Eisenhower-matrisen sorterar uppgifter efter två frågor: är det brådskande, och är det viktigt? Den vanliga tolkningen av brådskande är ”deadline snart”. Men en offert som tar fyra dagar att skriva är mer brådskande än en blankett som tar tio minuter, även om blanketten ska in först. Den här guiden räknar därför brådskande från det senaste datum då arbetet måste börja. Formlerna fungerar i en egen lista, och själva indelningen finns färdig i en Eisenhower-matris i Excel med prioriteringspoäng.
Eisenhower-matrisen delar in uppgifter i fyra rutor: brådskande och viktigt (gör nu), viktigt men inte brådskande (planera), brådskande men inte viktigt (delegera) och varken eller (eliminera). Räkna brådskande som senaste startdatum – deadline minus arbetsinsatsen i arbetsdagar – och kalla uppgiften brådskande när det datumet ligger i innevarande vecka.
Brådskande räknas från arbetet, inte från deadline
Uppdelningen i brådskande och viktigt brukar föras tillbaka på ett tal som Dwight D. Eisenhower höll 1954. I praktiken är det ordet brådskande som ställer till det. Två uppgifter med samma deadline är inte lika brådskande om den ena tar en timme och den andra en vecka. Därför får varje uppgift tre uppgifter i listan:
- Deadline – datumet då resultatet ska vara klart.
- Insats – hur många arbetsdagar uppgiften tar, grovt uppskattat. En uppgift som ryms på en dag får 1.
- Mål eller krav – vilket mål för perioden eller vilken skyldighet enligt lag uppgiften hör till. Står det inget här är uppgiften inte viktig.
Av deadline och insats räknas det senaste startdatumet. Ligger det i den vecka som planeras – eller redan har passerat – är uppgiften brådskande.
Exempel: åtta uppgifter måndag i vecka 10
Listan tillhör en administrativt ansvarig på ett mindre företag och sorteras måndag 8 mars 2027. Brådskande är allt med senaste start till och med fredag 12 mars.
| Uppgift | Deadline | Insats | Senaste start | Satt av | Mål eller krav | Ruta |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Arbetsgivardeklaration för februari | 12 mars | 1 | 12 mars | Skatteverket | Lagkrav | Gör nu |
| Offert till ny kund | 19 mars | 4 | 16 mars | Kunden | Fler kunder | Planera |
| Underlag till hyresvärden inför omförhandling | 31 mars | 5 | 23 mars | Hyresvärden | Lägre lokalkostnad | Planera |
| Kvartalsrapport till ledningen | 1 april | 6 | 23 mars | Egen | Kvartalsmål | Planera |
| Ny introduktionsrutin för nyanställda | 30 april | 8 | 21 april | Egen | Kortare introduktion | Planera |
| Rapportera mätarställning till nätbolaget | 12 mars | 1 | 12 mars | Nätbolaget | – | Delegera |
| Beställa nya visitkort | 16 mars | 1 | 16 mars | Egen | – | Eliminera |
| Jämföra offerter på ny kaffemaskin | 25 mars | 2 | 24 mars | Egen | – | Eliminera |
Insatsen räknas i arbetsdagar inklusive deadline-dagen, så en uppgift på en dag har deadline som senaste start. Arbetsgivardeklarationen ska för de flesta arbetsgivare lämnas den 12:e, och den 12 mars 2027 är en fredag. Lägg märke till hyresunderlaget och kvartalsrapporten: deadline skiljer en dag, insatsen en dag, men båda har senaste start tisdag 23 mars. Långfredagen 26 mars och annandag påsk 29 mars ligger emellan och räknas inte som arbetsdagar.
Formlerna bakom rutorna
Uppgiften står i A, deadline i B, insats i C och mål eller krav i D. Veckans måndag ligger i H1 – antingen ett fast datum som i exemplet eller =IDAG() om listan alltid sorteras på måndagar. Lediga vardagar (helgdagar och de aftnar som arbetsplatsen är stängd) står i ett område som heter Lediga. Senaste start i E:
=OM(B2="";"";ARBETSDAGAR(B2;-(C2-1);Lediga))
ARBETSDAGAR räknar bakåt när antalet dagar är negativt och hoppar över helger och datumen i Lediga. Rutan i F:
=OM(E2="";OM(D2="";"Eliminera";"Planera");OM($H$1+4>=E2;OM(D2="";"Delegera";"Gör nu");OM(D2="";"Eliminera";"Planera")))
$H$1+4 är veckans fredag. Uppgifter utan deadline blir aldrig brådskande. Strecken i tabellen står för tomma celler; skriv inget tecken där, eftersom formeln läser ett streck som en ifylld cell. Antalet uppgifter per ruta räknas med =ANTAL.OM(F2:F51;"Gör nu").
Vecka 11: offerten byter ruta
När listan sorteras om måndag 15 mars har offerten fortfarande samma deadline och samma insats. Men dess senaste start, tisdag 16 mars, ligger nu i innevarande vecka. Den flyttar från Planera till Gör nu, och visitkorten flyttar från Eliminera till Delegera av samma skäl. Hyresunderlaget och kvartalsrapporten ligger kvar i Planera med senaste start tisdag 23 mars – en vecka framåt. Det är matrisens poäng: Planera betyder inte ”senare”, utan att startdatumet redan finns i listan och kommer att flytta uppgiften till Gör nu i tid.
Extern eller egen deadline
Kolumnen Satt av gör en skillnad som matrisen annars missar. En deadline som Skatteverket, en kund eller en hyresvärd har satt går inte att förhandla med sig själv om. En deadline som du eller ledningen har satt går att flytta – men det ska ske som ett beslut, inte genom att uppgiften får ligga.
- Extern deadline, senaste start passerad. Uppgiften är brådskande på riktigt. Börja i dag eller säg till mottagaren nu, medan det fortfarande finns tid att komma överens om något annat.
- Egen deadline, senaste start passerad. Fråga om datumet behöver gälla. Kvartalsrapporten i exemplet ska vara klar till ett ledningsmöte; flyttas mötet en vecka skrivs det nya datumet in, och uppgiften återgår till Planera.
- Egen deadline utan mål eller krav. Visitkorten och kaffemaskinen har deadlines som ingen utanför företaget väntar på. Där är frågan om uppgiften ska göras alls.
Skriv aldrig om insatsen för att få en uppgift att se mindre brådskande ut. Är offerten fyra dagars arbete flyttar en lägre siffra bara problemet till torsdagen.
Från egen lista till mall
Exemplet använder deadline, insats och en målkolumn. Mallen hos butiken arbetar på ett annat sätt: där bedömer du brådskande och viktigt på en skala 1–5, och en uppgift räknas som brådskande eller viktig från värdet 3 om du inte ändrar tröskeln i inställningarna. Vill du styra brådskande från senaste startdatum kan du ha en egen hjälpkolumn som ger 5 när startdatumet ligger i innevarande vecka och 2 annars, och föra över värdet till mallens kolumn. Hjälpkolumnen är då ett eget tillägg. Mallen har dessutom en prioriteringsmatris med effekt och insats, vilket hjälper när många uppgifter ligger i Planera samtidigt. Mer om upplägget finns på sidan om prioriteringsmatris med fyra kvadranter.
Insatsen i arbetsdagar är samma tanke som när arbetstimmar ska bli datum i guiden om tidsplanering för vecka och månad. När en uppgift växer till flera faser med beslutspunkter är det dags för projektplanering med faser och milstolpar. Fler genomgångar finns i guidesamlingen.
Vanliga frågor
Varifrån kommer namnet Eisenhower-matrisen?
Uppdelningen i brådskande och viktigt knyts till ett tal av den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower i augusti 1954. Matrisen med fyra rutor bygger på den uppdelningen och har fått hans namn.
Hur uppskattar man insatsen i arbetsdagar?
Grovt räcker. Fråga hur många dagar uppgiften skulle ta om den fick hela din tid, och avrunda uppåt. En uppgift som kräver svar från någon annan får en extra dag för väntan.
Vad gör man med uppgifter som saknar deadline?
De är aldrig brådskande. Hör de till ett mål hamnar de i Planera, och då behövs en deadline för att formeln ska kunna räkna ett startdatum. Sätt en egen deadline och markera den som egen.
Vad händer när senaste startdatum redan har passerat?
Uppgiften räknas som brådskande. Är deadline extern behöver arbetet börja direkt eller mottagaren få besked; är den egen kan ett nytt datum beslutas och skrivas in.
Källor
- The American Presidency Project (UC Santa Barbara)Eisenhower: Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, 19 augusti 1954
- Microsoft SupportFunktionen ARBETSDAGAR
- Microsoft SupportFunktionen IDAG
- SkatteverketNär ska jag lämna arbetsgivardeklaration?
- Microsoft SupportFunktionen ANTAL.OM
- RiksdagenLag (1989:253) om allmänna helgdagar
Fyra rutor som uppdateras själva
Uppgiftslistan i mallen delar in uppgifterna i de fyra rutorna med formler, och tröskelvärdena kan anpassas efter hur ni arbetar.
Till Eisenhower-mallen