Excel-mall

Schemaverktyg i Excel – personalschema som kontrolleras mot arbetstidslagen

Ett schemaverktyg ska göra två saker: fördela passen rättvist och säga till när schemat bryter mot reglerna. SchemaVerktyg Master är en schemamall i Excel för upp till 25 anställda, med månadsschema, rullande rotation, kostnad inklusive OB och en kontrollflik som varnar vid för kort dygnsvila, för kort veckovila eller för mycket övertid enligt arbetstidslagen.

  • Veckoschema med färgkodade arbetspass
  • Rullande schema med automatisk passrotation
  • Personalregister med kompetens och tillgänglighet
  • Kostnadsberäkning per pass, vecka och månad
  • Automatisk arbetstidskontroll mot lagen
  • 100 % formler — inga makron
Lägg i varukorg
Schemaverktyg i Excel – översikt med personalschema och bemanning per dag
Ingen installation 25 anställda Röda dagar inlagda Arbetstidskontroll

Manuell schemaläggning kostar mer än du tror

Ett schema som pusslas ihop för hand varje vecka tar tid – och det är lätt att missa en för kort vila mellan ett kvällspass och nästa morgon.

Utan schemaverktyg

  • Schemat tar timmar — manuell pussling med pass, ledigheter och önskningar varje vecka
  • Lagbrott riskeras — svårt att hålla koll på dygnsvila, veckovila och maxtimmar
  • Kostnaderna är oläsliga — OB-tillägg och övertid beräknas i efterhand
  • Rotationen bråkar — rättvis fördelning av obekväma pass är svår att bevisa

Med SchemaVerktyg Master

  • Schemat på minuter — rullande rotation fyller automatiskt i pass för hela perioden
  • Lagen kontrolleras — varningar vid överskridande av arbetstidslagen
  • Kostnader i realtid — se personalkostnad per pass, vecka och månad direkt
  • Rättvis rotation — systemet fördelar pass jämnt och visar fördelningsstatistik

7 integrerade moduler — från personal till färdigt schema

Varje flik hanterar ett specifikt steg i schemaläggningsprocessen.

Veckoschema

Visuellt veckoschema med färgkodade pass (FM, EM, natt, ledig). Se hela personalens vecka på en skärm.

Personalregister

Registrera anställda med kompetens, anställningsform, timlön och tillgänglighet. Kopplas automatiskt till schemat.

Rullande schema

Automatiskt rullande schema som roterar pass mellan medarbetare i cykler om 2–6 veckor. Rättvis och transparent fördelning.

Dashboard

Översikt med bemanningsgrad per dag, timfördelning per person och avvikelseindikator. Perfekt för veckogenomgång.

Röda dagar

Svenska helgdagar och röda dagar fördefinierade. Schemat markerar automatiskt avvikande dagar med korrekt OB-påslag.

Kostnadsberäkning

Beräkna lönekostnader per pass, vecka och månad. OB-tillägg för kväll, natt och helg ingår i kalkylen.

Arbetstidskontroll

Automatisk kontroll mot Arbetstidslagen (1982:673): dygnsvila, veckovila och maxtimmar.

Se SchemaVerktyg Master i detalj

Fyra skärmdumpar från veckoschema till översikt.

SchemaVerktyg Master huvudvy med bemanningsöversikt
Dashboard — Bemanningsöversikt
Veckoschema med färgkodade arbetspass
Veckoschema — Arbetspass
Personalregister med kompetens och tillgänglighet
Personal — Register
Översikt med timfördelning och kostnadsberäkning
Översikt — Timfördelning

Rullande rotation — så fördelas passen automatiskt

SchemaVerktyg Master roterar pass automatiskt i cykler. Nedan ser du ett exempelschema med fyra medarbetare och fyraskiftsrotation över en vecka:

Mån
Tis
Ons
Tor
Fre
Lör
Sön
Anna S.
FM
FM
EM
EM
Ledig
Ledig
Natt
Erik L.
EM
EM
Ledig
Ledig
Natt
Natt
FM
Lisa M.
Ledig
Ledig
Natt
Natt
FM
FM
EM
Oskar P.
Natt
Natt
FM
FM
EM
EM
Ledig
FM (06–14) EM (14–22) Natt (22–06) Ledig

Exempeldata — SchemaVerktyg Master genererar rotationen automatiskt baserat på dina inställningar.

Kom igång på tre steg

1

Registrera personal

Lägg in anställda med namn, kompetens, timlön och tillgänglighet i personalfliken. Uppgifterna kopplas automatiskt till schemat.

2

Välj rotationsmönster

Gå till rullande schema och välj cykellängd (2–6 veckor). Mallen fördelar automatiskt pass mellan personalen.

3

Kontrollera och publicera

Använd kontrollfliken för att verifiera att schemat uppfyller arbetstidslagen. Exportera till PDF eller dela via SharePoint.

Excel-mall kontra schemaprogram

Egenskap SchemaVerktyg Master Online-schemaprogram
KostnadEngångsköpPer anställd/månad
Rullande schemaInbyggtOfta premiumfunktion
KostnadsberäkningAutomatiskSällan inbyggt
OfflineanvändningAlltid tillgängligKräver internet
DatasekretessLokalt på din datorMolnlagring

Tekniska specifikationer

Format
.xlsx
Flikar
9 st
Max personal
25 anställda
Rullande schema
2–6 veckor
Språk
Svenska
Makron
Nej — 100 % formler
Kompatibilitet
Excel 2016+
Storlek
~50 KB

Personalschema och arbetsschema – samma data

Personalschema

Chefens vy: alla medarbetare på rader, dagarna i kolumner. Här ser du bemanningen per dag, vem som går på kväll och natt och om helgerna är jämnt fördelade.

Arbetsschema

Den enskilda medarbetarens schema: egna pass, lediga dagar och timmar. I mallen är schemafliken personalschemat. Ett arbetsschema för en medarbetare får du genom att filtrera fram personens rad eller skriva ut den; timmarna per person räknas i kontrollfliken.

I mallen skrivs passen in med koder i schemafliken (8 passtyper, till exempel dag, kväll och natt), och kontrollfliken räknar timmar och vila per person. Leder du ett litet team och vill se hur en veckovy med timsumma kan se ut, visar guiden om arbetsschema för små team ett räknat exempel med fyra medarbetare.

Gränserna i arbetstidslagen att planera efter

RegelGränsArbetstidslagen
Ordinarie arbetstidHögst 40 timmar per vecka5 §
Allmän övertidHögst 48 timmar per fyraveckorsperiod (eller 50 timmar per kalendermånad) och 200 timmar per kalenderår8 §
DygnsvilaMinst 11 timmars sammanhängande ledighet per 24 timmar13 §
VeckovilaMinst 36 timmars sammanhängande ledighet per sjudagarsperiod14 §
RastInte mer än fem timmar i följd utan rast15 §

Kontrollfliken i mallen kontrollerar dygnsvila, veckovila, högst 40 timmar per vecka och övertidsgränser. Rasterna planerar du själv.

Exempel på dygnsvila: ett kvällspass som slutar 22.00 följt av ett dagpass som börjar 07.00 ger bara 9 timmars vila. Schemat ska då ändras, så att nästa pass börjar tidigast 09.00. Kollektivavtal kan innehålla andra regler än lagen, så stäm av vilket avtal som gäller hos er.

Vanliga frågor om SchemaVerktyg Master

Hur många anställda hanterar mallen?
SchemaVerktyg Master hanterar upp till 25 anställda med individuella pass, kompetenser och tillgänglighet. Raderna kan utökas vid behov utan att formler påverkas.
Kan jag skapa rullande schema?
Ja. Mallen innehåller en rullande schemamodul som automatiskt roterar pass mellan medarbetare i cykler om 2–6 veckor. Du väljer cykellängd och mönster — mallen gör resten.
Hanterar mallen röda dagar?
Ja. Mallen levereras med 2025 års röda dagar i fliken Röda dagar. Skriv in 2026 eller 2027 års datum där, så markeras de automatiskt i schemat. OB-tillägget beräknas korrekt för dessa dagar.
Beräknar mallen personalkostnader?
Ja. Kostnadsfliken beräknar lönekostnader per pass, vecka och månad baserat på timlön och OB-tillägg som du anger i inställningarna. Perfekt underlag för budgetplanering.
Krävs makron eller VBA?
Nej. Mallen använder enbart inbyggda Excel-formler och villkorsstyrd formatering. Inga makron, VBA eller tillägg krävs — öppna och börja direkt.
Uppfyller mallen arbetstidslagen?
Kontrollfliken varnar automatiskt om schemat överskrider maximal veckoarbetstid, saknar dygnsvila (11 timmar) eller veckovila (36 timmar) enligt arbetstidslagen (1982:673), 13 och 14 §§.
Kan jag dela schemat med teamet?
Ja. Dela via SharePoint, OneDrive eller skriv ut till PDF direkt från Excel. Mallen bevarar alla formler och formatering vid delning. Teammedlemmar kan också rättövervakas via Excel Online.
Hur lång dygnsvila gäller enligt arbetstidslagen?
Minst 11 timmars sammanhängande ledighet under varje period om 24 timmar (13 § arbetstidslagen). Tillfälliga avvikelser får göras vid särskilda förhållanden som arbetsgivaren inte kunnat förutse, och kollektivavtal kan ha egna regler. Kontrollfliken i mallen varnar när vilan mellan två pass blir kortare än 11 timmar.
Vad är skillnaden mellan personalschema och arbetsschema?
Personalschemat visar hela gruppen och bemanningen dag för dag, medan arbetsschemat visar en medarbetares egna pass och timmar. Båda bygger på samma uppgifter: i mallen lägger du in passen en gång i schemafliken och filtrerar eller skriver ut en persons rad när den behövs som arbetsschema.

Automatisera schemaläggningen — börja redan idag

Hämta SchemaVerktyg Master och skapa professionella arbetsscheman i Excel — klar att använda på tio minuter.

Lägg i varukorg

Relaterade mallar

TidsRapport Master

Tidrapportering med automatisk timberäkning och övertidshantering.

SemesterPlanerare Pro

Semesterplanering med saldobevakning och översikt för hela teamet.

Alla svenska mallar

Se hela samlingen av professionella Excel-mallar för svenska företag.
Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse. Läs mer i vår cookiepolicy.