Ajopäiväkirjan voi pitää paperilla tulostetulla PDF-lomakkeella tai Excelissä. Molemmat kelpaavat, kun jokaisesta ajosta on kirjattu samat tiedot, mutta ero näkyy vuoden lopussa: paperilla kilometrit lasketaan käsin, Excelissä ne ovat valmiina. Alla vertailu ja esimerkki, jonka pohjana on ExcelVirtan Excel-ajopäiväkirja.
Valitse PDF, jos ajoja on vähän ja kirjaat ne autossa kynällä. Valitse Excel, jos ajoja kertyy viikoittain tai tarvitset työajojen kilometrit ja korvaukset kuukausittain. Muodolla ei ole merkitystä Verohallinnolle: ratkaisevaa on, että jokaisesta työajosta näkyy alkamis- ja päättymisajankohta, lähtö- ja määräpaikka, matkan pituus, ajon tarkoitus, matkamittarin lukemat ja auton käyttäjä.
Mitä ajopäiväkirjassa pitää olla muodosta riippumatta
Verohallinnon elinkeinonharjoittajille antaman ohjeen mukaan elinkeinotoiminnan ajokilometrit selvitetään ajopäiväkirjalla tai muulla luotettavalla selvityksellä. Yleismerkintä "asiakaskäyntejä, maaliskuu" ei riitä. Jokaisesta työajosta merkitään:
- ajon alkamis- ja päättymisajankohta
- ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa ajoreitti
- matkan pituus
- ajon tarkoitus, esimerkiksi asiakas tai työtehtävä
- matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa
- auton käyttäjä
Lisäksi ajopäiväkirjasta on käytävä ilmi autolla verovuonna ajettu kokonaiskilometrimäärä. Kun nämä tiedot ovat kunnossa, kysymys PDF:n ja Excelin välillä on käytännöllinen: kumpi on helpompi pitää ajan tasalla ja kummasta saa nopeammin luvut veroilmoitukseen tai matkalaskuun.
PDF ja Excel rinnakkain
Tulostettava PDF
Lomake on nopea ottaa käyttöön: tulosta, laita hansikaslokeroon ja kirjaa kynällä heti ajon jälkeen. Laitetta tai akkua ei tarvita. Heikkous on laskenta. Kilometrit vähennetään käsin, kuukausisummat lasketaan laskimella, ja kulunut tai kastunut sivu on vaikea korvata jälkikäteen.
Excel-ajopäiväkirja
Rivi täytetään puhelimella, tabletilla tai koneella. Ajettu matka lasketaan mittarilukemista, ja työajot, yksityisajot ja korvaukset summautuvat kuukausittain. Tiedosto varmuuskopioituu pilvipalvelun mukana. Heikkous: kirjaaminen jää helposti illaksi, jos laite ei ole käsillä.
| Ominaisuus | PDF paperilla | Excel |
|---|---|---|
| Käyttöönotto | Heti tulostuksen jälkeen | Asetukset kerran (auto, taksa) |
| Ajetun matkan laskenta | Käsin | Kaava mittarilukemista |
| Työ- ja yksityisajojen erottelu | Merkintä, summat käsin | Summat automaattisesti |
| Kuukausi- ja vuosiyhteenveto | Laskin | Valmis välilehti |
| Virheiden havaitseminen | Silmämääräisesti | Esim. loppulukema pienempi kuin alku |
| Säilytys | Paperiarkisto | Tiedosto ja varmuuskopio |
Mitä Excel laskee puolestasi
Excelin etu näkyy, kun rivejä on kymmeniä. Alla olevat sarakkeet ovat esimerkkirakenteesta; valmiissa pohjassa sarakejärjestys on oma, joten viittaukset sovitetaan siihen. Kaavat on kirjoitettu alla olevan esimerkkitaulukon mukaan: otsikot rivillä 1, ensimmäinen ajo rivillä 2, päivämäärä sarakkeessa A (päivämääränä, ei tekstinä), alkulukema B, loppulukema C, kilometrit D, ajon tyyppi E ja tarkoitus F. Ajettu matka on yksinkertainen vähennyslasku:
=C2-B2
Kuukauden työajojen kilometrit saa yhdellä kaavalla, kun kilometrit ovat sarakkeessa D ja ajon tyyppi ("Työ" tai "Yksityinen") sarakkeessa E. Esimerkiksi tammikuu 2027:
=SUMMA.JOS.JOUKKO(D:D;E:E;"Työ";A:A;">="&PÄIVÄYS(2027;1;1);A:A;"<"&PÄIVÄYS(2027;2;1))
Alla esimerkkiviikko, jossa ajettiin viisi ajoa. Kilometrit on laskettu mittarilukemista. Esimerkistä on jätetty pois kellonajat, lähtö- ja määräpaikat sekä auton käyttäjä, jotka varsinaiseen ajopäiväkirjaan merkitään.
| Päivä | Alku | Loppu | Km | Tyyppi | Tarkoitus |
|---|---|---|---|---|---|
| ma 11.1.2027 | 48 210 | 48 296 | 86 | Työ | Asiakaskäynti, asennus |
| ti 12.1.2027 | 48 296 | 48 318 | 22 | Yksityinen | Kauppa |
| ke 13.1.2027 | 48 318 | 48 455 | 137 | Työ | Työmaakatselmus |
| to 14.1.2027 | 48 455 | 48 489 | 34 | Työ | Tarvikehankinta |
| pe 15.1.2027 | 48 489 | 48 530 | 41 | Yksityinen | Harrastus |
| Yhteensä | 320 | Työ 257 km (80,3 %), yksityinen 63 km | |||
Työajojen osuus on =257/320 eli 80,3 prosenttia. Yrittäjälle osuudella on verotuksellista merkitystä: Verohallinnon mukaan ajoneuvo kuuluu elinkeinotoiminnan kalustoon, kun se on hankittu elinkeinotoiminnan käyttöön ja yli 50 % ajokilometreistä on elinkeinotoiminnan ajoja. Kotoa yrityksen toimipaikalle ajetut matkat eivät ole elinkeinotoiminnan ajoa. Excelissä voi lisäksi verrata jokaista alkulukemaa edellisen ajon loppulukemaan. Toisen ajon rivillä 3:
=JOS(B3<>C2;"Tarkista";"")
Aukko lukemissa paljastaa unohtuneen ajon heti eikä vasta vuoden lopussa, kun muistikuvat ovat jo hämärtyneet.
Kilometrikorvaukset vuodelle 2027
Verovapaat kilometrikorvaukset vahvistetaan Verohallinnon päätöksellä, ja vuodelle 2027 on annettu oma päätöksensä. Se annettiin 23.10.2026: verovapaa kilometrikorvaus on 58 senttiä kilometriltä, kun se vuonna 2026 oli 55 senttiä. Jos pohjassa on oletuksena edellisen vuoden 0,55 euroa, vaihda taksaksi 0,58 euroa ennen tammikuun ensimmäisiä ajoja. Taksaa ei kannata kirjoittaa kaavoihin suoraan. Pidä korvaus yhdessä solussa asetuksissa ja viittaa siihen kaikista riveistä, niin päivitys on yhden solun muutos. Jos käytät lisäkorvauksia, päivitä myös ne: vuonna 2027 perävaunu 0,10 €/km ja raskas kuorma, kuten taukotupa, 0,29 €/km (pohjassa oletuksena 0,09 ja 0,28 €). Paperilla sama tarkoittaa, että euromäärät lasketaan vasta vuoden lopussa, kun taksa on varmasti oikea.
Jos teet molempia, pidä yksi totuus. Moni kirjaa ajot autossa paperille ja siirtää ne viikoittain Exceliin. Se toimii, kunhan siirto tehdään säännöllisesti ja paperi säilytetään tositteena siihen asti, että vuoden yhteenveto on tarkistettu.
Viisi virhettä, jotka toistuvat kummassakin muodossa
Muoto ei pelasta ajopäiväkirjaa, jos kirjaamisen tapa on huono. Samat puutteet näkyvät sekä paperilla että taulukossa:
- Jälkikäteen rekonstruoidut ajot. Kalenterin perusteella vuoden lopussa kirjoitettu lista on helppo tunnistaa: lukemat ovat pyöreitä ja matkat yhtä pitkiä viikosta toiseen.
- Puuttuva tarkoitus. Pelkkä kohde ("Tampere") ei kerro, miksi ajettiin. Lisää asiakas, työmaa tai tehtävä.
- Katkennut lukemaketju. Kun yksityisajoja ei merkitä, seuraavan työajon alkulukema ei vastaa edellisen loppulukemaa, eikä kokonaiskilometrejä voi todentaa.
- Yhdistetyt ajot. Kolme asiakaskäyntiä samana päivänä voi kirjata yhdeksi riviksi vain, jos reitti ja kaikki kohteet näkyvät. Muuten jokainen ajo omalle rivilleen.
- Väärä taksa kaavassa. Edellisen vuoden korvaus jää helposti voimaan tammikuussa. Tarkista asetukset aina vuoden vaihtuessa.
Excel auttaa erityisesti katkenneessa lukemaketjussa ja väärässä taksassa, koska tarkistuskaava ja yksi asetussolu tekevät virheet näkyviksi. Muita ei korjaa mikään työkalu, vaan tapa kirjata jokainen ajo omalle rivilleen heti sen päätyttyä.
Milloin kumpikin on oikea valinta
PDF sopii, kun ajoja on muutama kuukaudessa, ne ovat samanlaisia ja yhteenvetoa tarvitaan vain kerran vuodessa. Excel on parempi, kun työajoja on viikoittain, käytössä on useampi ajoneuvo tai kun kilometrit laskutetaan asiakkailta. Excel-taulukon voi lisäksi tulostaa tai tallentaa PDF:ksi, joten arkistointi paperille onnistuu myös sieltä.
Valmis rakenne vuoden ajoille ja yhteenvedoille on esitelty sivulla ajopäiväkirja verotusta varten. Jos kirjaat ajojen lisäksi työtunteja, sama viikkorytmi toimii myös tuntien viikkoseurannassa pienessä tiimissä. Kaikki oppaat ovat koottuna EnkelMalin opassivulle.
Usein kysyttyä
Hyväksyykö Verohallinto Excelissä pidetyn ajopäiväkirjan?
Verohallinnon ohje ei määrää ajopäiväkirjan muotoa: elinkeinotoiminnan ajot selvitetään ajopäiväkirjalla tai muulla luotettavalla selvityksellä. Ratkaisevaa on, että jokaisesta ajosta on kirjattu vaaditut tiedot ja että kirjaukset on tehty ajantasaisesti eikä jälkikäteen arvioiden.
Riittääkö, että kirjaan vain työajot?
Jos auto on myös yksityiskäytössä, mittarilukemien ketju katkeaa, ellei yksityisajoja merkitä. Yksityisajot kannattaa kirjata vähintään lukemina, jotta kokonaiskilometrit täsmäävät.
Kuinka kauan ajopäiväkirja pitää säilyttää?
Kirjanpitovelvollisella elinkeinonharjoittajalla ajopäiväkirja kuuluu kirjanpitoaineistoon, kun sillä perustellaan autokulut tai kilometrikorvaukset. Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan tositteet ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Palkansaajan kannattaa säilyttää ajopäiväkirja vähintään niin kauan, että verovuoden verotus on valmis ja tiedot voi tarvittaessa esittää.
Pitääkö jokaisella autolla olla oma ajopäiväkirja?
Kyllä, kirjaukset pidetään ajoneuvokohtaisesti, koska mittarilukemat ovat aina tietyn auton lukemia. Excelissä tämä tarkoittaa omaa välilehteä tai omaa saraketta rekisteritunnukselle, paperilla omaa vihkoa jokaiselle autolle.
Voiko PDF-lomakkeen täyttää koneella?
Täytettävä PDF toimii, mutta se ei laske summia. Jos täytät joka tapauksessa koneella, Excel tekee saman työn ja laskee lisäksi kilometrit ja yhteenvedot.
Lähteet
- VerohallintoAjoneuvojen kulut (liikkeen- tai ammatinharjoittaja)
- VerohallintoVerovapaat matkakustannusten korvaukset vuonna 2027
- Microsoft-tukiSUMMA.JOS.JOUKKO-funktio
- VerohallintoPäätös verovapaista matkakustannusten korvauksista vuonna 2027
- FinlexKirjanpitolaki (1336/1997)
Kirjaa ajo kerran, anna summien laskea itsensä
Excel-ajopäiväkirjassa kilometrit, työajojen osuus ja kuukauden yhteenveto syntyvät samoista riveistä, jotka täyttäisit paperillekin.
Tutustu ajopäiväkirjapohjaan