2 | 2 | 6 |
| Ansatt E | 3 | 3 | 5 | 3 | 1 |
| Oppfyller krav | 3 av 5 | 3 av 5 | 4 av 5 | 2 av 5 |
Gapet for én celle regnes slik at overskudd ikke skjuler mangler andre steder. For ansatt B på førstehjelp (rad 4):
=MAKS(0;B$2-B4)
Antall som oppfyller kravet i en kolonne, får du med:
=ANTALL.HVIS(B3:B7;">="&B$2)
Tabellen sier tre ting med en gang. Ansatt D er ny og trenger en opplæringsplan, ikke enkeltkurs. Lagersystemet dekkes av bare to personer, noe som blir sårbart i ferien. Og truckføreropplæring for C lukker et av de største enkeltgapene. Slike prioriteringer er grunnen til at oversikten finnes.
Hold den oppdatert: hendelser, ikke kalender
De fleste kompetanseoversikter dør på samme måte: de fylles grundig ut én gang og røres ikke før neste revisjon. Løsningen er å knytte oppdateringen til hendelser som uansett skjer, og la en fast årlig gjennomgang være en kontroll i stedet for hele jobben.
| Hendelse | Dette oppdateres | Ansvarlig |
|---|---|---|
| Nyansettelse | Rolle, krav og første vurdering innen prøvetiden er over | Nærmeste leder |
| Kurs fullført | Nivå, kursdato, utløpsdato, tiltaket settes til utført | HR eller den ansatte |
| Ny rolle | Nye krav og nytt gap | Nærmeste leder |
| Medarbeidersamtale | Nivåene gjennomgås sammen med den ansatte | Nærmeste leder |
| Ansatt slutter | Personen fjernes; sjekk om noen kompetanse nå dekkes av for få | HR |
I tillegg bør noen se gjennom utløpsdatoene hvert kvartal og hele oversikten én gang i året, gjerne før budsjettet for kurs settes.
Sertifikater og kurs med utløpsdato
Noe av kompetansen har holdbarhet: førstehjelpskurs, truckførerbevis, sertifikater for varme arbeider og liknende. Produktsiden for Kompetansematrise Excel nevner ikke utløpsdatoer, så legg datoene i en egen liste, én rad per person og sertifikat, og la Excel vise status. Med utløpsdato i kolonne E, her i rad 2:
=HVIS(E2="";"";HVIS(E2<IDAG();"Utløpt";HVIS(E2-IDAG()<=90;"Fornyes snart";"Gyldig")))
Tre måneders varsel gir tid til å finne kursplass. Fornyelsene kan også legges som en fast kontroll i HMS-årshjulet, slik at noen faktisk går gjennom listen hvert kvartal.
Husk personvernet
En kompetanseoversikt inneholder personopplysninger. Datatilsynet peker på at bare medarbeidere med tjenstlig behov skal ha tilgang til slike opplysninger. Begrens derfor tilgangen til ledere og HR, la hver ansatt få se sine egne vurderinger, og hold helseopplysninger og annet som ikke angår kompetansen utenfor. Arbeidsgiver skal heller ikke lagre opplysningene lenger enn formålet krever, så lag en rutine for hva som slettes når noen slutter.
Flere guider for ledere og HR finner du i oversikten over alle guider.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på kompetanseoversikt og kompetansematrise?
Kompetansematrisen er formatet: ansatte på rader, kompetanser i kolonner og nivå i cellene. Kompetanseoversikten er helheten rundt, med krav, dokumentasjon og tiltak. Matrisen er som regel kjernen i oversikten.
Hvor ofte bør kompetanseoversikten oppdateres?
Hver gang noe endrer seg: ny ansatt, fullført kurs, ny rolle eller noen som slutter. I tillegg bør utløpsdatoer sjekkes hvert kvartal og hele oversikten gjennomgås én gang i året.
Hvem skal vurdere nivået til den ansatte?
Helst leder og ansatt sammen, for eksempel i medarbeidersamtalen. Med beskrivelser av hvert nivå på skalaen blir vurderingene sammenlignbare på tvers av avdelinger.
Er det krav om å ha en kompetanseoversikt?
Regelverket stiller krav til opplæring og dokumentasjon, ikke til et bestemt format. Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne får den opplæringen, øvelsen og instruksjonen som er nødvendig (arbeidsmiljøloven § 3-2), og kompetansebevis og sertifikater skal inngå i internkontrolldokumentasjonen. En kompetanseoversikt gjør begge deler enklere.
Kilder
- LovdataArbeidsmiljøloven, virkemidler i arbeidsmiljøarbeidet
- ArbeidstilsynetHMS-opplæring for ledere
- ArbeidstilsynetVerneombud
- LovdataInternkontrollforskriften (forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid)
- DatatilsynetPersonvern på arbeidsplassen
En oversikt som faktisk brukes
Sett opp krav, nivåer og opplæringsplan i én fil, og oppdater den når noe skjer – ikke bare én gang i året.
Til Kompetansematrise Excel