Frequent kort verzuim valt pas op als iemand de meldingen naast elkaar legt. In een lijst met ziekmeldingen gebeurt dat niet vanzelf, en een telling per kalenderjaar mist precies de meldingen rond de jaarwisseling. Deze gids laat zien wat je per melding wel en niet vastlegt, hoe Excel per medewerker het aantal meldingen in de afgelopen twaalf maanden telt en welk signaal daar logisch uit volgt. Voor de volledige administratie met Bradford Factor en Poortwachter-termijnen is er een verzuimregistratie in Excel zonder medische diagnoses.
Leg per ziekmelding alleen vast wat de AP toestaat: bereikbaarheid, verwachte duur, lopende afspraken en of het om een arbeidsongeval, een verkeersongeval met verhaalsrecht of een vangnetregeling gaat, plus de eerste en laatste ziektedag; nooit de diagnose of klachten. Tel per melding hoeveel meldingen dezelfde medewerker in de twaalf maanden ervoor had. Bij de derde melding binnen twaalf maanden zet Excel een signaal voor een verzuimgesprek. Die grens is een eigen afspraak, geen wettelijke regel.
Wat er per melding in de registratie mag
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is daar duidelijk over: een werkgever mag een zieke werknemer een aantal vragen stellen, zoals hoe lang hij verwacht afwezig te zijn, maar niet naar de aard en oorzaak van de ziekte vragen of die vastleggen. Wat een werknemer uit zichzelf over zijn klachten vertelt, schrijf je evenmin op. Voor het personeelsdossier noemt de AP de verzuimfrequentie, hoe vaak de werknemer er niet is, uitdrukkelijk als gegeven dat erin mag; gezondheidsgegevens meestal niet.
| Gegeven | Waar in het bestand | Waarom nodig |
|---|---|---|
| Eerste en laatste ziektedag | meldingenlijst, kolom B en C | duur, frequentie en loondoorbetaling |
| Verband met een arbeidsongeval (ja/nee) | meldingenlijst, extra kolom | gevolgen voor de aanpak van het werk |
| Verkeersongeval met verhaalsrecht (ja/nee) | meldingenlijst, extra kolom | kosten van verzuim en re-integratie verhalen op de veroorzaker |
| Valt onder een vangnetregeling van de Ziektewet (ja/nee) | meldingenlijst, extra kolom; welke regeling hoeft de werknemer niet te zeggen | mogelijke Ziektewetuitkering |
| Hoe lang de werknemer denkt dat het duurt | notitie bij de melding | werk overdragen of vervanging regelen |
| Lopende werkzaamheden en afspraken | overdrachtsnotitie, niet in de lijst | overdracht |
| Telefoonnummer en (verpleeg)adres | apart blad dat alleen de leidinggevende ziet | bereikbaarheid tijdens de ziekte |
| Diagnose, klachten, oorzaak, eigen vermoedens | nergens | medische gegevens blijven bij de bedrijfsarts of arbodienst; vermoedens zijn geen feiten |
Gebruik in een gedeeld bestand codes in plaats van namen en bewaar de sleutel apart. Wie de lijst inziet, ziet dan alleen datums.
Waarom per kalenderjaar tellen te laat is
Een eigen voorbeeld met vier medewerkers, P1 tot en met P4, van februari 2026 tot mei 2027. Op het blad Meldingen (eigen) staan de meldingen op volgorde van eerste ziektedag, met de medewerker in A, de eerste ziektedag in B en de laatste ziektedag in C. P4 is op de peildatum woensdag 12 mei 2027 nog ziek.
| Rij | A | B Eerste dag | C Laatste dag | D In 12 maanden | E Signaal | F Duur (dagen) | G Zelfde kalenderjaar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | P2 | di 03-02-2026 | vr 06-02-2026 | 1 | 4 | 1 | |
| 3 | P2 | wo 17-06-2026 | do 18-06-2026 | 2 | 2 | 2 | |
| 4 | P1 | ma 16-11-2026 | wo 18-11-2026 | 1 | 3 | 1 | |
| 5 | P1 | do 14-01-2027 | vr 15-01-2027 | 2 | 2 | 1 | |
| 6 | P3 | ma 25-01-2027 | vr 19-03-2027 | 1 | 54 | 1 | |
| 7 | P4 | di 02-02-2027 | do 04-02-2027 | 1 | 3 | 1 | |
| 8 | P4 | wo 24-02-2027 | vr 26-02-2027 | 2 | 3 | 2 | |
| 9 | P1 | ma 08-03-2027 | di 09-03-2027 | 3 | gesprek | 2 | 2 |
| 10 | P2 | di 13-04-2027 | do 15-04-2027 | 2 | 3 | 1 | |
| 11 | P4 | di 11-05-2027 | 3 | gesprek | 3 |
P1 heeft in vier maanden drie keer kort verzuim, maar in 2027 staan er maar twee meldingen: de eerste viel in november 2026. Een telling per jaar zou het signaal pas bij een vierde melding geven. P2 laat het omgekeerde zien: drie meldingen in veertien maanden, maar de melding van februari 2026 ligt op 13 april 2027 meer dan twaalf maanden terug en telt niet meer mee. Bij P4 zijn beide tellingen gelijk. P3 heeft één lange melding en geen signaal voor frequent verzuim; daarvoor gelden de stappen van de Wet verbetering poortwachter.
De telling in twee formules
Kolom D telt de meldingen van dezelfde medewerker met een eerste ziektedag na dezelfde dag twaalf maanden eerder, en trekt de latere meldingen eraf. Zo telt elke regel alleen terug in de tijd:
D2: =AANTALLEN.ALS($A$2:$A$200;A2;$B$2:$B$200;">"&ZELFDE.DAG(B2;-12))-AANTALLEN.ALS($A$2:$A$200;A2;$B$2:$B$200;">"&B2)E2: =ALS(D2>=3;"gesprek";"")
ZELFDE.DAG(B2;-12) geeft de datum precies twaalf maanden voor de eerste ziektedag. Omdat de tweede telling alles na B2 aftrekt, blijft het resultaat goed als je meldingen later aanvult of de lijst sorteert. Kolom F geeft de duur in kalenderdagen en blijft leeg zolang de melding loopt; kolom G staat er alleen ter vergelijking en telt op dezelfde manier, maar vanaf 1 januari van het jaar van de melding:
F2: =ALS(C2="";"";C2-B2+1)G2: =AANTALLEN.ALS($A$2:$A$200;A2;$B$2:$B$200;">="&DATUM(JAAR(B2);1;1))-AANTALLEN.ALS($A$2:$A$200;A2;$B$2:$B$200;">"&B2)
De drempel van drie meldingen in twaalf maanden is een keuze. Leg hem vast in het verzuimbeleid en zet hem in een eigen cel in plaats van in de formule, zodat iedereen dezelfde grens gebruikt.
Signaal, Bradford Factor en meldingsfrequentie
Het signaal kijkt alleen naar het aantal meldingen. De Bradford Factor weegt frequentie zwaarder dan duur: S² × D, met S het aantal meldingen en D het aantal verzuimdagen. De verzuimregistratie van Excelmodellen berekent die factor volgens de productbeschrijving per medewerker en deelt hem in vijf niveaus in, van laag tot zeer hoog; de voortschrijdende telling en het gesprekssignaal uit deze gids zijn een eigen toevoeging. De meldingsfrequentie van het CBS is een teamcijfer: de verhouding tussen het aantal verzuimgevallen en het aantal personeelsleden, omgerekend naar jaarbasis. Hoe je die per kwartaal uitrekent, staat in het voorbeeld van Excelmodellen over verzuimpercentage en meldingsfrequentie berekenen.
Het gesprek na een signaal gaat over de meldingen en het werk, niet over de ziekte. Twijfel je of er meer achter zit, dan is de bedrijfsarts de aangewezen persoon; die bekijkt bij langer verzuim de situatie en maakt een probleemanalyse met een advies aan de werkgever. Hoe het bestand de Poortwachter-termijnen en het verzuimpercentage per afdeling toont, staat bij de verzuimregistratie met Poortwachter-tijdlijn. Verzuim en vakantie lopen in de praktijk door elkaar; het opbouwen van vakantie-uren bij wisselende uren staat in de gids over vakantie-uren voor parttimers. Alle onderwerpen staan in het gidsenoverzicht.
Veelgestelde vragen
Mag ik in de registratie zetten dat iemand griep had?
Nee. Ook een onschuldige diagnose is een gezondheidsgegeven. Leg alleen de datums, de verwachte duur en praktische afspraken vast; wat de werknemer zelf vertelt over zijn klachten, schrijf je niet op.
Telt een melding die over de jaargrens loopt dubbel mee?
Nee. De telling gaat uit van de eerste ziektedag, en elke melding staat op één regel. Een melding van eind december tot begin januari telt één keer, in het jaar waarin ze begon.
Moet ik een medewerker vertellen dat er een signaal is?
Het signaal is een interne aanleiding voor een gesprek. Vertel in dat gesprek welke datums je ziet en waarom je het bespreekt; de medewerker heeft bovendien recht op informatie over de gegevens die je over hem vastlegt.
Bronnen
- Autoriteit PersoonsgegevensRegels voor werkgevers bij zieke werknemers
- Autoriteit PersoonsgegevensPersoneelsdossiers
- CBSMeldingsfrequentie ziekteverzuim
- RijksoverheidRegels en verplichtingen bij ziekte
Tel over twaalf maanden, niet per jaar
Een derde melding kan net over de jaargrens vallen. Met een voortschrijdende telling zie je haar wel, en met alleen datums en duur blijft de registratie binnen wat de AVG toestaat.
Naar de verzuimregistratie