Osaamismatriisi on niin hyvä kuin sen tasojen määritelmät. Jos taso 3 tarkoittaa yhdelle arvioijalle "pärjää" ja toiselle "osaa opettaa muita", luvut eivät ole vertailukelpoisia eikä vajeista voi päätellä mitään. Tässä oppaassa tasot 1–5 kuvataan havaittavin kriteerein ja näytetään, mitä valmis matriisi kertoo esihenkilölle. Valmiin rakenteen tarjoaa esimerkiksi ExcelVirtan osaamismatriisipohja.
Tässä oppaassa osaamismatriisin tasot määritellään viisiportaisesti samalla asteikolla 1–5, jota ExcelVirtan pohja käyttää: 1 perehtyy, 2 tekee ohjattuna, 3 tekee itsenäisesti, 4 ratkaisee poikkeukset ja 5 opettaa muita ja kehittää tapaa toimia. Jokaiselle tasolle kirjoitetaan havaittava kriteeri jokaisella osaamisalueella. Esihenkilölle matriisi näyttää vajeen tavoitetasoon ja ne tehtävät, joissa itsenäinen osaaminen on vain yhdellä henkilöllä.
Mitä matriisi kertoo esihenkilölle
Osaamismatriisi ei ole arvosana työntekijälle vaan tilannekuva tiimistä. Hyvin täytetty matriisi vastaa neljään kysymykseen, joihin muuten vastattaisiin arvaamalla:
- Missä osaaminen on yhden ihmisen varassa? Jos tasolla 3 tai ylempänä on vain yksi henkilö, hänen lomansa tai sairastumisensa pysäyttää tehtävän.
- Kuinka suuri vaje on? Vaje on vaaditun ja nykyisen tason erotus, laskettuna henkilöittäin ja osaamisalueittain.
- Kenet perehdytetään ensin? Lähimpänä tavoitetta oleva saavuttaa sen nopeimmin, joten hänestä kannattaa yleensä aloittaa.
- Tarvitaanko rekrytointia? Jos kukaan ei ole edes tasolla 2, pelkkä perehdytys ei nosta ketään itsenäiseksi lähitulevaisuudessa.
Viisi tasoa ja niiden kriteerit
Alla oleva asteikko on suositus, jonka tasojen nimet voi muokata omaan työhön; valmis pohja tarjoaa numeroasteikon ja värikoodauksen, ei sanallisia tasokuvauksia. Kriteeri kuvaa, mitä henkilö tekee, ei sitä, millainen hän on.
| Taso | Nimi | Havaittava kriteeri | Esimerkki: laskutus |
|---|---|---|---|
| 1 | Perehtyy | Tuntee tehtävän tarkoituksen, tekee vain ohjaajan kanssa | Seuraa laskutusajoa vierestä |
| 2 | Ohjattuna | Tekee tavalliset tapaukset ohjeen avulla, työ tarkistetaan | Laatii laskut, toinen hyväksyy |
| 3 | Itsenäisesti | Tekee tavalliset tapaukset ilman tarkistusta | Hoitaa kuukausilaskutuksen yksin |
| 4 | Poikkeukset | Ratkaisee poikkeamat ja ongelmatilanteet | Korjaa hyvityslaskut ja virheelliset ajot |
| 5 | Opettaa ja kehittää | Perehdyttää muita ja parantaa toimintatapaa | Laatii ohjeen ja kouluttaa uudet |
Rajakohta tasojen 2 ja 3 välillä on tärkein, koska se erottaa ne, jotka voivat hoitaa tehtävän yksin. Siksi juuri tasolla 3 olevien määrä on matriisin kriittisin luku.
Näin kriteerit kirjoitetaan omaan työhön
Yleinen asteikko on lähtökohta, mutta jokaiselle osaamisalueelle tarvitaan omat kuvaukset. Kolme sääntöä pitää ne käyttökelpoisina:
- Käytä tekoverbejä. "Laatii", "korjaa", "perehdyttää" ovat tarkistettavia. "Hallitsee hyvin" ei ole.
- Kuvaa ero edelliseen tasoon. Jokaisen tason pitää sisältää jotain, mitä edellisessä ei ole. Jos tasoja 4 ja 5 ei erota mikään, yhdistä ne.
- Sido kriteeri todisteeseen. Esimerkiksi "on hoitanut kuukausilaskutuksen kolmesti ilman korjauksia" on vahvempi kuin pelkkä arvio.
Kuvaukset kirjoitetaan matriisin yhteyteen näkyviin. Kun arvioija ja arvioitava lukevat saman lauseen, keskustelu siirtyy mielipiteistä esimerkkeihin. Työturvallisuuden kohdalla taso ei ole pelkkä kehitystavoite: työturvallisuuslain 14 §:n mukaan työnantajan on huolehdittava, että työntekijä perehdytetään riittävästi työhön ja turvallisiin työtapoihin erityisesti ennen uuden työn tai tehtävän aloittamista tai työtehtävien muuttuessa.
Esimerkki: kuuden hengen tiimin matriisi
Esimerkkitiimin vaaditut tasot ovat: laskutus 3, reklamaatiot 3, järjestelmän pääkäyttö 2 ja työturvallisuus 3. Taulukon luvut ovat tasoja asteikolla 1–5, ja alimmat rivit on laskettu kaavoilla. Esimerkki on yksinkertaistettu: kaikilla on sama vaatimus, vaikka käytännössä vaaditut tasot asetetaan rooleittain.
| Henkilö | Laskutus | Reklamaatiot | Pääkäyttö | Työturvallisuus |
|---|---|---|---|---|
| Hlö 1 | 4 | 3 | 5 | 3 |
| Hlö 2 | 3 | 2 | 2 | 3 |
| Hlö 3 | 2 | 4 | 1 | 3 |
| Hlö 4 | 3 | 3 | 2 | 2 |
| Hlö 5 | 1 | 2 | 1 | 3 |
| Hlö 6 | 2 | 1 | 1 | 2 |
| Vaadittu taso | 3 | 3 | 2 | 3 |
| Keskiarvo | 2,5 | 2,5 | 2,0 | 2,7 |
| Tasolla 3 tai yli | 3 | 3 | 1 | 4 |
| Vaje yhteensä | 4 | 4 | 3 | 2 |
Itsenäisten osaajien määrä lasketaan kaavalla =LASKE.JOS(B5:B10;">=3"). Vaje lasketaan vain niille, jotka jäävät alle vaaditun tason, joten negatiiviset erotukset jätetään pois. TULOJEN.SUMMA kertoo ehdon (tosi = 1, epätosi = 0) erotuksella ja laskee tulot yhteen:
=TULOJEN.SUMMA((B$11-B5:B10>0)*(B$11-B5:B10))
Keskiarvon perusteella pääkäyttö on kunnossa: 2,0 vastaa vaatimusta. Tasolla 3 tai yli on kuitenkin vain Hlö 1, joka myös ainoana ratkaisee poikkeukset. Matriisin tärkein havainto on siis riski, jota keskiarvo ei näytä. Luonteva toimenpide on nostaa Hlö 2 tai Hlö 4 tasolta 2 tasolle 3, koska heiltä puuttuu vain yksi askel.
Älä käytä keskiarvoa ainoana mittarina. Raportoi jokaiselta osaamisalueelta rinnakkain vaje ja itsenäisten osaajien määrä; jälkimmäinen kertoo toimintavarmuudesta, ensimmäinen koulutustarpeesta.
Neljä virhettä tasojen määrittelyssä
- Persoonallisuuden arviointi. "Oma-aloitteinen" tai "huolellinen" ei ole osaamistaso. Matriisiin kirjataan tehtäviä ja taitoja, ei luonteenpiirteitä.
- Liian laajat osaamisalueet. "Talous" sisältää laskutuksen, ostoreskontran ja budjetoinnin. Jos alue on niin laaja, että sama henkilö on yhdessä osassa tasolla 4 ja toisessa tasolla 1, jaa se osiin.
- Tasojen inflaatio. Jos lähes kaikki ovat tasolla 4, kriteerit ovat liian väljiä tai arviot on tehty ilman niitä. Palaa kuvauksiin ja tarkista muutama arvio esimerkkien avulla.
- Kertaluonteinen kartoitus. Matriisi, jota ei päivitetä, kertoo vuoden päästä menneestä tilanteesta. Sovi päivitysajankohta jo ensimmäisellä kerralla.
Arviointi käytännössä
Luotettavin tapa on yhdistää itsearvio ja esihenkilön arvio. Työntekijä arvioi ensin itsensä kriteerien perusteella, sitten arviot käydään läpi yhdessä ja sovittu taso kirjataan matriisiin. Eroavat näkemykset ovat hyödyllisiä: ne paljastavat, että kriteeri on epäselvä tai että osaaminen ei ole näkynyt esihenkilölle.
Päivitä matriisi kerran tai kaksi vuodessa, esimerkiksi kehityskeskustelujen yhteydessä, ja aina kun tiimiin tulee uusi jäsen tai joku lähtee. Matriisia ei kannata kytkeä suoraan palkkaan, koska silloin itsearviot alkavat kertoa neuvottelutavoitteista eivätkä osaamisesta.
Osaamistieto on hyödyllistä myös arjen suunnittelussa: kun matriisin tasot tiedetään, ne voidaan tuoda vuorolistan osaamistarkistukseen, jolloin jokaisessa vuorossa on vähintään yksi itsenäinen osaaja. Valmis matriisi gap-analyysillä on esitelty sivulla osaamiskartoitus ja vajeanalyysi Excelissä. Muita esihenkilön työkaluja löytyy oppaiden hakemistosta.
Usein kysyttyä
Montako tasoa osaamismatriisissa pitäisi olla?
Viisi tasoa on riittävän tarkka useimpiin tehtäviin, ja samaa asteikkoa 1–5 käyttää myös ExcelVirtan pohja. Neljä tasoa toimii, jos opettamista ja poikkeusten hallintaa ei tarvitse erottaa toisistaan.
Pitääkö kaikkien olla tasolla 5?
Ei. Tavoitetaso määräytyy roolin mukaan. Hyvä lähtökohta on, että jokaisella osaamisalueella vähintään kaksi henkilöä on tasolla 3 ja ainakin yksi tasolla 4 tai 5.
Kuinka monta osaamisaluetta matriisiin kannattaa ottaa?
Vain ne, jotka vaikuttavat työn sujumiseen. Kymmenen tai kaksitoista aluetta on käytännöllinen yläraja, jolla matriisi pysyy luettavana ja arviointi kohtuullisena; ExcelVirtan pohjassa on tilaa 12 osaamisalueelle ja 25 työntekijälle.
Miten vaje lasketaan Excelissä?
Vaje on vaadittu taso miinus nykyinen taso, kun tulos on positiivinen. Henkilön yksittäinen vaje saadaan MAKS-funktiolla, joka palauttaa suurimman arvon, eli kaavalla =MAKS(0;B$11-B5), ja osaamisalueen kokonaisvaje laskemalla nämä yhteen tai TULOJEN.SUMMA-kaavalla suoraan.
Kuka matriisin näkee?
Tiimitason yhteenveto voi olla kaikkien nähtävillä, mutta henkilökohtaiset arviot kannattaa rajata esihenkilöille ja henkilölle itselleen. Kyse on henkilötiedoista, joten käsittelyssä noudatetaan työpaikan tietosuojakäytäntöjä.
Lähteet
- FinlexTyöturvallisuuslaki 738/2002
- Microsoft-tukiLASKE.JOS-funktio
- Microsoft-tukiTULOJEN.SUMMA-funktio
Tasot sovittu – seuraavaksi matriisi käyttöön
Kun tasojen kriteerit ovat selvät, matriisi, vajeet ja koulutussuunnitelma voidaan pitää samassa työkirjassa.
Tutustu osaamismatriisiin