Många projekt har ett datum som inte går att flytta: ett avtal som löper ut, en säsong som börjar, ett system som stängs. Då är frågan inte när projektet blir klart, utan när det senast måste börja. Den här guiden visar projektplanering för just den situationen – faser med beslutspunkter, baklängesräkning i arbetsdagar från driftstarten och en kontroll av vad sommaren gör med planen. Datumen kan sedan läggas in i en projektplan i Excel med Gantt-schema och riskregister.
Projektplanering mot ett fast datum görs baklänges: dela projektet i faser, uppskatta varje fas i arbetsdagar och räkna från driftstarten bakåt med ARBETSDAGAR och en lista över lediga dagar. Varje fas avslutas med en beslutspunkt med tydliga kriterier. Resultatet är det senaste startdatum som fortfarande håller driftstarten.
Faser och beslutspunkter före datum
En fas är en del av projektet som avslutas med ett resultat som någon kan godkänna. En beslutspunkt är tillfället då det godkännandet sker – och då projektet kan stoppas, ändras eller fortsätta. Utan beslutspunkter blir en projektplan en lång rad aktiviteter där ingen vet när det är försent att ändra riktning.
Exemplet gäller ett företag med fyra butiker som ska byta kassasystem. Det gamla systemets avtal löper ut, och det nya ska vara i drift måndag 4 oktober 2027, vecka 40.
| Fas | Arbetsdagar | Avslutas med | Kriterium för att gå vidare |
|---|---|---|---|
| 1 Förstudie och krav | 12 | B1 Kravlista beslutad | Kraven prioriterade, budgetram satt av ledningen |
| 2 Upphandling och avtal | 20 | B2 Avtal undertecknat | Leverantör vald, leveransdatum i avtalet före fas 4 |
| 3 Konfiguration | 25 | – | Artikelregister och priser inlästa |
| 4 Test i en butik | 15 | B3 Beslut om driftstart | Kassaavstämning utan differens två veckor i rad |
| Reserv | 5 | – | Används bara om B3 kräver rättningar |
| 5 Utbildning och driftförberedelse | 5 | Driftstart | All personal har gått igenom kassarutinen |
Kriterierna i sista kolumnen är det som gör beslutspunkterna användbara. ”Testet är klart” kan alltid sägas; ”kassaavstämning utan differens två veckor i rad” går att kontrollera. Reserven är en egen fas i planen, inte några dagar som smugits in i uppskattningarna, så att alla ser när den börjar användas.
Baklänges i arbetsdagar
ARBETSDAGAR tar ett startdatum och ett antal arbetsdagar och returnerar ett nytt datum. Ett negativt antal ger ett datum bakåt i tiden, och helger samt dagarna i listan över lediga räknas inte. Faserna står i tur och ordning i raderna 2–7, med arbetsdagarna i B, start i C och slut i D. Driftstarten ligger i G1. Sista fasens slut, i D7, är arbetsdagen före driftstart:
=ARBETSDAGAR($G$1;-1;Lediga)
Varje fas startar så många arbetsdagar före sitt slut som fasen är lång, minus en eftersom slutdagen räknas med:
=ARBETSDAGAR(D2;-(B2-1);Lediga)
Övriga faser slutar arbetsdagen före nästa fas start, alltså =ARBETSDAGAR(C3;-1;Lediga) i D2 och så vidare nedåt. Som kontroll kan =NETTOARBETSDAGAR(C2;D2;Lediga) läggas i en egen kolumn; den ska ge samma tal som kolumn B.
Två listor över lediga dagar ger två startdatum
Området Lediga innehåller årets helgdagar som infaller på vardagar och de aftnar som arbetsplatsen har ledigt. Midsommarafton, julafton och nyårsafton är inga helgdagar men lediga på de flesta arbetsplatser – lägg in dem om ni är lediga. Men för ett projekt räcker inte helgdagarna. Projektgruppen har semester vecka 28–31, 12 juli–6 augusti, och de dagarna måste också in i listan. Jämför resultatet:
| Fas | Start utan semester | Start med semester v. 28–31 | Slut med semester |
|---|---|---|---|
| 1 Förstudie och krav | 9 juni | 12 maj | 27 maj |
| 2 Upphandling och avtal | 28 juni | 28 maj | 24 juni |
| 3 Konfiguration | 26 juli | 28 juni | 27 augusti |
| 4 Test i en butik | 30 augusti | 30 augusti | 17 september |
| Reserv | 20 september | 20 september | 24 september |
| 5 Utbildning | 27 september | 27 september | 1 oktober |
Med semestern i listan måste förstudien börja onsdag 12 maj i stället för onsdag 9 juni. Upphandlingen slutar torsdag 24 juni eftersom midsommarafton är ledig. Planen utan semester ser fyra veckor bättre ut än den är – och felet syns först i juli, när konfigurationen står still.
Lägg in semestern för de personer som bär respektive fas, inte för hela företaget. Är det bara leverantören som har semester vecka 29–30 påverkar det konfigurationen men inte förstudien. Två listor, till exempel Lediga_projekt och Lediga_leverantör, löser det.
Från datum till veckoplan
När start och slut är framräknade behöver projektet en vy som går att prata om på ett möte. I Sverige planerar många i veckonummer, och =ISOVECKONR(C2) ger rätt vecka enligt ISO-standarden. I exemplet går förstudien vecka 19–21, upphandlingen vecka 21–25, konfigurationen vecka 26–34, testet vecka 35–37, reserven vecka 38 och utbildningen vecka 39. Beslutspunkterna hamnar då i vecka 21, 25 och 37 – och det är dem som styrgruppen ska boka in i kalendern redan nu.
Två saker att kontrollera innan planen läggs fast:
- Beslutsfattarna finns på plats. B2 ligger i vecka 25, samma vecka som midsommar. Behöver avtalet undertecknas av någon som har semester från midsommar måste B2 flyttas fram.
- Externa ledtider ligger inom faserna. Om leverantören behöver sex veckor från avtal till leverans av kassorna måste det rymmas mellan B2 och testet.
Mallen och var den slutar
Mallen hos butiken har en aktivitetsplan för 50 aktiviteter med start- och slutdatum, ansvarig, budget och status, och ett Gantt-schema där staplarna flyttas när datumen ändras. Semesterveckorna 28–31 är markerade i Gantt-schemat, men de dras inte av från några datum – baklängesräkningen ovan görs i en egen flik och är ett eget tillägg. Gantt-schemat täcker vecka 1–40, vilket räcker för exemplet men inte för ett projekt som fortsätter in på hösten. Mer om upplägget finns på sidan om projektstyrning med Gantt och riskregister.
Ett mindre åtagande utan beslutspunkter planeras enklare i timmar per vecka, som i guiden om tidsplanering från timmar till datum. Planerade underhållsåtgärder i en fastighet blir ofta egna projekt av det här slaget; hur de hittas och prioriteras visar underhållsplanen för hyresfastigheter och samfälligheter. Fler genomgångar finns bland alla svenska guider.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan en milstolpe och en beslutspunkt?
En milstolpe markerar att något har hänt, till exempel att avtalet är undertecknat. En beslutspunkt är ett tillfälle då någon med mandat avgör om projektet ska fortsätta, ändras eller stoppas. Alla beslutspunkter är milstolpar, men inte tvärtom.
Hur många faser ska ett projekt ha?
Så få att varje fas slutar med ett resultat som går att godkänna. I mindre projekt räcker ofta fyra till sex faser; fler än så brukar betyda att aktiviteter har blivit faser.
Varför räknar ARBETSDAGAR fel kring jul och midsommar?
Funktionen hoppar bara över lördagar, söndagar och de datum som står i listan över lediga dagar. Midsommarafton, julafton och nyårsafton är inte allmänna helgdagar och måste läggas in i listan om arbetsplatsen är stängd.
Vad gör man när reserven tar slut?
Då är driftstarten i fara, och frågan går tillbaka till den som äger beslutet om datumet: minska omfattningen, tillföra resurser eller flytta driftstarten. Det ska tas som ett beslut, inte lösas genom att faserna kortas på papperet.
Källor
- Microsoft SupportFunktionen ARBETSDAGAR
- Microsoft SupportFunktionen NETTOARBETSDAGAR
- RiksdagenLag (1989:253) om allmänna helgdagar
- Microsoft SupportFunktionen ISOVECKONR
Från faslista till Gantt-schema
När start- och slutdatum för faserna är framräknade visar mallen dem som staplar per vecka, tillsammans med budget, risker och projektets styrgrupp.
Till projektplanen