Schulungsplanung mit der Qualifikationsmatrix: aus Ablaufdaten werden Buchungsfristen und Sammeltermine

Eine Qualifikationsmatrix zeigt, wer was kann und wessen Nachweis bald abläuft. Ein Schulungsplan entsteht daraus aber erst, wenn aus jedem Ablaufdatum ein Termin wird, an dem gebucht sein muss, und wenn gleiche Schulungen gebündelt werden. Dieser Ratgeber zeigt die Nachweise mit festem Turnus, die vier Spalten, die aus der Matrix einen Plan machen, und ein Beispiel mit zehn Fälligkeiten im Jahr 2027. Als Grundlage für Bewertungen, Zertifikate und Maßnahmen dient eine Kompetenzmatrix in Excel mit Zertifikatverwaltung.

Welche Nachweise einen Turnus haben

Für Fahrer von Flurförderzeugen mit Fahrersitz oder Fahrerstand verlangt § 7 DGUV Vorschrift 68, dass sie mindestens 18 Jahre alt, geeignet und ausgebildet sind und ihre Befähigung nachgewiesen haben; der Auftrag muss schriftlich erteilt werden. Vor der Beauftragung sind eine gerätespezifische Einweisung und eine Unterweisung zu den betrieblichen Gegebenheiten nötig. In der Matrix stehen deshalb zwei Zeilen: der einmalige Fahrausweis ohne Ablauf und die jährliche Unterweisung mit Ablauf.

Vier Spalten machen aus der Matrix einen Plan

Die Nachweise stehen im eigenen Blatt „Nachweise (eigen)“, eine Zeile je Person und Nachweis: Person in A, Nachweis in B, letzter Termin in C, Turnus in Monaten in D. Dann folgen vier Spalten:

E2: =EDATUM(C2;D2)
F2: =E2-$K$1*7
G2: =JAHR(E2)*10+AUFRUNDEN(MONAT(E2)/3;0)
H2: =WENN(HEUTE()-F2>=0;"jetzt buchen";"")

E ist die Fälligkeit, F die Buchungsfrist mit dem Vorlauf in Wochen aus K1, im Beispiel 8. G bildet einen Quartalsschlüssel, etwa 20271 für das erste Quartal 2027. H meldet, sobald die Buchungsfrist erreicht ist. Die Vorlage bei Excelschnell berechnet für Zertifikate selbst den Status und die Restlaufzeit in Tagen; Buchungsfrist und Quartalsschlüssel sind eine eigene Ergänzung.

Beispiel: zehn Fälligkeiten im Jahr 2027

Ein Lager mit acht Personen, die in der Matrix eine Turnus-Schulung haben. Stand der Auswertung ist der 4. November 2026:

Der erste Treffer ist eilig: Die Buchungsfrist für P8 endet am 25. November 2026, drei Wochen nach dem Stand der Auswertung. Die nächste Frist folgt am 24. Dezember 2026 für die Stapler-Unterweisung von P5.

Sammeltermine bilden

Drei Stapler-Unterweisungen fallen ins erste Quartal 2027. Statt dreier Einzeltermine reicht einer, und er muss vor der frühesten Fälligkeit liegen. Das späteste zulässige Datum für den Sammeltermin liefert MINWENNS:

=MINWENNS($E$2:$E$40;$B$2:$B$40;"Stapler-Unterweisung";$G$2:$G$40;20271)

Ergebnis: 18.02.2027. Ein gemeinsamer Termin Anfang Februar deckt P5, P6 und P7 ab; für P6 und P7 liegt die nächste Fälligkeit dann ebenfalls im Februar, und künftig bleibt es bei einem Termin pro Jahr. MINWENNS gibt es ab Excel 2019; in älteren Versionen leistet ein Filter auf Nachweis und Quartal dasselbe.

Der Quartalsschlüssel hat eine Schwäche, die das Beispiel zeigt: P1 ist am 15. März fällig, P4 am 2. April. Die beiden landen in verschiedenen Quartalen, obwohl nur 18 Tage dazwischen liegen. Ein gemeinsamer Erste-Hilfe-Kurs Anfang März ist sinnvoller als zwei getrennte Buchungen. Deshalb lohnt vor dem Buchen ein Blick auf die Fälligkeiten der ersten Wochen des Folgequartals.

Gültige Ersthelfer am Stichtag

Bei Ersthelfern geht es nicht nur um die einzelne Person, sondern um die Zahl. Die DGUV nennt für 2 bis 20 anwesende Versicherte einen Ersthelfer; darüber in Verwaltungs- und Handelsbetrieben 5 %, in sonstigen Betrieben 10 % der anwesenden Versicherten. Ob am Stichtag in M1 genug gültige Nachweise da sind, zählt:

=ZÄHLENWENNS($B$2:$B$40;"Ersthelfer";$E$2:$E$40;">="&M1)

Gezählt werden nur Nachweise, deren Fälligkeit am Stichtag oder später liegt. Kommt P1 nicht rechtzeitig zum Kurs, fehlt ab dem 15. März ein Ersthelfer, und je nach Betriebsgröße fällt die Zahl unter das Minimum. Wie die jährlichen Unterweisungen und andere Arbeitsschutztermine gleichmäßig verteilt werden, zeigt der Ratgeber zur Jahresplanung im Arbeitsschutz; den Start neuer Beschäftigter mit Erstunterweisung behandelt der 30-60-90-Tage-Plan.

Die Vorlage mit Heatmap, Lückenanalyse und Schulungsplan beschreibt die Seite zur Kompetenzkarte im Team. Weitere Ratgeber zu Einarbeitung und Qualifikation sammelt die Ratgeber-Übersicht.

Häufige Fragen

Wie lang sollte der Vorlauf vor der Fälligkeit sein?

Er hängt am Markt für Kurse: Erste-Hilfe-Trainings dürfen nur ermächtigte Stellen durchführen, und deren Termine können Wochen im Voraus ausgebucht sein, interne Unterweisungen lassen sich kurzfristig ansetzen. Acht Wochen sind ein brauchbarer Startwert; je Nachweis kann ein eigener Vorlauf in einer Zusatzspalte stehen.

Gehört der Staplerschein selbst in die Ablaufplanung?

Der Nachweis über die bestandene Ausbildung hat kein festes Ablaufdatum. Was wiederkehrt, ist die Unterweisung; viele Betriebe erneuern zusätzlich den schriftlichen Fahrauftrag jährlich, gesetzlich vorgeschrieben ist das nicht. In der Matrix stehen deshalb Ausbildung und Unterweisung in getrennten Zeilen.

Was passiert mit dem Turnus, wenn jemand früher zum Kurs geht?

Der neue Termin wird zum letzten Termin, und die nächste Fälligkeit rechnet ab dort. Genau das macht Sammeltermine möglich: Wer einmal vorgezogen hat, bleibt im gemeinsamen Rhythmus der Gruppe.

Quellen

1. DGUV, Fachbereich Erste HilfeBetrieblicher Ersthelfer
2. Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM)DGUV Vorschrift 68, § 7 Auftrag zum Steuern von Flurförderzeugen
3. BGN (Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe)DGUV Vorschrift 1, § 4 Unterweisung der Versicherten
4. Microsoft SupportMINWENNS (Funktion)

Rechtzeitig buchen statt nachholen

Wer das Ablaufdatum in eine Buchungsfrist übersetzt und gleiche Nachweise bündelt, hat weniger Kurstage und keine Lücke bei Ersthelfern.

Zur Kompetenzmatrix