En kompetensmatris visar ofta fler gap än det finns tid att stänga. Då blir frågan vilket gap som ska tas först – och det svaret ger inte matrisen. Den här guiden sorterar gapen efter vad de kostar: kronor per vecka som gapet står öppet, gånger antalet veckor. Resultatet blir en ordning som går att motivera och en kvartalsplan med timmar och avstämningar. Gapen kan komma från en egen matris eller från en kompetensmatris i Excel med gap-analys.
Prioritera kompetensgap efter vad de kostar: uppskatta kostnaden per vecka när kompetensen saknas, räkna hur många veckor gapet står öppet under året och multiplicera. Gap som måste vara stängda till ett visst datum går före, och kunskaper som behövs för att arbeta säkert är inget att prioritera – de ska finnas innan uppgiften görs.
Två sorters gap som inte ska rangordnas
Innan något sorteras plockas två grupper ut:
- Säkerhet. Arbetsgivaren ska se till att alla har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i det, och vid allvarliga risker ska det finnas skriftliga instruktioner. En medarbetare som inte kan rengöra degblandaren säkert gör inte det ensam – genomgången sker innan hon första gången tar uppgiften. Det är en förutsättning, inte ett mål i en plan.
- Fasta datum. Ett nytt kassasystem som tas i bruk måndag 3 maj 2027 ska alla som står i kassan kunna den dagen. Sådana gap har ett slutdatum som inte går att förhandla om och läggs först i kalendern.
Resten av gapen konkurrerar om samma timmar. Där hjälper det att räkna i kronor.
Kostnaden per vecka gånger veckorna
Exemplet är ett café med bageri och åtta medarbetare. Tre gap återstår när säkerheten och kassasystemet är omhändertagna. Kostnaden per vecka är en uppskattning av vad det kostar att lösa uppgiften på annat sätt, eller vad som går förlorat, när ingen på plats kan den:
| Gap | Vad som händer utan kompetensen | Kr per vecka | Öppna veckor 2027 | Kostnad, kr |
|---|---|---|---|---|
| Surdegsbakning | Bagaren går i pension 30 september; brödet köps in från grossist | 3 500 | 14 | 49 000 |
| Tårtbeställningar | Lördagar utan den som tar beställningar; kunder hänvisas till måndag | 1 200 | 26 | 31 200 |
| Veckobeställning till leverantörer | Ägaren beställer på kvällstid när den ordinarie är på semester | 2 000 | 4 | 8 000 |
Beloppen är exemplets egna uppskattningar. Ordningen blir surdeg, tårtor, beställning – och det är inte samma ordning som gapens storlek i matrisen. Beställningen var det gap som kändes mest akut, eftersom semestern ligger närmast, men den kostar minst. Surdegen kändes avlägsen, eftersom pensionen är i höst, men den står öppen längst.
Veckorna räknas fram när gapet har ett startdatum. Med datumet då kompetensen försvinner i B2:
=AVRUNDA.UPPÅT((DATUM(2027;12;31)-B2+1)/7;0)
För 1 oktober blir det 92 dagar, alltså 14 påbörjade veckor. Kostnaden i F2 är =D2*E2, och listan sorteras med =SORTERA(A2:F4;6;-1), där 6 är kostnadskolumnen och −1 ger störst först. SORTERA kräver Excel 2021 eller Microsoft 365; i äldre versioner sorterar du kolumn F under Data › Sortera.
Kvartalsplanen: timmar i stället för kursnamn
En prioriterad lista blir en plan först när den får tid. Planen nedan gäller andra kvartalet för den medarbetare som ska ta över surdegen och lära sig beställningen. Den anger timmar i veckan och vem som handleder – inte vilken kurs som ska gås.
| Kompetens | Handledare | Timmar per vecka | Start | Dag 30 | Dag 60 | Dag 90 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nytt kassasystem | Leverantören, sedan kassaansvarig | 2 (två veckor) | 19 april | – | – | – |
| Surdegsbakning | Bagaren | 3 | 5 april | 5 maj | 4 juni | 5 juli |
| Veckobeställning | Butikschefen | 1 | 10 maj | 9 juni | 9 juli | – |
Avstämningarna räknas från start, och om dagen hamnar på en helg flyttas den till nästa arbetsdag. Med startdatum i D2 och de lediga dagarna i området Lediga:
=ARBETSDAGAR(D2+29;1;Lediga)
Formeln ger första arbetsdagen efter dag 29, alltså dag 30 eller närmast efter. Dag 90 för surdegen, söndag 4 juli, blir därför måndag 5 juli. Beställningen behöver bara två avstämningar, eftersom den ordinarie går på semester i juli och då ska ersättaren klara veckobeställningen.
Sätt kostnaden per vecka innan ni tittar på resultatet, och låt två personer göra det var för sig. Annars är det lätt att justera beloppen tills ordningen blir den man redan hade bestämt sig för.
Vad avstämningarna ska svara på
Varje avstämning är en kort fråga, inte ett nytt utvecklingssamtal: räcker timmarna, behöver ordningen ändras, har förutsättningarna ändrats? Om bagaren meddelar att pensionen flyttas till december ändras startdatumet i B2, antalet öppna veckor sjunker och surdegen kan hamna efter tårtorna. Det är poängen med att räkna: ordningen följer med när verkligheten ändras.
Kompetensutveckling hör också till arbetsgivarens arbete med aktiva åtgärder. Enligt diskrimineringslagen ska det arbetet bland annat omfatta utbildning och övrig kompetensutveckling, och arbetsgivaren ska genom utbildning och kompetensutveckling främja en jämn könsfördelning i olika typer av arbeten. En lista över vem som får vilka timmar är därför ett användbart underlag även i det arbetet.
Mallen hos butiken har en gap-analys mot krävda nivåer per roll och en flik för utbildningsplanen med anställd, kompetens, nivåer, utbildningstyp, ansvarig, datum och status. Kostnadsberäkningen och avstämningsdatumen ovan är ett eget tillägg i en separat flik. Mer om mallen finns på sidan om kompetenskartläggning med gap-analys. Ett ifyllt exempel med fyra medarbetare och kostnadsram finns i butikens artikel om matris och ifylld kompetensutvecklingsplan.
Avstämningarna passar in i årets HR-arbete; var de hör hemma visar HR-årscykeln för 2027. När handledningstimmarna ska in i veckoschemat är guiden om veckoschema med timsumma till hjälp. Fler guider finns i EnkelMals guider om personal och planering.
Vanliga frågor
Hur sätter man en kostnad på ett kompetensgap?
Fråga vad som händer en vecka då ingen på plats kan uppgiften: köps tjänsten in, gör någon annan den på övertid, tackar ni nej till kunder? Ett grovt belopp räcker, eftersom det används för att jämföra gapen med varandra.
Ska säkerhetsutbildning prioriteras som andra gap?
Nej. Kunskaper som behövs för att arbeta säkert ska finnas innan medarbetaren gör uppgiften ensam. De planeras in före första tillfället och rangordnas inte mot andra gap.
Varför avstämning efter 30, 60 och 90 dagar?
Tre korta avstämningar fångar upp om timmarna inte räcker eller om förutsättningarna har ändrats, medan det fortfarande finns tid att göra om planen. Intervallen är en egen tumregel, inget krav.
Vad gör man med gap som inte kostar något?
De får vänta till nästa kvartal. Ett gap utan kostnad och utan fast datum är sällan värt timmar som behövs för surdegen eller kassan – men det kan bli aktuellt om någon slutar.
Källor
- ArbetsmiljöverketAFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete
- RiksdagenDiskrimineringslag (2008:567)
- Microsoft SupportFunktionen AVRUNDA.UPPÅT
- Microsoft SupportFunktionen SORTERA
- Microsoft SupportFunktionen ARBETSDAGAR
Matris, gap och plan i samma fil
Mallen räknar gapen mot rollernas krav och har en flik för utbildningsplanen, så att varje beslut går att följa från matrisen till uppföljningen.
Till kompetensmatrisen