Semesterplanering på små arbetsplatser: sommarstängning, turordning och besked i rätt tid

Många små arbetsplatser löser sommaren genom att stänga ett par veckor. Det gör planeringen enklare, men inte enkel: stängningen räcker inte till fyra veckors semester, och resten ska läggas före eller efter utan att verksamheten står tom. Den här guiden visar hur önskemålen går igenom i en turordning och varför turordningen aldrig får gå före semesterlagens fyra veckor. Beslutade perioder kan sedan registreras i en semesterlista i Excel med saldo per anställd.

Exemplet: ett snickeri som stänger vecka 30–31

Ett snickeri med fem anställda stänger verkstaden vecka 30 och 31, 26 juli–6 augusti 2027. Under öppna veckor ska minst två personer vara i verkstaden varje arbetsdag. Fyra arbetar heltid; den femte arbetar deltid, måndag till onsdag. Varje anställd behöver ytterligare två veckor intill stängningen för att få fyra veckor i följd, och det ger tre alternativ:

Första dag står som datum i kolumn C, och sista dag för besked i E räknas med =EDATUM(C2;-2). Fristen gäller när arbetsgivaren beslutar utan överenskommelse – och stängningen själv är ett sådant beslut om ingen har kommit överens om den. För stängningen blir fristen därför 26 maj.

Den deltidsanställda får samma fyra veckor som de andra. Semesterlagen kräver att den som arbetar deltid eller har oregelbunden arbetstid får lika lång ledighet som en heltidsanställd, så två veckor ”eftersom hon bara jobbar halva veckan” går inte.

Torsdagar och fredagar avgör

Före-gruppen är ledig vecka 28 och 29, Runt-gruppen vecka 29 och 32 och Efter-gruppen vecka 32 och 33. Måndag till onsdag räknas alla som inte är lediga. Torsdag och fredag räknas bara heltidarna. Vecka 29 är det då bara Efter-gruppens heltidare som är kvar på torsdagen, och vecka 32 bara Före-gruppens. Med fyra heltidare blir slutsatsen given: två i Före, två i Efter – och ingen heltidare i Runt. Runt-alternativet står i praktiken bara öppet för den som arbetar deltid.

Det syns först när kontrollen görs per dag och inte per vecka. Med arbetstiden i kolumn C (Heltid eller Deltid) och utfallet i kolumn F i turordningstabellen nedan räknas antalet i verkstaden torsdag vecka 29 med:

=ANTAL.OMF(F2:F6;"Efter";C2:C6;"Heltid")

Turordningen – och regeln som går före

Lagen anger ingen ordning för vems önskemål som går först. Om ni inte kommer överens bestämmer arbetsgivaren, men om inget annat har avtalats ska varje anställd få minst fyra veckor i följd under juni–augusti. En intern turordning kan därför bara fördela det som ryms inom den ramen. Snickeriet skriver regeln så här: ett önskemål beviljas bara om alla som står kvar på listan fortfarande kan få fyra veckor och verkstaden har två personer varje arbetsdag.

Två av fem får alltså sitt andrahandsval, och den som står först i turordningen är en av dem. Det är regeln som gör det möjligt att motivera: anställd 3 får inte Runt eftersom ingen heltidare kan ha det alternativet, inte eftersom någon annan prioriterades.

När ett önskemål ändå inte går ihop

Om någon säger nej till sitt andrahandsval är det planen som ska läggas om, inte fyraveckorsregeln som ska ge vika. Turordningen är en intern regel, och hur arbetsplatsen själv har valt att fördela önskemålen är inget skäl att lägga någons semester utanför juni–augusti. Vägarna är i stället att flytta någon annans period, att ta in en vikarie de torsdagar och fredagar som annars blir underbemannade, eller att komma överens med den anställde om en annan förläggning.

Nästa år går den som fick sitt andrahandsval först, och övriga flyttar upp ett steg. Skriv in den regeln i samma beslut som turordningen, innan önskemålen samlas in.

Vem ska tillfrågas?

Har arbetsplatsen inget kollektivavtal om förläggningen ska arbetsgivaren förhandla om sommarsemestern med den fackliga organisation som företräder arbetstagaren. Finns ingen sådan organisation, eller vill den inte förhandla, ska arbetsgivaren samråda med varje anställd. På ett snickeri med fem anställda blir det ofta fem korta samtal – och stängningsveckorna är en del av det samrådet.

Perioderna påverkar resten av året. Schemat för veckorna med bara två i verkstaden behöver läggas tidigt, se guiden om arbetsschema för små team, och beskedet är en av de fasta punkterna i en HR-årscykel för 2027. Röda dagar och veckonummer för hela året finns i översikten över 2027. Ett annat upplägg, med två grupper som täcker för varandra och röda dagar för 2026–2027, finns i butikens genomgång av semesterplanering för team med röda dagar. Mallen beskrivs på sidan om semesterlista med saldo och röda dagar, och fler guider finns i guidearkivet.

I mallen registreras varje period som en ledighetsansökan, och saldot uppdateras när den godkänns. Alternativtabellen, turordningen och veckokontrollen ovan är ett eget tillägg i en separat flik.

Vanliga frågor

Räknas stängningsveckorna som semester?

Ja, om semestern förläggs till stängningen – genom överenskommelse eller genom arbetsgivarens beslut när ni inte kommer överens. Ett sådant beslut ska meddelas senast två månader före ledighetens början.

Får en deltidsanställd kortare sommarledighet?

Nej. Den som arbetar deltid eller har oregelbunden arbetstid ska få lika lång ledighet som den som arbetar heltid. Fyra veckor i följd gäller alltså på samma sätt.

Kan någon få bara tre veckor på sommaren?

Om den anställde och arbetsgivaren kommer överens, ja – regeln om fyra veckor under juni–augusti gäller om inte annat har avtalats. Utan överenskommelse krävs särskilda skäl.

Måste semesterplanen förhandlas med facket?

Om arbetsplatsen saknar kollektivavtal om förläggningen ska arbetsgivaren förhandla om sommarsemestern med den fackliga organisation som företräder arbetstagaren. Finns ingen sådan, eller vill den inte förhandla, ska arbetsgivaren samråda med varje anställd.

Källor

1. RiksdagenSemesterlag (1977:480)
2. Microsoft SupportFunktionen EDATUM
3. Microsoft SupportFunktionen ANTAL.OMF

Från önskemål till godkänd semester

När perioderna är bestämda registreras de som ansökningar, och saldot för varje anställd räknas om när de godkänns.

Till semesterlistan