Ohne ärztliche Bescheinigung dürfen Beschäftigte bis zu drei Kalendertage krank zu Hause bleiben, sofern der Arbeitgeber nichts anderes verlangt. Die Regel klingt einfach, wird aber schnell unübersichtlich, sobald ein Wochenende oder Ostern dazwischenliegt. Dieser Ratgeber erklärt, was § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes genau verlangt, rechnet vier Fälle aus 2027 durch und zeigt, welche Spalten ein Register seit der elektronischen AU braucht. Wer die Fälle nicht selbst verwalten will, findet eine Krankmeldung-Vorlage in Excel mit eAU-Status.
Drei Kalendertage. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich bescheinigt sein (§ 5 Abs. 1 EntgFG). Wochenenden und Feiertage zählen bei den drei Tagen mit. Der Arbeitgeber darf die Bescheinigung auch früher verlangen, sogar ab dem ersten Tag. Gesetzlich Versicherte lassen die AU ärztlich feststellen und sich eine Bescheinigung aushändigen; vorlegen müssen sie sie nicht, der Arbeitgeber ruft die Daten elektronisch ab.
Was § 5 EntgFG genau verlangt
Das Gesetz trennt zwei Pflichten, die im Alltag oft vermischt werden:
- Anzeige ab dem ersten Tag: Die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer sind dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen, also am ersten Krankheitstag, unabhängig von jeder Bescheinigung.
- Nachweis ab dem vierten Kalendertag: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist eine ärztliche Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, sie früher zu verlangen.
- eAU statt Papier: Für gesetzlich Versicherte gilt seit der Neufassung § 5 Abs. 1a. Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit zu denselben Zeitpunkten ärztlich feststellen lassen und sich eine Bescheinigung aushändigen lassen; die Vorlagepflicht entfällt. Ausnahmen gelten für Minijobs in Privathaushalten und für Ärzte ohne Kassenzulassung.
Die Krankenkasse stellt dem Arbeitgeber nach § 109 SGB IV eine Meldung zum Abruf bereit, mit Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, dem Datum der ärztlichen Feststellung und der Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung. Privat Versicherte legen die Bescheinigung weiterhin selbst vor.
Vier Fälle aus 2027
Gezählt wird ab dem ersten Krankheitstag, auch wenn er ein Freitag ist. Der Stichtag für die Bescheinigung ist der erste Arbeitstag nach dem dritten Kalendertag. Bei einer Woche von Montag bis Freitag und den bundesweiten Feiertagen ergibt sich:
| Krank von | bis | Kalendertage | Arbeitstage | Bescheinigung nötig | spätestens am |
|---|---|---|---|---|---|
| Di 12.01. | Do 14.01. | 3 | 3 | nein | – |
| Do 11.02. | So 14.02. | 4 | 2 | ja | Mo 15.02. |
| Fr 23.04. | Di 27.04. | 5 | 3 | ja | Mo 26.04. |
| Mi 24.03. | Di 30.03. | 7 | 3 | ja | Di 30.03. |
Der zweite Fall überrascht oft: Wer Donnerstag und Freitag fehlt und am Wochenende weiter krank ist, ist vier Kalendertage arbeitsunfähig und braucht eine Bescheinigung, obwohl nur zwei Arbeitstage ausfallen. Praktisch heißt das: Der Arztbesuch gehört in die Zeit der Krankheit. Nach der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses soll die Arbeitsunfähigkeit für die Zeit vor der ersten ärztlichen Inanspruchnahme grundsätzlich nicht bescheinigt werden; eine Rückdatierung ist nur ausnahmsweise und in der Regel nur bis zu drei Tagen zulässig. Wer erst am Montag in die Praxis geht, sollte deshalb nicht mit einer Bescheinigung ab Donnerstag rechnen. Im vierten Fall verschieben Karfreitag am 26. März und Ostermontag am 29. März den Stichtag auf Dienstag, 30. März.
Im Register stehen Beginn in B und Ende in C, die Feiertage im Bereich FT. Dann rechnen die Spalten D bis F:
D2: =C2-B2+1E2: =WENN(D2>3;"ja";"nein")F2: =WENN(D2>3;ARBEITSTAG(B2+2;1;FT);"")
B2+2 ist der dritte Kalendertag, ARBEITSTAG mit 1 liefert den nächsten Arbeitstag danach und überspringt Wochenenden und Feiertage. Arbeitet jemand regelmäßig samstags, passt ARBEITSTAG.INTL mit einem eigenen Wochenendmuster besser. Spalten und Formeln sind eine eigene Ergänzung; die Vorlage bei Excelschnell rechnet Fehltage und Kalendertage je Meldung selbst und führt den eAU-Status.
Was ein Fehlzeitenregister seit der eAU braucht
Mit dem elektronischen Abruf entsteht eine Lücke: Zwischen der Krankmeldung per Telefon und der abrufbaren Meldung der Krankenkasse kann Zeit vergehen. Ein Register sollte deshalb beide Ereignisse getrennt festhalten:
- Anzeige am – Datum und Uhrzeit, wann die Person sich krank gemeldet hat.
- Beginn und Ende laut Anzeige – die voraussichtliche Dauer, später korrigiert.
- Stichtag Feststellung – die Formel aus Spalte F.
- eAU abgerufen am, Erst- oder Folgemeldung – aus der Meldung der Krankenkasse.
- Kalendertage und Arbeitstage – die einen für Fristen und Schwellen, die anderen für die Personalplanung.
Eine Spalte für Diagnosen gehört nicht hinein; der Arbeitgeber braucht sie für keine dieser Fristen. Fehlt eine fällige Bescheinigung, darf der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern, solange sie nicht vorliegt, es sei denn, die beschäftigte Person hat das Versäumnis nicht zu vertreten (§ 7 EntgFG).
Kurze Krankheiten zählen trotzdem
Ein Fehltag ohne Bescheinigung ist trotzdem ein Tag Arbeitsunfähigkeit. Er zählt zu den sechs Wochen Entgeltfortzahlung nach § 3 EntgFG und zu den Tagen, die für das betriebliche Eingliederungsmanagement maßgeblich sind. Wie die Schwelle von mehr als sechs Wochen in zwölf Monaten gerechnet wird, zeigt der Ratgeber zur BEM-Schwelle im Zwölfmonatsfenster.
Das Statistische Bundesamt weist darauf hin, dass in seine Berechnung der Krankheitstage nur Krankmeldungen eingehen, die länger als drei Tage dauern. Das eigene Register eines Betriebs zeigt deshalb meist mehr Fehltage als die amtliche Statistik, und das ist kein Fehler.
Wie Fehlzeiten, Bradford Factor und BEM-Fälle in einer Datei zusammenlaufen, beschreibt die Seite zum Krankheitsregister. Für die Jahresplanung mit Urlaub und Feiertagen gibt es den Urlaubskalender 2027; alle Personalthemen stehen in der Übersicht der Ratgeber.
Häufige Fragen
Darf der Arbeitgeber schon am ersten Krankheitstag eine Bescheinigung verlangen?
Ja. § 5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG berechtigt den Arbeitgeber, die ärztliche Bescheinigung früher zu verlangen. Bei gesetzlich Versicherten bedeutet das, dass die AU früher ärztlich festgestellt werden muss.
Was gilt, wenn die Krankheit an einem Freitag beginnt?
Freitag, Samstag und Sonntag sind die drei Kalendertage. Ist die Person am Montag noch krank, ist die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage und muss spätestens am Montag ärztlich festgestellt sein, wenn Montag ein Arbeitstag ist. Weil die Ärztin den Beginn nur ausnahmsweise zurückdatieren darf, ist ein Arztbesuch schon in den ersten Krankheitstagen die sichere Wahl.
Gilt die Drei-Tage-Regel auch für Minijobber?
Ja, § 5 EntgFG gilt für alle Arbeitnehmer. Für Minijobs in Privathaushalten bleibt es aber bei der Vorlage der Bescheinigung auf Papier, weil die eAU-Regel des Absatzes 1a für sie nicht gilt.
Was gilt, wenn die Krankheit länger dauert als bescheinigt?
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als bescheinigt, ist eine neue ärztliche Bescheinigung nötig. Im Register bekommt die Verlängerung eine eigene Zeile oder ein korrigiertes Enddatum mit dem Vermerk Folgemeldung.
Quellen
- Bundesamt für Justiz§ 5 EntgFG Anzeige- und Nachweispflichten
- Bundesamt für Justiz§ 109 SGB IV Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten an den Arbeitgeber
- Bundesamt für Justiz§ 7 EntgFG Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers
- Statistisches Bundesamt (Destatis)Krankenstand
- Gemeinsamer BundesausschussArbeitsunfähigkeits-Richtlinie, § 5 Abs. 3 (zuletzt geändert am 7.12.2023, in Kraft seit 21.2.2024)
Jeder Fehltag im Register
Auch die kurzen Krankheiten ohne Bescheinigung gehören erfasst. Erst dann stimmen die sechs Wochen und die BEM-Schwelle.
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