Excel-pohja

Työvuorosuunnittelu Excelissä – vuorolista, joka tarkistaa työaikalain puolestasi

Työvuorosuunnittelu Excelissä onnistuu tällä pohjalla ilman makroja: kuukauden vuorot valitaan pudotusvalikosta, kiertävä rotaatio jakaa vuorot ryhmille A–D ja tarkistusvälilehti näyttää punaisella, jos vuorokausilepo (11 h) tai viikkolepo (35 h) jää vajaaksi. Ilta-, yö- ja pyhälisät sekä palkkakustannukset lasketaan samassa tiedostossa.

  • Kiertävä vuorolista automaattisella rotaatiolla
  • Henkilöstörekisteri nimikkeineen, osastoineen ja ryhmäjakoineen
  • Kustannuslaskenta ilta-, yö- ja viikonloppulisineen
  • Automaattinen työaikalain tarkistus
  • Suomen pyhäpäivät esiasetettuna
  • 100 % kaavoja — ei makroja
Lisää ostoskoriin
Työvuorosuunnittelija Pro yleisäkymä vuorolistalla ja työaikatarkistuksella

Manuaalinen vuorosuunnittelu on riski työnantajalle

Työterveyslaitoksen mukaan puutteellinen vuorosuunnittelu on yksi yleisimmistä syistä henkilöstön ylikuormitukseen ja työaikalain rikkomuksiin.

Ilman vuorosuunnittelutyökalua

  • Lakirikkomukset huomataan myöhässä — lepoajat ja enimmäistunnit tarkistetaan manuaalisesti
  • Vuorolista vie tunteja — manuaalinen vuorojen jakaminen joka viikko
  • Kustannukset ovat epäselviä — lisät lasketaan jälkikäteen
  • Tasapuolisuus puuttuu — vaikea todistaa, että vuorot on jaettu oikeudenmukaisesti

Työvuorosuunnittelija Prolla

  • Laki tarkistetaan automaattisesti — varoitukset lepoaika- ja enimmäistuntirikkomuksista
  • Vuorolista minuuteissa — kiertävä rotaatio täyttää vuorot automaattisesti
  • Kustannukset reaaliajassa — palkkakustannus vuoroa, viikkoa ja kuukautta kohti
  • Dokumentoitu tasapuolisuus — tilastot näyttävät vuorojakauman henkilöittäin

6 integroitua moduulia työvuorosuunnitteluun

Jokainen välilehti käsittelee vuorosuunnitteluprosessin eri vaiheen.

Vuorolista

Visuaalinen viikkolista värikoodatuilla vuoroilla (aamu, ilta, yö, vapaa). Näe koko henkilöstön viikko yhdellä näytöllä.

Henkilöstörekisteri

Kirjaa työntekijät nimikkeineen, osastoineen, työaikaprosentteineen ja tuntipalkkoineen. Tiedot kytketään automaattisesti vuorolistaan.

Kiertävä vuorolista

Kiertävä vuorolista ryhmille A–D: määrität jaksot, ja pohja kiertää vuorot automaattisesti. Tuntijakauma vuorotyypeittäin näkyy Yhteenveto-välilehdellä.

Yhteenveto

Kojelauta miehitysasteesta, tuntijakaumasta henkilöittäin ja poikkeamaindikaattoreista. Valmis raportti ohjausryhmälle.

Kustannuslaskenta

Laske palkkakustannukset vuoroa, viikkoa ja kuukautta kohti. Ilta-, yö- ja pyhäpäivälisät huomioidaan automaattisesti.

Työaikatarkistus

Automaattinen tarkistus työaikalain vaatimuksia vastaan: päivittäinen lepoaika, viikoittainen vapaa-aika ja enimmäistyöaika.

Katso Työvuorosuunnittelija Pro käytännössä

Viisi näkymää vuorolistasta yhteenvetoon.

Työvuorosuunnittelija Pro päänäkymä miehitysasteella
Kojelauta — Miehitysaste
Vuorolista värikoodatuilla vuoroilla
Vuorolista — Vuorojako
Henkilöstörekisteri ryhmäjakoineen
Henkilöstö — Rekisteri
Yhteenveto tuntijakaumasta ja poikkeamista
Yhteenveto — Tilanneraportti
Kiertävä vuorolista automaattisella rotaatiolla
Kiertävä — Rotaatio

Vuorojakauma henkilöittäin — tasapuolisuus yhdellä silmäyksellä

Työvuorosuunnittelija Pro näyttää kunkin työntekijän vuorojakauman prosentteina. Esimerkki 4 viikon jaksolta:

Aamu
Ilta
Yö
Vapaa
Sanna K.
35 %
25 %
15 %
25 %
Mikko R.
30 %
30 %
15 %
25 %
Erika V.
25 %
35 %
15 %
25 %
Tavoite: Aamu-, ilta- ja yövuorot jakautuvat tasaisesti 4 viikon jakson aikana. Toteutunut jakauma näkyy Yhteenveto-välilehden tuntijakaumasta; varoitusrajan voi lisätä itse ehdollisella muotoilulla.

Esimerkkiluvut — Työvuorosuunnittelija Pro laskee jakauman automaattisesti vuorolistastasi. Lähde: Työaikalaki 872/2019.

Tekniset tiedot

Muoto
.xlsx
Välilehdet
9 kpl
Maks. henkilöstö
25 työntekijää
Kiertävä vuorolista
2–6 viikkoa
Kieli
Suomi
Makrot
Ei — 100 % kaavoja
Yhteensopivuus
Excel 2016+
Koko
~50 KB

Tasapuolinen työvuorolista

Tasapuolinen työvuorolista ei tarkoita, että kaikilla on samat vuorot. Se tarkoittaa, että raskaimmat vuorot – illat, yöt ja viikonloput – jakautuvat jakson aikana suhteessa kunkin työaikaan ja että jako on perusteltavissa luvuilla.

  1. Sovi raskaat vuorot etukäteen. Kirjaa, lasketaanko perjantai-ilta viikonlopuksi ja painaako yövuoro enemmän kuin ilta.
  2. Katso pidempää jaksoa. Yksittäinen viikko on aina epätasainen; vertailu tehdään vähintään neljän viikon tai koko tasoittumisjakson ajalta.
  3. Suhteuta työaikaprosenttiin. 60 prosentin työajalla olevan tavoite on 60 % täysaikaisen viikonloppuvuoroista, ei sama lukumäärä.
  4. Korjaa seuraavassa jaksossa. Ero tasataan seuraavalla listalla, ja poikkeuksen syy kirjataan, jotta sama keskustelu ei toistu.

Pohjan yhteenveto näyttää tunnit vuorotyypeittäin, ja kiertävän listan ryhmärytmiä voi säätää, jos yö- ja viikonloppuvuorot kasautuvat samoille ihmisille. Pisteytysmalli ja laskettu esimerkki ovat oppaassa tasapuolinen työvuorolista käytännössä, ja koko suunnittelukierros miehitystarpeesta julkaistuun listaan on kuvattu oppaassa työvuorojen suunnittelu miehitystarpeesta julkaisuun.

Usein kysytyt kysymykset Työvuorosuunnittelija Prosta

Kuinka monta työntekijää pohja käsittelee?
Työvuorosuunnittelija Pro käsittelee enintään 25 työntekijää ja 8 vuorotyyppiä kuukauden vuorolistalla. Rivejä voi lisätä tarvittaessa.
Tarkistaako pohja työaikalain?
Kyllä. Tarkistusvälilehti varoittaa automaattisesti, jos vuorolista rikkoo päivittäisen lepoajan (11 tuntia), viikoittaisen vapaa-ajan (35 tuntia) tai viikoittaisen enimmäistyöajan vaatimuksia työaikalain (872/2019) mukaisesti.
Voiko vuoroja kiertää automaattisesti?
Kyllä. Pohja sisältää kiertävän vuorosuunnittelumoduulin, jossa määrität jaksot ryhmille A–D ja pohja kiertää vuorot automaattisesti.
Tarvitaanko makroja tai VBA:ta?
Ei. Pohja käyttää vain tavallisia Excel-kaavoja ja ehdollista muotoilua. Ei makroja, VBA:ta eikä lisäosia — avaa ja aloita heti.
Laskeeko pohja palkkakustannukset?
Kyllä. Kustannusvälilehti laskee palkkakustannukset vuoroa, viikkoa ja kuukautta kohti tuntipalkkojen ja ilta-, yö- ja pyhäpäivälisäen perusteella.
Toimiiko pohja Macilla?
Kyllä. Työvuorosuunnittelija Pro käyttää vain tavallisia Excel-toimintoja ja toimii sekä Windowsilla että Macilla, mukaan lukien Excel Online.
Voiko pohjaa jakaa tiimin kanssa?
Ehdottomasti. Jaa pohja SharePointin tai OneDriven kautta koko tiimille. Useampi henkilö voi työskennellä samassa tiedostossa samanaikaisesti Excel Onlinen kautta.
Miten pyhäpäivät huomioidaan?
Suomen pyhäpäivät on esiasetettu kalenteriin ja ne merkitään automaattisesti vuorolistaan poikkeavalla värikoodilla. Pyhäpäivälisät lasketaan oikein kustannusvälilehdellä.
Kuinka pitkä vuorokausilepo työvuorojen välissä pitää olla?
Työaikalain 25 §:n mukaan työntekijälle on annettava jokaisen työvuoron alkamista seuraavan 24 tunnin aikana vähintään 11 tunnin keskeytymätön lepoaika. Jaksotyössä lepo saadaan työn järjestelyihin liittyvistä syistä lyhentää yhdeksään tuntiin. Työehtosopimuksessa voi olla tarkempia määräyksiä.
Paljonko viikkolepoa työntekijälle kuuluu?
Työaikalain 27 §:n mukaan vähintään 35 tunnin keskeytymätön lepoaika kerran seitsemän päivän aikana, mahdollisuuksien mukaan sunnuntain yhteydessä. Viikkolepo voidaan järjestää myös keskimäärin 35 tunniksi 14 vuorokauden aikana, kunhan lepoa on jokaisella seitsemän päivän jaksolla vähintään 24 tuntia yhtäjaksoisesti.
Milloin työvuoroluettelo on annettava työntekijöille?
Työaikalain 30 §:n mukaan työvuoroluettelo on saatettava kirjallisesti työntekijöiden tietoon hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Luettelo laaditaan vähintään viikoksi, ja julkaisun jälkeen sitä saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä.

Aloita älykkäämpi vuorosuunnittelu tänään

Lataa Työvuorosuunnittelija Pro ja saa täysi hallinta työvuoroista — valmis käyttöön kymmennessä minuutissa.

Lisää ostoskoriin

Aiheeseen liittyvät pohjat

TuntiSeuranta Premium

Tuntikirjanpito automaattisella tuntilaskennalla ja ylityöseurannalla.

LomaKalenteri Suite

Lomasuunnittelu saldoseurannalla ja koko tiimin yleisnäkymällä.

Kaikki suomalaiset pohjat

Tutustu koko valikoimaan ammattimaisia Excel-pohjia.
Käytämme evästeitä parantaaksemme kokemustasi. Lue lisää evästekäytännöstämme.