Excel-pohja

Automaattinen työvuorosuunnittelu — tasapuolinen vuorojako ilman manuaalista työtä

Työvuorosuunnittelija Pro tarjoaa kiertävän vuorosuunnittelun, henkilöstörekisterin, kustannuslaskennan ja automaattisen työaikalain (872/2019) tarkistuksen yhdessä työkirjassa.

  • Kiertävä vuorolista automaattisella rotaatiolla
  • Henkilöstörekisteri osaamisineen ja saatavuuksineen
  • Kustannuslaskenta ilta-, yö- ja viikonloppulisineen
  • Automaattinen työaikalain tarkistus
  • Suomen pyhäpäivät esiasetettuna
  • 100 % kaavoja — ei makroja
Lisää ostoskoriin
Työvuorosuunnittelija Pro yleisäkymä vuorolistalla ja työaikatarkistuksella

Manuaalinen vuorosuunnittelu on riski työnantajalle

Työterveyslaitoksen mukaan puutteellinen vuorosuunnittelu on yksi yleisimmistä syistä henkilöstön ylikuormitukseen ja työaikalain rikkomuksiin.

Ilman vuorosuunnittelutyökalua

  • Lakirikkomukset huomataan myöhässä — lepoajat ja enimmäistunnit tarkistetaan manuaalisesti
  • Vuorolista vie tunteja — manuaalinen vuorojen jakaminen joka viikko
  • Kustannukset ovat epäselviä — lisät lasketaan jälkikäteen
  • Tasapuolisuus puuttuu — vaikea todistaa, että vuorot on jaettu oikeudenmukaisesti

Työvuorosuunnittelija Prolla

  • Laki tarkistetaan automaattisesti — varoitukset lepoaika- ja enimmäistuntirikkomuksista
  • Vuorolista minuuteissa — kiertävä rotaatio täyttää vuorot automaattisesti
  • Kustannukset reaaliajassa — palkkakustannus vuoroa, viikkoa ja kuukautta kohti
  • Dokumentoitu tasapuolisuus — tilastot näyttävät vuorojakauman henkilöittäin

6 integroitua moduulia työvuorosuunnitteluun

Jokainen välilehti käsittelee vuorosuunnitteluprosessin eri vaiheen.

Vuorolista

Visuaalinen viikkolista värikoodatuilla vuoroilla (aamu, ilta, yö, vapaa). Näe koko henkilöstön viikko yhdellä näytöllä.

Henkilöstörekisteri

Kirjaa työntekijät osaamisineen, tuntipalkoineen ja saatavuuksineen. Tiedot kytketään automaattisesti vuorolistaan.

Kiertävä vuorolista

Automaattinen vuororotaatio 2–6 viikon sykleissä. Pohja jakaa vuorot tasapuolisesti ja näyttää jakaumatilastot.

Yhteenveto

Kojelauta miehitysasteesta, tuntijakaumasta henkilöittäin ja poikkeamaindikaattoreista. Valmis raportti ohjausryhmälle.

Kustannuslaskenta

Laske palkkakustannukset vuoroa, viikkoa ja kuukautta kohti. Ilta-, yö- ja pyhäpäivälisät huomioidaan automaattisesti.

Työaikatarkistus

Automaattinen tarkistus työaikalain vaatimuksia vastaan: päivittäinen lepoaika, viikoittainen vapaa-aika ja enimmäistyöaika.

Katso Työvuorosuunnittelija Pro käytännössä

Viisi näkymää vuorolistasta yhteenvetoon.

Työvuorosuunnittelija Pro päänäkymä miehitysasteella
Kojelauta — Miehitysaste
Vuorolista värikoodatuilla vuoroilla
Vuorolista — Vuorojako
Henkilöstörekisteri osaamisineen ja saatavuuksineen
Henkilöstö — Rekisteri
Yhteenveto tuntijakaumasta ja poikkeamista
Yhteenveto — Tilanneraportti
Kiertävä vuorolista automaattisella rotaatiolla
Kiertävä — Rotaatio

Vuorojakauma henkilöittäin — tasapuolisuus yhdellä silmäyksellä

Työvuorosuunnittelija Pro näyttää kunkin työntekijän vuorojakauman prosentteina. Esimerkki 4 viikon jaksolta:

Aamu
Ilta
Yö
Vapaa
Sanna K.
35 %
25 %
15 %
25 %
Mikko R.
30 %
30 %
15 %
25 %
Erika V.
25 %
35 %
15 %
25 %
Tavoite: Aamu-, ilta- ja yövuorot jakautuvat tasaisesti 4 viikon jakson aikana. Pohja varoittaa, jos jakauma poikkeaa yli 10 prosenttiyksikköä tavoitteesta.

Esimerkkiluvut — Työvuorosuunnittelija Pro laskee jakauman automaattisesti vuorolistastasi. Lähde: Työaikalaki 872/2019.

Tekniset tiedot

Muoto
.xlsx
Välilehdet
9 kpl
Maks. henkilöstö
50 työntekijää
Kiertävä vuorolista
2–6 viikkoa
Kieli
Suomi
Makrot
Ei — 100 % kaavoja
Yhteensopivuus
Excel 2016+
Koko
~50 KB

Usein kysytyt kysymykset Työvuorosuunnittelija Prosta

Kuinka monta työntekijää pohja käsittelee?
Työvuorosuunnittelija Pro käsittelee enintään 50 työntekijää yksilöllisine vuoroineen, osaamisineen ja saatavuuksineen. Rivejä voi lisätä tarvittaessa.
Tarkistaako pohja työaikalain?
Kyllä. Tarkistusvälilehti varoittaa automaattisesti, jos vuorolista rikkoo päivittäisen lepoajan (11 tuntia), viikoittaisen vapaa-ajan (35 tuntia) tai viikoittaisen enimmäistyöajan vaatimuksia työaikalain (872/2019) mukaisesti.
Voiko vuoroja kiertää automaattisesti?
Kyllä. Pohja sisältää kiertävän vuorosuunnittelumoduulin, joka jakaa vuorot automaattisesti työntekijöiden kesken 2–6 viikon sykleissä. Valitset syklipituuden ja mallin — pohja tekee loput.
Tarvitaanko makroja tai VBA:ta?
Ei. Pohja käyttää vain tavallisia Excel-kaavoja ja ehdollista muotoilua. Ei makroja, VBA:ta eikä lisäosia — avaa ja aloita heti.
Laskeeko pohja palkkakustannukset?
Kyllä. Kustannusvälilehti laskee palkkakustannukset vuoroa, viikkoa ja kuukautta kohti tuntipalkkojen ja ilta-, yö- ja pyhäpäivälisäen perusteella.
Toimiiko pohja Macilla?
Kyllä. Työvuorosuunnittelija Pro käyttää vain tavallisia Excel-toimintoja ja toimii sekä Windowsilla että Macilla, mukaan lukien Excel Online.
Voiko pohjaa jakaa tiimin kanssa?
Ehdottomasti. Jaa pohja SharePointin tai OneDriven kautta koko tiimille. Useampi henkilö voi työskennellä samassa tiedostossa samanaikaisesti Excel Onlinen kautta.
Miten pyhäpäivät huomioidaan?
Suomen pyhäpäivät on esiasetettu kalenteriin ja ne merkitään automaattisesti vuorolistaan poikkeavalla värikoodilla. Pyhäpäivälisät lasketaan oikein kustannusvälilehdellä.

Aloita älykkäämpi vuorosuunnittelu tänään

Lataa Työvuorosuunnittelija Pro ja saa täysi hallinta työvuoroista — valmis käyttöön kymmennessä minuutissa.

Lisää ostoskoriin

Aiheeseen liittyvät pohjat

TuntiSeuranta Premium

Tuntikirjanpito automaattisella tuntilaskennalla ja ylityöseurannalla.

LomaKalenteri Suite

Lomasuunnittelu saldoseurannalla ja koko tiimin yleisnäkymällä.

Kaikki suomalaiset pohjat

Tutustu koko valikoimaan ammattimaisia Excel-pohjia.
Käytämme evästeitä parantaaksemme kokemustasi. Lue lisää evästekäytännöstämme.