BEM-Krankheitstage berechnen: den Tag finden, an dem die Sechs-Wochen-Schwelle fällt

Ob jemand die Schwelle für das betriebliche Eingliederungsmanagement überschritten hat, lässt sich an jedem beliebigen Tag nachzählen. Schwieriger ist die Frage, wann genau es passiert ist, und was nach einem abgeschlossenen BEM gilt, wenn die alten Krankheitstage noch im Zwölfmonatsfenster liegen. Dieser Ratgeber baut dafür eine Tagesleiste in Excel: eine Zeile pro Kalendertag, eine gleitende Summe über 365 Tage und eine Formel, die den Schwellentag ausgibt. Für die laufende Erfassung der Krankmeldungen und BEM-Fälle gibt es eine Excel-Vorlage für Krankmeldungen mit BEM-Verwaltung.

Was in die Zählung gehört

§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX knüpft an Beschäftigte an, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig oder teilweise arbeitsunfähig sind. Daraus folgen vier Regeln für das Register:

• Alle Ursachen: Gezählt wird jede Arbeitsunfähigkeit, nicht nur dieselbe Krankheit wie bei der Entgeltfortzahlung.
• Teil-AU ab 2028: Tage mit teilweiser Arbeitsunfähigkeit gehören nach dem Wortlaut dazu. Ärztlich festgestellt werden kann die Teilarbeitsunfähigkeit nach § 44c SGB V aber erst ab 2028; den elektronischen Abruf durch den Arbeitgeber sieht § 109 Abs. 2 SGB IV ab dem 1. Juli 2028 vor. Im Beispielzeitraum 2026 und 2027 gibt es deshalb nur volle AU-Tage. Ab 2028 bekommen Teil-AU-Tage in der AU-Liste eine eigene Kennzeichnung, aber denselben Zählwert.
• Kalendertage: Das Gesundheitsportal des Bundesgesundheitsministeriums nennt mehr als sechs Wochen, also 42 Tage, in den letzten zwölf Monaten, am Stück oder in mehreren Phasen. Das Gesetz selbst sagt nur „sechs Wochen“; in dem unten genannten Urteil sind die Fehlzeiten in Arbeitstagen angegeben. Wer Kalendertage zählt, erreicht die Schwelle früher als mit Arbeitstagen und ist damit auf der sicheren Seite.
• Auch Kurzerkrankungen: Tage ohne ärztliche Bescheinigung sind trotzdem AU-Tage; wann eine Bescheinigung nötig ist, erklärt der Ratgeber drei Tage ohne Attest.

„Innerhalb eines Jahres“ versteht das Bundesarbeitsgericht als zurückliegenden Zeitraum von höchstens 365 Tagen, gerechnet ab dem Überschreiten der sechs Wochen (BAG, Urteil vom 18.11.2021, 2 AZR 138/21). Das Kalenderjahr spielt keine Rolle.

Die Tagesleiste: ein Datum pro Zeile

Die AU-Zeiträume stehen in einem eigenen Blatt „AU (eigen)“ mit Beginn in B und Ende in C, eine Zeile je Meldung. Ein zweites Blatt „Tage (eigen)“ enthält ab A2 jeden Kalendertag vom 01.01.2026 bis 31.12.2027 (=DATUM(2026;1;1), darunter jeweils +1). Spalte B markiert, ob der Tag in einem AU-Zeitraum liegt:

=--(SUMMENPRODUKT((A2-'AU (eigen)'!$B$2:$B$60>=0)*('AU (eigen)'!$C$2:$C$60-A2>=0))>0)

Der Tag zählt, wenn er nicht vor dem Beginn und nicht nach dem Ende liegt. Leere Zeilen der AU-Liste zählen nicht, weil ihr Ende als null gelesen wird. Überschneiden sich zwei Meldungen, etwa eine Erst- und eine Folgebescheinigung, wird der Tag trotzdem nur einmal gezählt.

Die gleitende Summe beginnt in C366, der Zeile für den 31.12.2026, und reicht 365 Zeilen zurück:

=SUMME(B2:B366)

Nach unten kopiert, verschiebt sich der Bereich jeden Tag um eine Zeile. Weil die Summe von einem Tag zum nächsten höchstens um 1 steigen kann, ist der erste Tag mit dem Wert 43 genau der Tag, an dem die Schwelle überschritten wird:

=INDEX($A$366:$A$731;VERGLEICH(43;$C$366:$C$731;0))

Beide Blätter und alle Formeln sind eine eigene Ergänzung. Die Vorlage bei Excelschnell erkennt die BEM-Pflicht bei mehr als 42 Kalendertagen selbst und führt die BEM-Fälle mit Verfahrensschritten.

Ein Beispiel über zwei Jahre

Eine Person hat zwischen März 2026 und Oktober 2027 sechs AU-Zeiträume. Die Tabelle zeigt sie mit ihrer Dauer in Kalendertagen:

Am 31.12.2026 steht die gleitende Summe bei 41. Am 11.01.2027 erreicht sie 42, am Dienstag, 12.01.2027, 43: Das ist der Schwellentag. Der Arbeitgeber bietet das BEM an, die Person stimmt zu, und das Verfahren wird am Freitag, 12.02.2027, abgeschlossen.

Nach dem BEM: der zweite Zähler

Am Tag des Abschlusses steht die gleitende Summe bei 46, weil die Zeiträume 1 bis 4 noch im Fenster liegen. Erst am 05.03.2027 fällt sie auf 42. Ohne weitere Regel würde das Register also wochenlang „über der Schwelle“ melden, obwohl das BEM gerade stattgefunden hat.

Das Bundesarbeitsgericht hat im genannten Urteil entschieden, dass grundsätzlich ein neues BEM durchzuführen ist, wenn der Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres nach Abschluss eines BEM erneut länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, auch wenn seit dem vorigen BEM noch kein Jahr vergangen ist. Ein zweiter Zähler bildet das ab. Mit dem Abschlussdatum in H1 zählt Spalte D nur Tage danach, Spalte E summiert wieder 365 Zeilen:

D2: =WENN(A2-$H$1>0;B2;0)
E366: =SUMME(D2:D366)

Der 27. Juni ist der heikle Tag: Die gleitende Summe überschreitet die Schwelle erneut, aber 29 der 43 Tage stammen aus der Zeit vor dem abgeschlossenen BEM. Das Urteil betraf Arbeitsunfähigkeit nach dem Abschluss; ob solche gemischten Fälle schon ein neues Angebot auslösen, ergibt sich daraus nicht eindeutig. Am 27. Oktober ist der Fall klar, denn dann liegen nach dem BEM selbst mehr als 42 Tage. Wer im Juni bereits ein neues Gespräch anbietet, ist auf der vorsichtigen Seite.

Wie das Krankheitsregister mit BEM-Schritten und Fristen aufgebaut ist, beschreibt die Seite zum Fehlzeiten- und BEM-Register; weitere Personalthemen stehen in der Liste aller Ratgeber.

Häufige Fragen

Warum eine Zeile pro Tag statt einer Formel je AU-Zeitraum?

Weil die Tagesleiste Überschneidungen von Erst- und Folgemeldungen automatisch nur einmal zählt und den genauen Tag des Überschreitens liefert. Mit 730 Zeilen für zwei Jahre bleibt die Datei klein.

Zählen Tage mit teilweiser Arbeitsunfähigkeit voll?

Der Wortlaut von § 167 Abs. 2 SGB IX nennt die teilweise Arbeitsunfähigkeit ausdrücklich neben der vollen. In der Tagesleiste bekommt ein solcher Tag deshalb ebenfalls den Wert 1. Praktisch wird das erst ab 2028, wenn die Teilarbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt werden kann; bis dahin gibt es nur volle AU-Tage.

Wie oft sollte der Schwellentag geprüft werden?

Am besten bei jeder neuen Krankmeldung, mindestens aber wöchentlich. Die Pflicht entsteht nach dem BAG, sobald innerhalb von höchstens einem Jahr sechs Wochen überschritten sind; ein Monatsrhythmus kann den Tag um Wochen verpassen.

Quellen

1. Bundesamt für Justiz§ 167 SGB IX Prävention
2. BundesarbeitsgerichtUrteil vom 18.11.2021 – 2 AZR 138/21
3. Bundesministerium für Gesundheit (gesund.bund.de)Betriebliches Eingliederungsmanagement
4. Microsoft SupportVERGLEICH (Funktion)
5. Bundesamt für Justiz§ 109 SGB IV Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten an den Arbeitgeber (Abs. 2: Teilarbeitsunfähigkeit ab 1. Juli 2028)

Die Schwelle nicht erst im Nachhinein sehen

Mit einer Tagesleiste zeigt das Register den Tag, an dem das Angebot fällig wird, und nach einem BEM, wann der nächste Anlass entsteht.

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