En tidsplan spricker oftast inte för att arbetet var fel uppskattat, utan för att ingen räknade med hur mycket tid som faktiskt fanns. Den här guiden visar hur uppskattade timmar görs om till datum: först den tid som finns per vecka, med helgdagar avdragna, sedan veckan då varje moment blir klart och till sist en månadsvy att stämma av mot. Resultatet går att föra in i en tidsplan i Excel med tidslinje och Gantt-schema eller i en egen fil.
Tidsplanering börjar med två listor: arbetet i timmar per moment och den tid som finns per vecka. Räkna arbetsdagar per vecka med NETTOARBETSDAGAR och dina helgdagar, multiplicera med de timmar per dag som kan läggas på uppgiften och summera löpande. Ett moment blir klart den första vecka då den samlade tiden räcker till de samlade timmarna.
Två listor i stället för en
De flesta tidsplaner börjar med datum: ”kravlistan klar till den 14 maj”. Datumet är då en förhoppning. Vänd på ordningen och börja med två listor som går att kontrollera var för sig:
- Arbetet: varje moment med en uppskattning i timmar. Uppskattningen gäller arbetstid, inte väntetid på andra.
- Tiden: för varje vecka antalet arbetsdagar och hur många timmar per dag uppgiften får. Räkna bara den tid som verkligen är avsatt för uppgiften, inte hela arbetstiden.
Exemplet nedan gäller en medarbetare som ska välja och införa ett nytt bokningssystem för mötesrum vid sidan av sitt vanliga arbete. Hon har fått tre timmar per arbetsdag till uppgiften och börjar måndag 3 maj 2027.
Arbetet i timmar
| Moment | Timmar | Ackumulerat |
|---|---|---|
| A Kartlägga hur rummen bokas i dag | 12 | 12 |
| B Skriva kravlista | 9 | 21 |
| C Jämföra tre system | 21 | 42 |
| Milstolpe: beslut om system | – | 42 |
| D Testa med en avdelning | 24 | 66 |
| E Instruktion och genomgång med kollegor | 9 | 75 |
| Milstolpe: driftstart | – | 75 |
Den ackumulerade kolumnen är nyckeln. Den visar hur många timmar som måste ha gått åt innan respektive moment kan vara klart, under förutsättning att momenten görs i tur och ordning. Formeln i C2 är =SUMMA($B$2:B2), kopierad nedåt. Lämna timcellen tom på milstolparnas rader – strecket i tabellen står för en tom cell.
Tiden per vecka, med helgdagar avdragna
Lägg veckornas måndagar i en egen tabell och räkna arbetsdagarna i varje vecka. Med veckonumret i A2, måndagen i B2 och de lediga vardagarna i området Lediga:
=NETTOARBETSDAGAR(B2;B2+4;Lediga)*3
Trean är timmarna per dag. Kristi himmelsfärdsdag 6 maj är en allmän helgdag. Midsommarafton är ingen helgdag, men den är ledig på arbetsplatsen i exemplet, liksom på de flesta arbetsplatser – därför har vecka 18 och vecka 25 bara fyra arbetsdagar. Klämdagen fredag 7 maj räknas här som arbetsdag; är arbetsplatsen stängd läggs den till i Lediga.
| Vecka | Måndag | Arbetsdagar | Timmar | Ackumulerat |
|---|---|---|---|---|
| 18 | 3 maj | 4 | 12 | 12 |
| 19 | 10 maj | 5 | 15 | 27 |
| 20 | 17 maj | 5 | 15 | 42 |
| 21 | 24 maj | 5 | 15 | 57 |
| 22 | 31 maj | 5 | 15 | 72 |
| 23 | 7 juni | 5 | 15 | 87 |
| 24 | 14 juni | 5 | 15 | 102 |
| 25 | 21 juni | 4 | 12 | 114 |
Låt Excel hitta veckan då momentet blir klart
Nu möts listorna. För varje moment söks den första vecka där den ackumulerade tiden är minst lika stor som de ackumulerade timmarna. XLETAUPP gör det med matchningsläge 1, som returnerar nästa större värde när exakt träff saknas. Funktionen finns i Microsoft 365 och Excel 2021 eller senare; i Excel 2016 och 2019 får du i stället filtrera kolumnen Ackumulerat och läsa av första veckan som räcker. Med veckotabellen formaterad som en Excel-tabell med namnet Tid och kolumnerna Måndag och Ackumulerat:
=XLETAUPP(C2;Tid[Ackumulerat];Tid[Måndag];"Räcker inte";1)
Formeln ger måndagen i den vecka då momentet blir klart. ”Räcker inte” visas om timmarna överstiger all tid i tabellen – ett tecken på att veckotabellen behöver förlängas eller att uppgiften behöver mer tid per dag.
| Moment | Ackumulerat | Klart vecka | Kommentar |
|---|---|---|---|
| A Kartlägga | 12 | 18 | Exakt de 12 timmar veckan har |
| B Kravlista | 21 | 19 | 6 timmar över till C |
| C Jämföra system | 42 | 20 | Beslut kan tas fredag 21 maj |
| D Testa | 66 | 22 | 6 timmar över till E |
| E Instruktion | 75 | 23 | 12 timmar kvar i veckan |
Driftstart kan alltså planeras till vecka 23. I exemplet sätts milstolpen ändå till måndag 14 juni, i början av vecka 24. Resten av vecka 23 blir reserv – det är en egen regel i exemplet, inte en norm, men en plan utan reserv blir sen vid första sjukdag.
Månadsvyn: stäm av mot resten av året
Veckotabellen visar när, månadsvyn visar om perioden är rimlig. Maj 2027 har 20 arbetsdagar och juni 21 när midsommarafton räknas som ledig, vilket med tre timmar per dag ger 60 respektive 63 timmar för uppgiften. Projektet tar 75 timmar och ryms alltså i maj och första halvan av juni. Det som månadsvyn ska fånga är det som inte syns i veckorna:
- Semester: om testavdelningen går på semester i början av juni måste moment D flyttas, oavsett hur många timmar som finns.
- Andra deadlines: en månadsavslutning eller ett kvartalsbokslut kan äta upp de tre timmarna under några dagar.
- Beslutsmöten: milstolpen ”beslut om system” kräver att den som beslutar finns på plats den veckan.
Helgdagar, veckonummer och arbetsdagar för hela året finns samlade i guiden om veckor och helgdagar 2027. Den som behöver sortera vilka uppgifter som ska få de tre timmarna över huvud taget har nytta av Eisenhower-matrisens fyra rutor.
Följ upp varje fredag
En tidsplan är en prognos som ska uppdateras. Skriv varje fredag in hur många timmar som faktiskt gick åt och hur många som återstår på pågående moment. Har vecka 19 bara gett tio timmar i stället för femton, minskas veckans värde i tidtabellen – och XLETAUPP flyttar automatiskt fram klardatum för alla senare moment. På så sätt syns förseningen redan i maj, inte när driftstarten närmar sig.
Ändra inte uppskattningen för att planen ska se bra ut. Om moment C visar sig kräva 30 timmar i stället för 21, skriv in 30 och låt datumen flytta sig. Det är just den informationen som en beställare behöver.
I mallen hos butiken anges start- och slutdatum per aktivitet, och varaktigheten räknas automatiskt. Beräkningen ovan ger de datumen; veckotabellen och XLETAUPP-formeln är ett eget tillägg i en separat flik. Mallen visar sedan aktiviteterna både som tidslinje per månad och som Gantt-schema per vecka, och milstolparna med antal dagar kvar. Mer om verktyget finns på sidan om tidslinje och Gantt-schema i Excel. När arbetet växer till ett projekt med flera faser och beslutspunkter passar guiden om faser, milstolpar och arbetsdagar i projekt bättre. Fler upplägg finns i EnkelMals guider.
Vanliga frågor
Ska man planera i timmar eller i dagar?
Uppskatta arbetet i timmar och räkna om till datum med hjälp av den tid som finns per vecka. En uppskattning i dagar blandar ihop arbetets storlek med hur mycket tid personen har, och det går då inte att se vad som händer när tillgången ändras.
Hur mycket reserv behöver en tidsplan?
Det finns ingen fast regel. Ett sätt är att planera färre timmar per dag än vad som är avsatt, ett annat att lägga en hel reservvecka före en milstolpe som i exemplet. Det viktiga är att reserven syns i planen och inte gömmer sig i uppskattningarna.
Vad gör man när flera moment kan pågå samtidigt?
Då räcker inte en ackumulerad kolumn. Dela upp tiden per person eller per spår och räkna varje spår för sig, eller lägg in start- och slutdatum per aktivitet och låt Gantt-schemat visa överlappen.
Hur långt fram är det meningsfullt att planera per vecka?
Per vecka för de närmaste två till tre månaderna, per månad därefter. Ju längre bort, desto osäkrare är både uppskattningar och tillgänglig tid, och då räcker månadsvyn.
Källor
- Microsoft SupportFunktionen NETTOARBETSDAGAR
- Microsoft SupportFunktionen XLETAUPP
- RiksdagenLag (1989:253) om allmänna helgdagar
Månadsvy och veckovy i samma fil
När start- och slutdatum är framräknade visar mallen dem både som tidslinje per månad och som Gantt-schema per vecka, med milstolparna bredvid.
Till tidsplanen