Im Arbeitsschutz wiederholt sich fast alles: Unterweisungen, Sitzungen, Prüfungen, Fortbildungen. Ein Problem entsteht selten, weil eine Pflicht unbekannt ist, sondern weil sich viele Termine im selben Monat stapeln und dann einer liegen bleibt. Dieser Ratgeber sammelt die typischen wiederkehrenden Pflichten mit ihrem Takt, rechnet die Fälligkeiten 2027 in Excel aus und zeigt, wie sich ein überladener Januar entzerren lässt. Als Gerüst für die Termine eignet sich eine Jahresplanung in Excel mit Aktivitätenregister, in der jede Pflicht eine Kategorie und einen Verantwortlichen bekommt.
Eine Jahresplanung im Arbeitsschutz listet jede wiederkehrende Pflicht mit Rechtsgrundlage, letztem Termin und Takt in Monaten. Excel rechnet daraus mit EDATUM die nächste Fälligkeit und zählt die Termine je Monat. Häufen sie sich, werden Termine vorgezogen, nie verschoben, damit Fristen wie die mindestens jährliche Unterweisung eingehalten bleiben.
Welche Termine wiederkehren und woher der Takt kommt
Die Tabelle ist eine Auswahl der Pflichten, die in den meisten Betrieben mit Büro und Werkstatt anfallen. Branchenregeln, Gefahrstoffe, arbeitsmedizinische Vorsorge oder besondere Anlagen kommen je nach Betrieb hinzu.
| Pflicht | Grundlage | Takt | Ankerdatum |
|---|---|---|---|
| Unterweisung der Beschäftigten | § 12 ArbSchG, § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 | mindestens einmal jährlich | letzte Unterweisung je Bereich |
| Arbeitsschutzausschuss | § 11 ASiG (Betriebe mit mehr als 20 Beschäftigten) | mindestens vierteljährlich | ein Termin je Quartal |
| Fortbildung der Ersthelfer | DGUV, Ersthelfer nach § 26 DGUV Vorschrift 1 | spätestens alle 2 Jahre | Datum des letzten Kurses |
| Ortsfeste elektrische Anlagen | DGUV Vorschrift 3, Tabelle 1A | 4 Jahre | letzte Prüfung |
| Ortsveränderliche Geräte | DGUV Vorschrift 3, Tabelle 1B | Richtwert 6 Monate; höchstens 1 Jahr in Werkstätten, 2 Jahre in Büros | letzte Prüfung |
| Fehlerstrom-Schutzschalter, Prüftaste | DGUV Vorschrift 3, Tabelle 1A | 6 Monate (stationäre Anlagen) | letzte Betätigung |
| Aufzugsanlage | BetrSichV, Anhang 2 Abschnitt 2 | höchstens 2 Jahre, dazwischen Zwischenprüfung | letzte Hauptprüfung |
Bei Prüfungen von Arbeitsmitteln legt der Arbeitgeber Art, Umfang und Fristen selbst fest, soweit die Betriebssicherheitsverordnung keine Vorgabe macht (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Die Werte aus der DGUV Vorschrift 3 sind dafür der übliche Ausgangspunkt; bei den ortsveränderlichen Geräten gilt die Frist als ausreichend, wenn die Fehlerquote bei den Prüfungen höchstens 2 % beträgt, und sie darf verlängert werden, wenn die Fehlerquote unter 2 % liegt.
Häufig kommen weitere Termine hinzu: Feuerlöscher sind nach Abschnitt 7.4.2 der ASR A2.2 alle zwei Jahre durch einen Fachkundigen zu warten, sofern der Hersteller keine andere Frist nennt. Leitern und Tritte prüft der Betrieb in der Frist, die er nach § 3 Abs. 6 BetrSichV selbst festlegt. Und wer Jugendliche beschäftigt, wiederholt deren Unterweisung nach § 29 Abs. 2 JArbSchG mindestens halbjährlich.
Vom Takt zur Fälligkeit
Für die Rechnung genügt ein eigenes Blatt „Pflichten (eigen)“ mit einer Zeile je Fälligkeit 2027: Pflicht in A, letzter Termin in B, Takt in Monaten in C. Die nächste Fälligkeit steht in D:
=EDATUM(B2;C2)
EDATUM addiert ganze Monate und bleibt beim selben Tag des Monats. Damit die Monatszählung nicht über Datumsgrenzen stolpert, bildet Spalte E einen Schlüssel aus Jahr und Monat, also 202701 für Januar 2027:
=JAHR(D2)*100+MONAT(D2)
Pflichten im Halbjahrestakt bekommen zwei Zeilen; die zweite rechnet mit =EDATUM(D5;C5) vom ersten Termin weiter. Ein Blatt „Monate (eigen)“ führt in A2:A13 die Schlüssel 202701 bis 202712 und zählt in B2:
=ZÄHLENWENN('Pflichten (eigen)'!$E$2:$E$40;A2)
Weil der Schlüssel eine Zahl ist, braucht die Formel keine Vergleichsoperatoren für Monatsanfang und -ende. Beide Blätter sind eine eigene Ergänzung; in der Vorlage bei Excelschnell trägt man die Pflichten als Aktivitäten mit Monat und Kategorie ein, und das Dashboard zeigt die Zahl der Aktivitäten pro Monat.
Ein Beispiel: der Januar läuft über
Ein Betrieb mit Lager, Büro und Werkstatt hat Anfang 2026 alle drei Bereiche innerhalb von zwei Wochen unterwiesen. Die Geräteprüfung in der Werkstatt (halbjährlich), die Geräteprüfung im Büro (jährlich) und die Prüftaste der Fehlerstrom-Schutzschalter (halbjährlich) fallen ebenfalls in den Januar, die beiden halbjährlichen zusätzlich in den Juli. Dazu kommen vier Ausschusssitzungen, die Ersthelfer-Fortbildung im März, die Aufzugsprüfung im April und die Anlagenprüfung im September. Ohne Eingriff ergibt die Zählung für 2027 sechs Termine im Januar.
Wer den Plan jetzt im November 2026 aufstellt, kann gegensteuern: Die Unterweisung der Werkstatt wird auf den 26. November 2026 vorgezogen, die des Büros auf den 7. Dezember 2026, und die Prüftaste wird am selben Tag betätigt. Damit verschieben sich die Folgetermine 2027 in den November und Dezember.
| Monat 2027 | Termine ohne Eingriff | Termine nach dem Vorziehen |
|---|---|---|
| Januar | 6 | 3 |
| Februar | 1 | 1 |
| März | 1 | 1 |
| April | 1 | 1 |
| Mai | 1 | 1 |
| Juni | 0 | 1 |
| Juli | 2 | 1 |
| August | 1 | 1 |
| September | 1 | 1 |
| Oktober | 0 | 0 |
| November | 1 | 2 |
| Dezember | 0 | 2 |
| Summe | 15 | 15 |
Die Zahl der Pflichten bleibt gleich, aber kein Monat hat mehr als drei Termine. Die Ausschusssitzungen liegen im Beispiel am 17. Februar, 19. Mai, 18. August und 10. November 2027, jeweils ein Mittwoch.
Vorziehen ist der sichere Weg. Eine Unterweisung, die „mindestens einmal jährlich“ erfolgen muss, darf nicht einfach in einen ruhigeren Monat nach hinten rutschen. Wer einen späteren Rhythmus will, schiebt einmal nach vorn und hält ab dann den neuen Takt.
Was nicht in den Monatsplan gehört
Einige Pflichten hängen nicht am Kalender, sondern an einem Anlass. Nach § 12 Abs. 1 ArbSchG muss die Unterweisung bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien vor Aufnahme der Tätigkeit stattfinden. Solche Termine entstehen mit dem Eintrittsdatum oder der Anschaffung und gehören in ein Register mit Personen, nicht in den Jahreskreis. Wie sich daraus ein Schulungsplan mit Ablaufdaten ableitet, zeigt der Ratgeber zur Schulungsplanung mit der Qualifikationsmatrix. Für Heizung, Elektroanlage und Dach im Gebäude gibt es einen eigenen Wartungszyklus der Haustechnik.
Für die kalendergebundenen Termine reicht ein Jahresrad mit einer Kategorie „Arbeitsschutz“. Den Aufbau mit Register, Zeitleiste und Dashboard beschreibt die Seite zum visuellen Jahresplaner; weitere Planungsthemen finden sich unter alle Ratgeber im Überblick.
Häufige Fragen
Muss die jährliche Unterweisung genau nach zwölf Monaten wiederholt werden?
Die DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass die Unterweisung erforderlichenfalls wiederholt wird, mindestens aber einmal jährlich, und dokumentiert wird. Ein früherer Termin ist immer möglich. Wer den Termin dagegen nach hinten schiebt, riskiert, dass zwischen zwei Unterweisungen mehr als ein Jahr liegt.
Ab wie vielen Beschäftigten tagt ein Arbeitsschutzausschuss?
Nach § 11 ASiG in Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten. Teilzeitkräfte zählen dabei anteilig: bis 20 Wochenstunden mit 0,5, bis 30 Wochenstunden mit 0,75. Der Ausschuss tritt mindestens einmal vierteljährlich zusammen.
Wie oft müssen Ersthelfer zur Fortbildung?
Um Ersthelfer zu bleiben, ist nach den Angaben der DGUV spätestens alle zwei Jahre ein Erste-Hilfe-Training mit 9 Unterrichtseinheiten nötig. Im Plan hängt der Termin am Datum des letzten Kurses jeder Person.
Was passiert mit Terminen, die erst 2028 fällig werden?
Sie erscheinen in der Monatszählung nicht, weil ihr Schlüssel mit 2028 beginnt. Für den Jahreswechsel lohnt eine zweite Zählung mit den Schlüsseln 202801 bis 202812, damit der Januar 2028 nicht wieder überläuft.
Quellen
- Bundesamt für Justiz§ 12 ArbSchG Unterweisung
- BGN (Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe)DGUV Vorschrift 1, § 4 Unterweisung der Versicherten
- Bundesamt für Justiz§ 11 ASiG Arbeitsschutzausschuss
- DGUV, Fachbereich Erste HilfeBetrieblicher Ersthelfer
- BGN (Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe)DGUV Vorschrift 3, Prüfungen (Durchführungsanweisungen, Tabellen 1A/1B)
- BGN BranchenwissenASR A2.2 Maßnahmen gegen Brände, Abschnitt 7.4.2 Feuerlöscher
- Bundesamt für Justiz§ 29 JArbSchG Unterweisung über Gefahren
Ein Jahr ohne Januar-Stau
Wer jede Pflicht mit ihrem letzten Termin und ihrem Takt erfasst, sieht die Spitzen, bevor sie entstehen, und kann rechtzeitig vorziehen.
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