I ett team på fem personer ritas schemat ofta på en whiteboard eller i ett tomt kalkylark. Det fungerar tills någon vill veta hur många timmar en medarbetare har jobbat den här månaden, eller tills ett kvällspass följs av ett tidigt morgonpass. Den här guiden visar hur en veckovy byggs upp med passkoder, hur timmarna summeras automatiskt och vilka vilotider schemat ska klara. Den som vill hoppa över bygget kan använda en schemamall i Excel med kontroll mot arbetstidslagen.
Ett arbetsschema för ett litet team byggs med en rad per medarbetare och en kolumn per dag, där varje cell innehåller en passkod. En passtabell anger start, slut och rast för varje kod, och Excel räknar timmar per person och vecka. Kontrollera sedan 40 timmar per vecka, 11 timmars dygnsvila och 36 timmars veckovila.
Passkoder i stället för klockslag
Att skriva ”07:00–15:30” i varje cell gör schemat svårläst och omöjligt att summera. Bestäm i stället ett fåtal pass och ge dem korta koder i en separat tabell:
| Kod | Pass | Start | Slut | Rast | Timmar |
|---|---|---|---|---|---|
| Ö | Öppning | 07:00 | 15:30 | 0:30 | 8,0 |
| M | Mellan | 09:00 | 17:30 | 0:30 | 8,0 |
| S | Stängning | 12:00 | 20:30 | 0:30 | 8,0 |
| K | Kort pass | 10:00 | 14:00 | – | 4,0 |
Timmarna i passtabellen räknas fram med =(D2-C2-E2)*24. Multiplikationen med 24 gör om Excels tidsvärde till timmar. Går ett pass över midnatt används =(REST(D2-C2;1)-E2)*24, så att slutet räknas till nästa dygn.
Veckovyn: exempel för fyra medarbetare
Veckovyn är kärnan. Celler utan pass lämnas tomma, så att formlerna kan räkna bemanningen. Exemplet visar vecka 2 år 2027, 11–17 januari:
| Medarbetare | Mån | Tis | Ons | Tor | Fre | Lör | Sön | Timmar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Medarbetare 1 | Ö | Ö | Ö | Ö | Ö | 40 | ||
| Medarbetare 2 | S | S | S | S | S | 40 | ||
| Medarbetare 3 | K | S | Ö | Ö | K | 32 | ||
| Medarbetare 4 | M | S | S | 24 | ||||
| Bemanning | 2 | 3 | 3 | 3 | 2 | 3 | 2 | 136 |
Timsumman per person hämtar timmarna för varje kod ur passtabellen. Med koderna i B5:H5 och passtabellen i området Pass blir formeln:
=PRODUKTSUMMA(SUMMA.OMF(Pass[Timmar];Pass[Kod];B5:H5))
SUMMA.OMF slår upp varje cell för sig, och PRODUKTSUMMA lägger ihop resultaten. Tomma celler ger noll. Bemanningen per dag räknas med =ANTALV(B5:B8), och antalet stängningspass under veckan med =ANTAL.OM(B5:H8;"S").
Gränserna i arbetstidslagen
Schemat ska klara arbetstidslagen, om inte ett kollektivavtal anger andra regler. Tabellen är ett urval av de paragrafer som påverkar ett vanligt veckoschema mest. Allmän övertid (högst 48 timmar per fyraveckorsperiod eller 50 timmar per kalendermånad och högst 200 timmar per kalenderår, 8 §), extra övertid (8 a §) och nattarbete regleras i andra paragrafer.
| Regel | Innebörd | Så kontrolleras det |
|---|---|---|
| 5 § ordinarie arbetstid | Högst 40 timmar per vecka, eller i genomsnitt 40 timmar under högst fyra veckor | Timsumman per person och vecka |
| 12 § ändrat schema | Ändringar i förläggningen ska som regel meddelas minst två veckor i förväg | Publicera schemat i god tid |
| 13 § dygnsvila | Minst 11 timmars sammanhängande ledighet per 24-timmarsperiod | Tiden mellan ett pass slut och nästa start |
| 14 § veckovila | Minst 36 timmars sammanhängande ledighet per sjudagarsperiod | Längsta lediga period under veckan |
| 15 § raster | Ingen ska arbeta mer än fem timmar i följd utan rast | Rast i alla pass över fem timmar |
I exemplet ovan finns ett problem. Medarbetare 3 slutar stängningspasset onsdag 20:30 och börjar öppningspasset torsdag 07:00. Det ger 10,5 timmars vila, vilket inte räcker för dygnsvilan. Lösningen är att byta torsdagspasset till ett mellanpass med start 09:00, eller att låta någon annan öppna.
En sådan krock kan flaggas automatiskt. Med slutet på dagens pass i C2 och starten på nästa dags pass i D2, båda som klockslag:
=OM((D2+1-C2)*24<11;"Kontrollera dygnsvila";"")
För veckotimmarna räcker =OM(I5>40;"Över 40 h";"") bredvid timsumman. Veckovilan är svårare att formelsätta i en egen fil, eftersom den kräver att alla pass i veckan jämförs med varandra.
Medarbetare 1 jobbar måndag–fredag och är ledig från fredag 15:30 till måndag 07:00, alltså 63,5 timmar. Medarbetare 2 är ledig från tisdag 20:30 till torsdag 12:00, vilket ger 39,5 timmar. Båda klarar veckovilan, men marginalen för medarbetare 2 är liten om passen flyttas.
Från vecka till månad och lön
Veckovyn är bra för det dagliga arbetet, men lön, övertid och semester räknas ofta per månad. När teamet växer eller när OB-tillägg ska räknas blir det enklare med en arbetsbok där schemat, personalregistret och kontrollerna hänger ihop. Mallen hos butiken bygger på ett månadsschema för upp till 25 anställda och 31 dagar, med automatisk kontroll av dygnsvila, veckovila och övertid och en flik för personalkostnader. Mer om upplägget finns på sidan om schemaverktyg för personalplanering.
För att följa upp de faktiska timmarna, inte bara de planerade, behövs dessutom en tidrapport per månad. Och innan schemat för ett helt år läggs är det bra att ha årets helgdagar och klämdagar framför sig. Fler upplägg finns i samtliga guider.
Vanliga frågor
Hur gör man ett arbetsschema i Excel?
Skapa en passtabell med kod, start, slut och rast. Gör sedan en rad per medarbetare och en kolumn per dag, fyll i koderna och summera timmarna med SUMMA.OMF mot passtabellen.
Hur långt i förväg ska schemat lämnas ut?
Enligt arbetstidslagen ska ändringar i förläggningen av arbetstiden som regel meddelas minst två veckor i förväg. Kollektivavtal kan ha andra regler.
Hur många timmar får man jobba per vecka?
Den ordinarie arbetstiden får vara högst 40 timmar per vecka, eller i genomsnitt 40 timmar under en period om högst fyra veckor. Övertid regleras separat i lagen och i kollektivavtal.
Hur räknar Excel timmar för pass över midnatt?
Använd REST: =REST(slut-start;1)*24. Utan REST blir resultatet negativt när passet slutar efter midnatt.
Källor
- RiksdagenArbetstidslag (1982:673)
- ArbetsmiljöverketOm arbetstidslagen
- Microsoft SupportFunktionen SUMMA.OMF
- Microsoft SupportFunktionen REST
Ett schema som räknar själv
Passkoder, timsummor och vilokontroll i samma fil gör att nästa veckas schema tar minuter i stället för en eftermiddag.
Till schemamallen