Tuntiseuranta tiimissä, jossa on kolmesta kymmeneen henkeä, ei välttämättä vaadi kuukausimaksullista sovellusta. Riittää, että jokainen kirjaa päivän tunnit samalla rakenteella ja että viikon luvut kootaan yhteen sovittuna päivänä. Henkilökohtaiseksi kirjauspohjaksi sopii esimerkiksi ExcelVirtan Excel-tuntikirjanpito, joka laskee ylityöt ja liukuman päivittäin.
Pienessä tiimissä tuntiseuranta toimii ilman sovellusta, kun jokainen kirjaa päivän alku- ja loppuajan, tauon ja poissaolot omaan Excel-tiedostoonsa ja esihenkilö kokoaa viikon summat yhteen ISO-viikkonumeron perusteella. Viikkoraporttiin riittää neljä lukua: tehdyt tunnit, säännöllinen työaika, poissaolot ja niiden erotus. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin.
Mitä viikkoraportin pitää kertoa
Viikkoraportin tehtävä on nostaa poikkeamat esiin ajoissa, ei toistaa jokaista kirjausta. Siksi se pidetään lyhyenä. Toimiva raportti vastaa viiteen kysymykseen:
- Paljonko tehtiin? Tehdyt tunnit tauot vähennettyinä.
- Paljonko piti tehdä? Säännöllinen viikkotyöaika, esimerkiksi 37,5 tai 40 tuntia, osa-aikaisilla sovittu määrä.
- Kuka oli poissa ja miksi? Poissaolot koodeittain: vuosiloma, sairaus, tilapäinen hoitovapaa ja muut.
- Mikä on ero? Tehdyt tunnit plus poissaolot miinus tavoite.
- Mihin suuntaan saldo kulkee? Liukuma- tai tuntipankkisaldo viikon lopussa.
Projektikohtaiset tunnit ovat hyödyllisiä, jos niitä laskutetaan. Muuten ne kannattaa jättää pois, koska jokainen ylimääräinen sarake hidastaa kirjaamista ja lisää puuttuvia merkintöjä.
Rakenne: oma kirjaus, yhteinen yhteenveto
Yhteinen tiedosto, jota kaikki muokkaavat samanaikaisesti, rikkoutuu helposti. Kestävämpi rakenne on kaksitasoinen: jokaisella on oma kirjaustiedostonsa, ja esihenkilöllä on yksi yhteenvetotaulukko. Esimerkiksi ExcelVirtan pohjan asetuksiin määritetään yksi työntekijä ja hänen päivittäinen työaikansa, joten tiimissä jokainen saa oman kopion samoilla asetuksilla.
Alla olevat sarakekirjaimet ovat esimerkkirakenteesta, jossa jokaisen kirjaukset ovat yhdellä listalla. ExcelVirtan pohjassa kirjaukset tehdään kuukausivälilehdille, joten viittaukset sovitetaan niiden sarakkeisiin. Esimerkissä päivämäärä on sarakkeessa A, ja viikkonumero lasketaan sen viereen:
=VIIKKO.ISO.NRO(A5)
Viikon tunnit saadaan laskemalla yhteen ne rivit, joiden viikkonumero vastaa raportoitavaa viikkoa. Kun tehdyt tunnit ovat sarakkeessa F, viikkonumero sarakkeessa B ja haettava viikko solussa J1:
=SUMMA.JOS.JOUKKO(F:F;B:B;$J$1)
Vuodenvaihde vaatii tarkkuutta. ISO-viikko alkaa maanantaina, ja vuoden ensimmäinen viikko on se, jossa on vuoden ensimmäinen torstai. Siksi perjantai 1.1.2027 kuuluu vielä vuoden 2026 viikkoon 53, ja vuoden 2027 ensimmäinen viikko alkaa maanantaina 4.1. Jos raportti kattaa useamman vuoden, lisää ehdoksi myös vuosi, muuten tammikuun ensimmäisen viikon tunnit sekoittuvat edellisen vuoden lukuihin.
Esihenkilön yhteenvedossa on yksi rivi henkilöä kohden. Viikkosummat liitetään arvoina välilehdelle Viikot, jossa sarakkeessa A on nimi ja sarakkeessa C tehdyt tunnit. Yhteenvetorivi hakee luvun nimellä:
=XHAKU($A5;Viikot!$A:$A;Viikot!C:C;"puuttuu")
Neljäs argumentti on tärkeä. Jos joku ei ole toimittanut viikon lukuja, soluun tulee sana "puuttuu" eikä nolla, joka näyttäisi oikealta luvulta ja vääristäisi tiimin summan. Puuttuvien määrän voi laskea yhteenvedon alalaitaan kaavalla =LASKE.JOS(C5:C12;"puuttuu").
Esimerkki: viikko 2/2027
Viikko 2 on 11.–17.1.2027, ja siinä on viisi työpäivää maanantaista perjantaihin ilman arkipyhiä. Neljän hengen tiimissä yksi tekee osa-aikaisesti 30 tuntia viikossa. Ero lasketaan kaavalla =C5+D5-B5 ja uusi saldo lisäämällä ero edelliseen saldoon. Esimerkki on yksinkertaistettu: siinä ei eritellä lisä- ja ylityötä eikä niistä maksettuja korvauksia, jotka työaikakirjanpitoon on 32 §:n mukaan myös merkittävä.
| Henkilö | Tavoite h | Tehty h | Poissa h | Ero h | Saldo ennen | Saldo jälkeen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hlö 1 | 37,5 | 41,0 | 0,0 | +3,5 | +4,0 | +7,5 |
| Hlö 2 | 37,5 | 30,0 | 7,5 (sairaus) | 0,0 | +2,0 | +2,0 |
| Hlö 3 | 37,5 | 36,0 | 0,0 | −1,5 | −3,0 | −4,5 |
| Hlö 4 | 30,0 | 32,5 | 0,0 | +2,5 | +1,0 | +3,5 |
| Tiimi | 142,5 | 139,5 | 7,5 | +4,5 | +4,0 | +8,5 |
Raportista näkee yhdellä silmäyksellä kaksi asiaa. Hlö 1:n saldo kasvaa 4,0 tunnista 7,5 tuntiin, ja Hlö 3:n miinus syvenee −3,0 tunnista −4,5 tuntiin. Kumpikaan ei ole vielä ongelma, mutta molemmista kannattaa puhua ennen kuin saldo on kymmenissä tunneissa. Tiimin tasolla tehdyt tunnit ja poissaolot (139,5 h + 7,5 h = 147,0 h) ylittävät tavoitteen 4,5 tunnilla.
Lisätyö, ylityö ja liukuma erikseen
Positiivinen ero ei automaattisesti ole ylityötä. Liukuva työaika, lisätyö ja ylityö käsitellään eri tavoin, ja niiden rajat tulevat työaikalaista, työehtosopimuksesta ja paikallisista sopimuksista. Työaikalain 16 §:n mukaan lisä- ja ylityön tekeminen edellyttää työnantajan aloitetta. Yleistyöajassa viikoittaista ylityötä on työ, joka ylittää 40 tuntia viikossa; jos sovittu viikkotyöaika on lyhyempi, esimerkiksi 37,5 tuntia, säännöllisen työajan ylittävä työ on siihen asti lisätyötä. Käytännössä raportissa kannattaa erottaa ainakin:
- Liukuma: työntekijän itse ajoittama vaihtelu sovituissa rajoissa (työaikalain 12 §), ei korvata erikseen.
- Lisä- tai ylityö: työnantajan aloitteesta tehty työ säännöllisen työajan yli, korvataan sopimuksen mukaan.
Jos ero koostuu pyydetystä työstä, se merkitään omaan sarakkeeseensa jo kirjausvaiheessa. Jälkikäteen erottelu on lähes mahdotonta, ja juuri siitä syntyy erimielisyyksiä palkanmaksun yhteydessä. Vuorotyössä samaa erottelua tarvitaan, kun suunnitellut vuorot ja toteutuneet tunnit verrataan; siihen liittyy myös vuorojen tasapuolinen jakaminen.
Sovi tiimissä yksi sääntö: kuluneen viikon tunnit on kirjattu maanantaina kello 10 mennessä. Kun takaraja on sama kaikille, yhteenveto valmistuu samana aamuna, eikä kenenkään tarvitse muistella kahden viikon takaisia päiviä.
Maanantain rutiini viidessä kohdassa
- Kirjaukset valmiiksi. Jokainen tarkistaa oman viikkonsa: puuttuvat päivät, tauot ja poissaolokoodit.
- Luvut yhteenvetoon. Esihenkilö kopioi kunkin henkilön viikkosumman yhteenvetotaulukkoon tai hakee sen viittauksella.
- Poikkeamat esiin. Ehdollinen muotoilu värittää saldon, joka ylittää sovitun rajan kumpaan tahansa suuntaan.
- Lyhyt keskustelu. Kasvavasta saldosta sovitaan ennen kuin se kasaantuu: vapaata, työn uudelleenjakoa tai korvaus sopimuksen mukaan.
- Kuukauden päätös. Kuukauden viimeisen viikon jälkeen summat siirretään palkanlaskentaan, ja tiedostot arkistoidaan.
Henkilökohtaisen kirjauksen valmis rakenne on esitelty sivulla automaattinen tuntiseuranta Excelissä. Jos tiimissä ajetaan omalla autolla työajoja, ne kannattaa kirjata samalla viikkorytmillä; vaihtoehdot on vertailtu oppaassa ajopäiväkirjan muodon valinta. Muut ohjeet löytyvät kaikkien oppaiden listasta.
Usein kysyttyä
Riittääkö Excel työaikakirjanpidoksi?
Työaikalain 32 § ei määrää kirjanpidon välinettä. Olennaista on, että tehdyt tunnit ja niistä suoritetut korvaukset on kirjattu työntekijöittäin ja että kirjanpito säilytetään lain 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti. Kirjanpidosta on lisäksi käytävä ilmi joko säännöllisen työajan tunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit korvauksineen tai kaikki tehdyt tunnit ja erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit korotusosineen. Excel täyttää tämän, kun kirjaukset erittelevät nämä tunnit ja niistä maksetut korvaukset, kirjaukset tehdään säännöllisesti ja tiedostot arkistoidaan.
Miksi käyttää ISO-viikkonumeroa?
Suomessa viikot numeroidaan ISO 8601 -standardin mukaan: viikko alkaa maanantaina, ja vuoden ensimmäinen viikko on se, jossa on vuoden ensimmäinen torstai. VIIKKO.ISO.NRO noudattaa tätä, joten numerot vastaavat seinäkalenteria.
Voiko kaikki kirjata samaan tiedostoon?
Voi, jos tiimi on pieni ja tiedosto on jaettu pilvipalvelussa. Erilliset tiedostot ovat kuitenkin varmempia: yksi virheellinen lajittelu tai poistettu rivi ei sotke kaikkien tunteja.
Kuka viikkoraportin näkee?
Tiimin yhteenveto on tarkoitettu esihenkilölle ja palkanlaskennalle. Jokainen näkee luonnollisesti omat lukunsa. Poissaolojen syyt ovat henkilötietoja, joten koodeja ei kannata avata koko tiimin nähtäville.
Kuinka usein liukumasaldot pitää tasata?
Työaikalain 12 §:n mukaan liukuvassa työajassa seurantajakso on neljä kuukautta, ja sen päättyessä ylitysten kertymä saa olla enintään 60 tuntia ja alitusten enintään 20 tuntia. Viikkoraportti auttaa huomaamaan suunnan ajoissa, jolloin tasaus onnistuu pienin askelin eikä suurena kertarysäyksenä.
Lähteet
- FinlexTyöaikalaki 872/2019
- Microsoft-tukiVIIKKO.ISO.NRO-funktio
- Microsoft LearnWorksheetFunction.IsoWeekNum (ISO 8601 -viikko)
- Microsoft-tukiXHAKU-funktio
- Microsoft-tukiSUMMA.JOS.JOUKKO-funktio
Viikon tunnit kasaan kymmenessä minuutissa
Kun jokaisen kirjaukset noudattavat samaa rakennetta, viikkoraportti on yhdistämistä eikä selvittelyä.
Tutustu tuntikirjanpitoon