Tyhjä vuosikello työpajassa: kolme kierrosta, kuormitustarkistus ja siirto Exceliin

Tyhjä vuosikello on helppo tulostaa, mutta vaikea täyttää yksin: yksi ihminen muistaa omat tehtävänsä ja unohtaa muiden. Tässä oppaassa kello täytetään tiimin yhteisessä työpajassa kolmella kierroksella, ja lopuksi kuukausien kuormitus tarkistetaan Excelissä ennen kuin mitään lyödään lukkoon. Työpajan tuloksen voi siirtää ExcelVirtan vuosikellopohjaan, jossa toiminnot piirtyvät auringonsädekaavioksi ja Gantt-aikajanalle.

Ennen työpajaa: tulosta kello ja kerää kiintopisteet

Tulosta tyhjä kello A3-koolle. Excelissä koko kaavio mahtuu yhdelle arkille, kun Sivun asetukset -ikkunan Sivu-välilehdellä valitaan Skaalaus-kohdasta Sovita ja arvoiksi 1 sivua leveä × 1 sivua korkea. Kehälle tarvitaan vain kuukausien nimet; kaikki muu syntyy työpajassa.

Fasilitaattori kerää etukäteen kiintopisteet, joiden ajankohtaan tiimi ei itse voi vaikuttaa. Ne ovat eri tiimeissä eri asioita, mutta niitä yhdistää se, että kellon muut laput sijoitetaan niiden ympärille:

• Lomakausi: vuosilomalain lomakausi 2.5.–30.9. pienentää tiimin kapasiteettia kesällä. Lomatoiveiden ja ilmoitusten aikataulu käydään läpi lomasuunnittelun oppaassa, joten kelloon riittää yksi punainen kaari.
• Riskien arvioinnin tarkistus: työturvallisuuslain 10 §:n mukaan arvio on pidettävä ajan tasalla ja tarkistettava olosuhteiden olennaisesti muuttuessa. Kellossa se on säännöllinen tarkistus, ja muutokset hoidetaan niiden tullessa.
• Organisaation kalenteri: budjetin valmistelu, tilinpäätös ja johdon kokoukset, joihin tiimin on toimitettava lukuja.
• Asiakasvuosi: asiakaspalvelutiimille sesongit, kuten kampanjat ja laskutuksen ruuhkat, joita tiimi ei voi siirtää.

Kiintopisteiksi ei kirjata sellaista, minkä ajankohdasta tiimi voi itse päättää. Jos esimerkiksi kehityskeskustelut käydään aina helmikuussa vain tavan vuoksi, ne kuuluvat toisen kierroksen toistuviin töihin, ja niitä voi siirtää kuormitustarkistuksessa.

Työpaja kolmella kierroksella

1. Kiintopisteet, 15 min. Fasilitaattori kiinnittää kiintopisteet kehälle punaisilla lapuilla ja kertoo, mistä kukin tulee. Niistä ei keskustella, vaan ne ovat kehys kaikelle muulle.
2. Toistuvat työt, 25 min. Jokainen kirjoittaa omat vuosittain toistuvat tehtävänsä keltaisille lapuille, yksi tehtävä lappua kohden, ja kiinnittää ne kuukauteen, jolloin työ pääosin tehdään. Lapun kulmaan kategoria, esimerkiksi HR, Talous tai Työturvallisuus.
3. Uudet hankkeet, 20 min. Vihreille lapuille tulevan vuoden kehittämistyöt ja hankkeet. Jos hankkeelle ei löydy kuukautta, lappu menee kellon viereen odottamaan kuormitustarkistusta.
4. Kuormitustarkistus, 20 min. Laput lasketaan kuukausittain ja verrataan kapasiteettiin. Ylikuormitetuista kuukausista siirretään tehtäviä yhdessä sovittuun kuukauteen.
5. Vastuut, 10 min. Jokaiselle lapulle nimi. Lappu ilman vastuuhenkilöä jää pois kellosta.

Käytä lappujen kategorioina samoja nimiä, joita Excel-pohjassa käytetään. ExcelVirtan vuosikellossa on valmiina kahdeksan muokattavaa kategoriaa: HR, Talous, Johto, Markkinointi, Työturvallisuus, IT, Toiminta ja Projekti. Silloin siirto tiedostoon on pelkkää kirjoittamista.

Kuormitustarkistus Excelissä

Esimerkki on yksinkertaistettu yhdeksän hengen asiakaspalvelutiimistä, jonka seinälle kertyi 47 lappua. Laput kirjoitetaan omalle välilehdelle Työpaja (oma), jossa sarakkeessa B on kuukausi numerona 1–12. Toinen oma välilehti Kuormitus (oma) laskee laput kuukausittain. Kapasiteetti on tiimin oma arvio siitä, montako vuosikellon tehtävää kuukauteen mahtuu perustyön lisäksi. Kesä- ja heinäkuussa se on pienempi, koska osa tiimistä on lomalla.

Lappujen määrä lasketaan riville 2 ja kopioidaan alas:

=LASKE.JOS('Työpaja (oma)'!$B$2:$B$48;A2)

Tila-sarake merkitsee kuukaudet, joissa lappuja on enemmän kuin kapasiteettia: =JOS(B2>C2;"siirrä";""). Esimerkissä toukokuu, kesäkuu ja elokuu ylittyvät yhdellä lapulla. Tiimi siirsi yhden toukokuun tehtävän helmikuulle, yhden kesäkuun tehtävän heinäkuulle ja yhden elokuun tehtävän lokakuulle. Lappuja on edelleen 47, mutta yksikään kuukausi ei ylitä kapasiteettiaan.

Mistä kapasiteetti tulee

Kapasiteetti on taulukon tärkein luku, ja siksi se kannattaa päättää ennen työpajaa eikä kesken kuormitustarkistuksen. Esimerkin tiimi lähti edellisestä vuodesta: kiireisin kuukausi, joka vielä sujui ilman ylitöitä, oli syyskuu, ja siihen mahtui viisi vuosikellon tehtävää perustyön lisäksi. Luku 5 on solussa J1.

Lomakuukausina kapasiteettia pienennetään sillä osuudella, joka tiimin työpäivistä kuluu lomiin. Osuus kirjoitetaan omaan sarakkeeseen F, esimerkissä kesä- ja heinäkuulle 0,5 ja muille kuukausille 0, ja kapasiteetti lasketaan kaavalla:

=PYÖRISTÄ.DES.ALAS($J$1*(1-F2);0)

Kesä- ja heinäkuussa tulos on 5 × 0,5 = 2,5, joka pyöristyy alaspäin kahteen. Alaspäin pyöristäminen on tarkoituksellista: puolikas tehtävä ei mahdu kuukauteen, joten varovaisempi luku suojaa ruuhkalta. Kun lomasuunnitelma valmistuu keväällä, F-sarakkeen osuudet päivitetään todellisten lomien mukaan, ja Tila-sarake kertoo heti, jos jokin kuukausi menee yli.

Työpajan jälkeen: siirto tiedostoon

Valokuvaa seinä ennen kuin laput irrotetaan. Siirrä jokainen lappu toimintoluetteloon omalle rivilleen: toiminto, kuukausi, kategoria, vastuuhenkilö ja tila. Valmiissa vuosikellopohjassa kuukausi ja kategoria piirtyvät auringonsädekaavioon, joka on Microsoftin mukaan tarkoitettu juuri hierarkkisille tiedoille: jokainen taso on oma renkaansa, ja sisimpänä on ylin taso. Gantt-aikajana ja kojelauta päivittyvät samoista riveistä.

Seuraavana vuonna työpajaa ei aloiteta tyhjästä. Edellisen vuoden toimintoluettelo tulostetaan kellon pohjaksi, kiintopisteiden päivät tarkistetaan ja toistuvat työt käydään läpi yhdellä kysymyksellä: tehdäänkö tämä edelleen samassa kuukaudessa ja samalla vastuuhenkilöllä? Uudet hankkeet ja kuormitustarkistus tehdään kuten ensimmäisellä kerralla, koska juuri ne muuttuvat vuodesta toiseen. Valmistuneet hankkeet poistetaan luettelosta, jotta ne eivät vääristä seuraavan vuoden kuormitusta.

Sama työpaja toimii yhdistyksen hallitukselle. Kiintopisteet tulevat silloin säännöistä ja yhdistyslaista, ja toistuviin töihin kuuluu esimerkiksi jäsenluettelon päivitys ja jäsenrekisterin tietojen karsiminen. Työsuojelun rivit, kuten riskien arvioinnin tarkistus, saavat sisältönsä riskien pisteytyksestä. Kellon rakenteesta ja kaaviotyypeistä kerrotaan lisää vuosikellon työkirjan sivulla, ja kaikki suunnitteluoppaat löytyvät EnkelMalin opasosiosta.

Usein kysyttyä

Ketkä vuosikellotyöpajaan kannattaa kutsua?

Kaikki, joilla on vuosittain toistuvia tehtäviä, ja esihenkilö, joka voi päättää siirroista. Yli kymmenen hengen ryhmässä toistuvien töiden kierros kannattaa tehdä pareittain, jotta kaikki ehtivät kiinnittää lappunsa.

Miksi kiintopisteet merkitään ensin?

Koska niiden ajankohta ei jousta. Kun ne ovat kehällä ensin, toistuvat työt ja hankkeet sijoitetaan niiden ympärille, eikä kukaan suunnittele isoa hanketta lomien vahvistuksen kanssa samaan viikkoon.

Mitä tehdään lapuille, joille ei löydy kuukautta?

Ne jäävät kellon viereen odottamaan. Kuormitustarkistuksen jälkeen ne sijoitetaan kuukausiin, joissa kapasiteettia on vapaana, tai siirretään seuraavaan vuoteen.

Kuinka usein työpaja kannattaa pitää?

Kerran vuodessa koko kellolle, esimerkiksi syksyllä ennen budjetointia. Vuoden aikana tiedostoa päivitetään sitä mukaa kuin tehtäviä valmistuu tai siirtyy.

Lähteet

1. FinlexVuosilomalaki 162/2005 (ajantasainen)
2. FinlexTyöturvallisuuslaki 738/2002 (ajantasainen, muut. 987/2025)
3. Microsoft-tukiYhdelle sivulle sovittaminen
4. Microsoft-tukiAuringonsädekaavion luominen Officessa
5. Microsoft-tukiLASKE.JOS-funktio
6. Microsoft-tukiPYÖRISTÄ.DES.ALAS-funktio

Paperilta yhteiseksi tiedostoksi

Kun työpajan laput siirretään toimintoluetteloon vastuuhenkilöineen, kellosta tulee näkymä, jota koko tiimi voi päivittää vuoden mittaan.

Avaa vuosikellon tuotesivu