Työvuorojen suunnittelu Excelissä: toiveet, osaaminen ja miehitys samassa näkymässä

Työvuorojen suunnittelu muuttuu vaikeaksi siinä vaiheessa, kun pelkkä henkilömäärä ei enää riitä: aamuun tarvitaan avaaja, iltaan ensiapukoulutettu ja samaan aikaan kolme ihmistä toivoo vapaata samalle lauantaille. Tämä opas näyttää, miten nämä kolme tietoa saadaan samaan näkymään. Pohjaksi sopii työvuorolistan Excel-pohja ExcelVirtassa, jossa vuorolista, miehitys ja lepoaikojen tarkistus ovat valmiina.

Kolme tietoa, jotka listan pitää nähdä yhtä aikaa

Useimmissa vuorolistoissa näkyy vain, kuka on missäkin vuorossa. Laadukas lista vastaa kuitenkin kolmeen kysymykseen yhtä aikaa, ja jokaisella on oma paikkansa työkirjassa:

Miehitystarve kannattaa laskea näkyviin jokaisen päivän sarakkeen alle. Tämän oppaan kaavat viittaavat kuuden hengen harjoitusrakenteeseen (henkilöt riveillä 5–10, päivät sarakkeissa D alkaen); valmiissa pohjassa rivejä ja sarakkeita on enemmän, joten viittaukset sovitetaan sen asetteluun. Kun aamuvuoron koodi on A ja tarve on kirjattu riville 12, vaje saadaan kaavalla =LASKE.JOS(D5:D10;"A")-D$12. Negatiivinen luku tarkoittaa puuttuvaa henkilöä, positiivinen ylimiehitystä, ja ehdollinen muotoilu voi värittää molemmat. Tarve kannattaa kirjata viikonpäiväkohtaisesti, koska maanantain ja lauantain kuormitus on harvoin sama.

Järjestys on tärkeä. Miehitys ja osaaminen ovat ehtoja, toiveet joustavat niiden sisällä. Jos toiveet sijoitetaan ensin, lista on täynnä aukkoja, joita paikataan viime hetkellä.

Vaihe vaiheelta: suunnittelusta julkaisuun

1. Määritä tarve. Kirjaa jokaiselle vuorolle henkilömäärä ja vaadittu osaaminen. Viikonloppu ja arkipyhät erikseen.
2. Kokoa osaamistaulukko. Yksi rivi henkilöä kohden, yksi sarake taitoa kohden, merkintä K (kyllä) tai E (ei).
3. Avaa toivekierros. Kerro takaraja ja sääntö, esimerkiksi enintään kolme toivevapaata kuuden viikon jaksossa.
4. Tee runko. Täytä vuorot kierron tai edellisen jakson mallin mukaan. Työterveyslaitos pitää nopeasti eteenpäin kiertävää vuorojärjestelmää suositeltavampana kuin hitaasti kiertävää, koska palautumisaika vuorosta toiseen on pidempi.
5. Tarkista osaaminen. Laske jokaisesta vuorosta osaajien määrä ja korjaa puutteet vaihdoilla.
6. Sovita toiveet. Vaihda vuoroja toiveiden mukaan niin kauan kuin miehitys ja osaaminen pysyvät kunnossa.
7. Tarkista lepoajat ja julkaise. Työaikalain mukaan vuorokausilepo on pääsääntöisesti vähintään 11 tuntia (25 §) ja viikkolepo vähintään 35 tuntia kerran seitsemän päivän aikana (27 §). Työvuoroluettelo saatetaan kirjallisesti työntekijöiden tietoon viimeistään viikkoa ennen jakson alkua (30 §).

Osaamisen tarkistus kaavalla

Osaaminen tuodaan vuorolistan oikeaan reunaan, jolloin jokaisen henkilön rivillä on sekä vuorot että taidot. ExcelVirtan pohjan henkilöstörekisterissä on nimi, nimike, osasto, työaikaprosentti ja ryhmä, mutta ei osaamissarakkeita, joten osaamistaulukko lisätään omalle välilehdelleen. Kun nimi on sarakkeessa A ja osaamistaulukon avaustaito sarakkeessa B, kaava kirjoitetaan vuorolistan sarakkeeseen AH:

=XHAKU($A5;Osaaminen!$A:$A;Osaaminen!B:B;"E")

XHAKU-funktion neljäs argumentti jos_ei_löydy palauttaa annetun tekstin, jos vastinetta ei löydy; tässä puuttuva nimi tulkitaan siis merkinnäksi E eikä virheeksi #PUUTTUU. Tämän jälkeen jokaisen päivän sarakkeen alle lasketaan, montako aamuvuorossa olevaa osaa avauksen. Kun päivän vuorokoodit ovat riveillä 5–10 sarakkeessa D ja avaustaito sarakkeessa AH:

=LASKE.JOS.JOUKKO(D$5:D$10;"A";$AH$5:$AH$10;"K")

Esimerkkipäivänä maanantaina 18.1.2027 aamussa ovat Hlö 1, Hlö 3 ja Hlö 6, illassa Hlö 2, Hlö 4 ja Hlö 5. Hlö 6 on vielä perehtymässä eikä hänellä ole yhtään merkittyä taitoa. Osaamistaulukko näyttää tältä:

Kun kaavat lasketaan päivän vuoroista, tulos on seuraava:

Päivä näyttää kunnossa olevalta, mutta taulukko paljastaa haavoittuvuuden: aamun ainoa avaaja on Hlö 1. Jos hän sairastuu, tilalle tarvitaan Hlö 2 tai Hlö 5, ja silloin ilta jää ilman yhtä kolmesta. Hlö 5 on illan ainoa kassavastaava, joten hänen siirtämisensä veisi illalta myös kassaosaamisen; Hlö 2 on parempi varahenkilö, koska illassa on hänen jälkeensäkin ensiaputaitoinen Hlö 4. Tällainen yhden osaajan varassa oleva vuoro kannattaa merkitä punaisella jo suunnitteluvaiheessa. Pitkällä aikavälillä ratkaisu on perehdyttää lisää osaajia, ja siihen tarvitaan selkeät tasot; niistä kertoo opas osaamistasojen määrittely esihenkilölle.

Toiveet näkyviin, mutta ehtojen sisällä

Toivelista pidetään samassa muodossa kuin vuorolista: henkilöt riveillä, päivät sarakkeissa. Lyhyet koodit riittävät, esimerkiksi TV (toive vapaasta), TA (toive aamusta) ja TI (toive illasta). Ehdollinen muotoilu korostaa vuorolistassa solun, jossa toive ja suunniteltu vuoro ovat ristiriidassa. JA-funktio palauttaa arvon TOSI vain, kun molemmat ehdot täyttyvät:

=JA(Toiveet!D5="TV";D5<>"V")

Kaavassa V tarkoittaa tämän esimerkin vapaapäiväkoodia; jos pohjassasi on eri koodit, vaihda ne kaavaan. Jos listassa on myös poissaolokoodeja, kuten L (loma) ja S (sairaus), ne eivät ole ristiriita vapaatoiveen kanssa. Silloin on varmempaa tarkistaa työvuorokoodit, esimerkiksi aamu-, ilta- ja yövuorolle A, I ja Y: =JA(Toiveet!D5="TV";TAI(D5="A";D5="I";D5="Y")), ja lisätä listaan muut käyttämänne työvuorot.

Jakson lopussa toteutumisaste kertoo, onnistuiko sovitus. Jos kuuden viikon jaksossa jätettiin 40 toivetta ja niistä 34 toteutui, aste on =34/40 eli 0,85. Henkilökohtainen aste on vielä tärkeämpi: jos yhden ihmisen toiveista toteutuu jatkuvasti selvästi muita vähemmän, syy kannattaa selvittää. Raskaiden vuorojen jakoa voi seurata samalla periaatteella, kuten oppaassa iltojen ja viikonloppujen reilu jako näytetään.

Valmis pohja vai oma rakenne?

Osaamis- ja toivetaulukon voi lisätä mihin tahansa vuorolistaan, mutta kaikkea ei kannata rakentaa itse. Vuorolistan pudotusvalikot, päivittäisen miehityksen laskenta ja lepoaikojen tarkistus ovat työläimmät osat tehdä ja testata. Valmiissa vuorosuunnittelupohjassa työaikalain tarkistuksella ne ovat jo olemassa, ja omaksi työksi jää kahden aputaulukon lisääminen. Muut esihenkilön työkalut ja ohjeet löytyvät EnkelMalin oppaista.

Usein kysyttyä

Pitääkö jokaisen toiveen toteutua?

Ei. Toiveet otetaan huomioon niin pitkälle kuin miehitys ja osaaminen sallivat. Tärkeintä on, että sääntö on kaikille sama ja toteutuminen on läpinäkyvää.

Montako taitoa osaamistaulukkoon kannattaa merkitä?

Vain ne, jotka vaikuttavat vuoron toimivuuteen, tyypillisesti 3–6. Laaja osaamiskartoitus kuuluu kehityskeskusteluihin, ei vuorolistaan.

Mitä tehdä, jos osaaja puuttuu vuorosta?

Vaihda vuoroja osaajan kanssa, jos lepoajat sen sallivat. Jos vaihto ei onnistu, puute on merkki perehdytystarpeesta, ja se kannattaa kirjata jakson yhteenvetoon.

Voiko vuorolistaa muuttaa julkaisun jälkeen?

Työaikalain 30 §:n mukaan tiedoksi annettua työvuoroluetteloa saa muuttaa vain, jos työntekijä siihen suostuu, tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä. Muutokset kannattaa kirjata näkyvästi ja tarkistaa samoilla säännöillä kuin alkuperäinen lista: miehitys, osaaminen ja lepoajat. Tarkista myös oman alan työehtosopimus.

Kuinka ajoissa toiveet pitää kerätä?

Takaraja kannattaa asettaa niin, että osaamisen tarkistukselle ja korjauksille jää aikaa ennen kuin lista on julkaistava viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Kahden viikon puskuri antaa yleensä riittävästi aikaa korjauksille.

Lähteet

1. FinlexTyöaikalaki 872/2019
2. Microsoft-tukiXHAKU-funktio
3. Microsoft-tukiLASKE.JOS.JOUKKO-funktio
4. TyöterveyslaitosSuosituksia työvuorojen suunnitteluun
5. Microsoft-tukiLASKE.JOS-funktio

Miehitys, osaaminen ja toiveet yhdellä silmäyksellä

Kun vuorolista laskee miehityksen ja lepoajat valmiiksi, osaamis- ja toivesarakkeet ovat nopea lisä samaan työkirjaan.

Katso työvuorolista