Onderhoudsplanning maken voor gebouw en installaties: intervallen van drie tot achtenveertig maanden in één jaaroverzicht

In een bedrijfspand lopen de onderhoudsritmes door elkaar: de filters van de ventilatie om het halfjaar, de lift elk kwartaal een onderhoudsbeurt en om de achttien maanden een keuring, de cv-ketel van 150 kW jaarlijks onderhoud en eens in de vier jaar een wettelijke keuring. Een jaarplanning met twaalf kolommen laat de lange intervallen gemakkelijk vallen, omdat ze niet elk jaar terugkomen. Deze gids zet op een rij welke keuringen de regels vragen, welke intervallen je zelf kiest en hoe één formule elk interval in de juiste maand van 2027 zet. Voor inventaris, keuringsregistratie en werkorders is er een onderhoudsplanner in Excel voor machines en installaties.

Welke intervallen uit de regels komen

Voor een gewoon bedrijfspand met kantoor en een kleine werkplaats zijn dit de vaste punten. De lijst is een selectie; brandmeldinstallaties, noodverlichting, koelinstallaties met F-gassen en drinkwaterinstallaties in bijvoorbeeld zorggebouwen hebben eigen regels die per gebouw verschillen.

Daarnaast wordt een lift na elke reparatie of wijziging opnieuw gekeurd voordat hij weer in gebruik gaat (artikel 18 lid 3); dat is een keuring buiten het vaste ritme, die je na de reparatie als losse regel met één datum in de lijst zet. Voor de gasketel en de lift ligt het interval dus vast; voor de werkplaats bepaalt de werkgever het interval op basis van gebruik en slijtage. Voor de rest, zoals filters, dakgoten en het jaarlijkse onderhoud van de ketel, volg je de voorschriften van fabrikant of installateur. Schrijf bij elk eigen interval op waar het vandaan komt, dan is later na te gaan waarom het zo is gekozen.

Eén lijst met de volgende datum

Begin niet bij de laatste uitvoering, maar bij de datum die op de keuringssticker, het certificaat of de onderhoudsbon staat als volgende keer. Die datum staat op papier en hoeft niemand uit te rekenen. Een eigen voorbeeld met tien onderdelen van een pand met kantoor en een kleine werkplaats, op het blad Ritme (eigen): de omschrijving in A, een code in B (W voor een wettelijke keuring, O voor onderhoud of inspectie volgens fabrikant, contract of verzekeraar, E voor een controle waarvan je het interval helemaal zelf kiest), het interval in maanden in C, de volgende datum in D en in E waar het interval vandaan komt.

Eén formule voor elk interval

In H1 tot en met S1 staan de eerste dagen van de maanden van 2027 (01-01-2027 tot en met 01-12-2027). In elke cel van H2:S11 telt de formule hoeveel maanden die maand na de maand van de volgende datum ligt. Is dat nul of meer en precies deelbaar door het interval, dan zet ze de code uit kolom B in de cel. De buitenste ALS houdt een regel zonder interval of datum leeg, zodat REST niet door nul deelt:

H2: =ALS(OF($C2="";$D2="");"";ALS(EN((JAAR(H$1)-JAAR($D2))*12+MAAND(H$1)-MAAND($D2)>=0;REST((JAAR(H$1)-JAAR($D2))*12+MAAND(H$1)-MAAND($D2);$C2)=0);$B2;""))

Kopieer de formule naar het hele blok. Omdat ze met maanden rekent en niet met dagen, komt de functietest van 15 maart in maart en daarna in september terecht. Het resultaat voor 2027:

Twee regels blijven in 2027 leeg: de keuring van de gasketel valt in juni 2028 en de inspectie van de elektrische installatie in maart 2029. Juist daarom horen ze in dezelfde lijst; wie alleen een jaarplanning per kalenderjaar bijhoudt, ziet ze pas als het zover is. Het aantal per maand staat met =AANTAL.ALS(H2:H11;"?") onder elke kolom. September is de drukste maand: de onderhoudsbeurt van de ketel, de liftkeuring en de functietest van de noodverlichting.

Na de uitvoering: de datum bijwerken

De lijst werkt alleen als kolom D actueel blijft. Na elke uitvoering vervang je de datum in kolom D door de nieuwe volgende datum van de sticker of het rapport; is een keuring een maand eerder gedaan, dan schuift de hele reeks mee.

De onderhoudsplanner van Excelmodellen heeft volgens de productbeschrijving een jaarplanning over twaalf maanden waarin taken worden gemarkeerd als preventief, correctief, keuring of uitgevoerd, en een keuringsregistratie met instantie, resultaat, certificaatnummer, vervaldatum en de status geldig, verlopen of afgekeurd. Het blad Ritme (eigen) met de formule hierboven zit er niet in; het is een eigen toevoeging om de maanden te vinden die je daarna in de jaarplanning markeert. Hoe het bestand de conditiescore, de werkorders en de keuringen bijhoudt, staat bij het onderhoudsplan met werkorders en keuringen. De maanden met veel onderhoud zet je ook in de jaarplanning van de organisatie, zodat niemand een liftkeuring plant in de week van een verhuizing. Andere praktische gidsen staan in het gidsenoverzicht van EnkelMal.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet een cv-ketel in een bedrijfspand worden gekeurd?

Voor een stookinstallatie op gas (geen waterstof) geldt de periodieke keuringsplicht bij meer dan 100 kW: dan ten minste eens per vier jaar. Bij 100 kW of minder noemt IPLO voor gas geen periodieke keuringsplicht. Het onderhoud volgt dan uit de voorschriften van de fabrikant of installateur.

Mag ik twee beurten in dezelfde maand samenvoegen als de installateur maar één keer komt?

Ja, zolang je naar voren schuift en niet naar achteren. Een wettelijke keuring (code W) mag nooit later dan de datum op de sticker; onderhoud met code O of E kun je een paar weken eerder laten doen, zodat het met een ander bezoek samenvalt. Zet daarna de nieuwe volgende datum in kolom D, dan rekent de rest van het jaar vanzelf mee.

Wat als er geen volgende datum op de bon of sticker staat?

Vraag hem op bij de keurder of installateur. Staat alleen de uitvoeringsdatum op het rapport, tel er dan het interval in maanden bij op en zet die datum als vaste waarde in kolom D. Een wettelijke keuring met een eigen geldigheidsduur op het certificaat volgt altijd die datum.

Bronnen

1. IPLO (Informatiepunt Leefomgeving)Keuringsverplichtingen voor kleine en middelgrote stookinstallaties
2. wetten.overheid.nlWarenwetbesluit liften 2016, artikel 18
3. wetten.overheid.nlArbeidsomstandighedenbesluit, artikel 7.4a
4. Microsoft SupportREST, functie

Elk interval, één jaaroverzicht

Een keuring om de vier jaar en een filterwissel om het halfjaar horen in dezelfde planning. Met de datum van de laatste uitvoering en het interval in maanden zet Excel ze allebei in de juiste maand.

Naar de onderhoudsplanner