Excel-werkbestand

Competentiematrix met heatmap, gap-analyse en certificaattracking — in één Excel

TeamGroei Direct combineert competentiebeoordeling, automatische gap-analyse en certificaattracking met vervalwaarschuwingen voor 25 medewerkers. Geschikt voor HR-afdelingen, KAM-coördinatoren en kwaliteitsmanagers.

  • 25 medewerkers en 12 competenties
  • Heatmap competentieniveau 1–5
  • Automatische gap-analyse per medewerker
  • 20 certificaten met vervalstatus
  • 7 werkbladen, 370 formules, geen macro's
In winkelwagen
TeamGroei Direct competentiematrix met heatmap in Excel
ISO 9001:2015 § 7.2
VCA / BHV / EHBO
Vervalwaarschuwingen
Geen macro's
100% lokaal

Waarom een Word-document met namen niet meer voldoet

Bij een ISO-audit, na een ongeval of bij een interne reorganisatie: dan blijkt vaak dat niemand precies weet wie welke competentie heeft.

Zonder competentiematrix

  • Certificaten verlopen onopgemerkt — BHV-er ontdekt het pas bij de jaarlijkse oefening
  • Opleidingsbudget op gevoel verdeeld — niemand weet welke gap het grootst is
  • ISO-audit verloopt rommelig — geen één overzicht van competenties versus rollen
  • Werving zonder data — welke vaardigheden mist het team echt?

Met TeamGroei Direct

  • Vervalwaarschuwingen automatisch — oranje 3 maanden voor einde, rood bij verloop
  • Opleidingsplan volgt de gap — budget naar grootste vaardighedstekorten
  • Auditklaar overzicht — heatmap en gap-analyse direct toonbaar
  • Datagedreven werving — zichtbaar welke profielen het team versterkt

Zes modules die elkaar voeden

Heatmap competentieniveau 1–5

Elke medewerker krijgt per competentie een score van 1 (beginner) tot 5 (expert). Kleurcodering — rood naar groen — maakt zwakke plekken direct zichtbaar.

Automatische gap-analyse

Vergelijk huidig niveau met vereist niveau voor de rol. Het werkblad GAP-ANALYSE markeert grote gaps in rood en kleine in geel — zonder handmatig rekenwerk.

Certificaattracking met vervalstatus

VCA, BHV, EHBO en eigen typen. Status per certificaat: Geldig / Bijna verlopen (3 maanden) / Verlopen. Geen verrassingen meer bij audits.

Opleidingsplan gekoppeld aan gap

Op basis van de gap-analyse genereert het bestand een opleidingsplan met prioriteit, planning en geschatte kosten per opleiding.

Dashboard met 4 grafieken

KPI's en grafieken: gemiddeld competentieniveau per afdeling, certificatenstatus, top vaardigheden en geplande opleidingen voor het komende jaar.

Instellingen en stamdata

Centraal werkblad voor afdelingen, functies, vereiste niveaus per rol en certificaattypen. Alle andere tabs erven deze stamdata.

Beelden uit het werkbestand

Hoe de heatmap er in jouw bestand uitziet

Voorbeeld voor een ICT-team met 4 medewerkers en 5 competenties. Eén oogopslag toont waar het team sterk staat en waar de gaten zitten.

SQL
Python
DevOps
Security
Project
Anna Jansen
5
4
2
3
4
Pieter Visser
3
5
5
4
2
Sara El Amrani
4
3
1
4
5
Mohamed Yilmaz
2
3
4
5
3
De organisatie moet de competentie bepalen van personen die onder haar gezag werkzaamheden uitvoeren en die de prestaties en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem beïnvloeden.
— ISO 9001:2015, § 7.2 Competentie

Drie statussen voor certificaten — automatisch berekend

De status volgt direct uit de einddatum — geen handmatige check, geen vergeten hercertificering.

Geldig
12
Einddatum > 3 maanden vanaf vandaag. Geen actie nodig.
Bijna verlopen
5
Einddatum binnen 3 maanden. Hercertificering plannen.
Verlopen
3
Einddatum gepasseerd. Per direct opvolging vereist.

Voorbeeldcijfers. Het werkblad CERTIFICATEN telt automatisch per status — relevant voor de jaarlijkse BHV-controle die volgt uit artikel 15 van de Arbowet.

Technische details

Formaat
.xlsx
Werkbladen
7 stuks
Medewerkers
25 max
Competenties
12 max
Certificaten
20 max
Opleidingen
20 max
Formules
370
Grafieken
4 stuks

Veelgestelde vragen

Hoeveel medewerkers en competenties kan ik registreren?
Het werkbestand is geijkt op 25 medewerkers en 12 competenties. Daarnaast 20 certificaten en 20 opleidingen. Voor grotere teams kun je de tabel uitbreiden, maar standaardlayout en formules zijn op deze aantallen afgestemd.
Hoe werkt de automatische gap-analyse?
Per medewerker vergelijk je het huidige competentieniveau (1–5) met het vereiste niveau voor de rol. Verschillen worden automatisch gemarkeerd in het werkblad GAP-ANALYSE — rood bij grote gap, geel bij kleine gap. Het opleidingsplan is gekoppeld aan deze analyse.
Welke certificaten kan ik tracken?
Het werkblad CERTIFICATEN & DIPLOMA'S ondersteunt elk type certificaat — VCA, BHV en EHBO zijn meegeleverd als standaardvoorbeelden, maar je kunt eigen typen toevoegen (heftruckcertificaat, NEN 3140, ISO 27001 lead auditor, etc.). Per certificaat wordt de geldigheid bepaald via einddatum.
Wat betekenen de statussen Geldig, Bijna verlopen en Verlopen?
De status wordt automatisch berekend op basis van de einddatum: Geldig (groen) tot drie maanden voor einde, Bijna verlopen (oranje) in de laatste drie maanden, Verlopen (rood) na einddatum. Hiermee zie je vooraf welke medewerkers binnenkort een hercertificering nodig hebben.
Is dit een ISO 9001-conform competentiesysteem?
ISO 9001:2015 paragraaf 7.2 vereist dat de organisatie de benodigde competenties bepaalt, deze toetst en documenteert. TeamGroei Direct levert de structuur die in een ISO-audit kan worden getoond als bewijs van competentiebeheer. Het is een hulpmiddel — geen officieel ISO-certificaat.
Heb ik macro's of een abonnement nodig?
Geen van beide. 370 ingebouwde formules, geen macro's. Eenmalige download — geen abonnement, geen activeringscode, geen internet nodig.

Andere populaire HR-sjablonen

Maak competenties zichtbaar — voordat je auditor erom vraagt

Download TeamGroei Direct — heatmap, gap-analyse en certificaattracking in één Excel-bestand.

In winkelwagen