Dreischichtsystem planen: Früh, Spät, Nacht als Rotationsmuster, das Ruhezeit und Sonntage hält

Ein Dreischichtsystem steht und fällt mit dem Muster, nach dem die Gruppen durch Früh-, Spät- und Nachtschicht wandern. Ist das Muster richtig, passen Ruhezeiten und Besetzung jeden Tag von selbst; ist es falsch, muss man Woche für Woche flicken. Dieser Ratgeber vergleicht zwei verbreitete Muster für den Betrieb rund um die Uhr, prüft sie gegen das Arbeitszeitgesetz und zeigt, wie Excel den Plan aus einer einzigen Musterzeile erzeugt. Für den laufenden Monatsplan mit Zuschlägen und Kontrollen gibt es einen Dienstplan in Excel mit Rotationsplan und ArbZG-Prüfung.

Vorwärts rotieren, nicht rückwärts

Im Beispiel dauern die Schichten von 6 bis 14, von 14 bis 22 und von 22 bis 6 Uhr, jeweils mit 30 Minuten Pause, also 7,5 Stunden Arbeitszeit. Die Richtung des Wechsels entscheidet über die Ruhezeit:

Ein rückwärts rotierender Wechsel von einem Tag auf den nächsten unterschreitet die elf Stunden des § 5 Abs. 1 ArbZG; er funktioniert nur mit einem freien Tag dazwischen. Auch die Forschung spricht für die Vorwärtsrotation: In einer niederländischen Kohortenstudie mit Dreischichtarbeitern war die Rückwärtsrotation über 32 Monate mit einem höheren Erholungsbedarf und schlechterer allgemeiner Gesundheit verbunden. Eine italienische Studie mit 144 Pflegekräften fand bei schnell vorwärts rotierenden Diensten weniger Müdigkeit und Schläfrigkeit. § 6 Abs. 1 ArbZG verlangt ausdrücklich, die Arbeitszeit von Schichtarbeitnehmern nach gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen festzulegen.

Vier oder fünf Gruppen?

Für den Betrieb rund um die Uhr muss an jedem Tag je eine Gruppe in Früh, Spät und Nacht stehen. Zwei einfache Muster leisten das, beide mit zwei Schichten jeder Art hintereinander:

Die Durchschnittswerte ergeben sich aus sechs Schichten zu 7,5 Stunden pro Zyklus, umgerechnet auf sieben Tage. Die Sonntage sind für einen Planstart am 1. Januar 2027 gezählt; ein Sonntag gilt nur dann als frei, wenn auch keine Nachtschicht vom Samstag in ihn hineinreicht. Denn die Sonntagsruhe nach § 9 Abs. 1 ArbZG gilt von 0 bis 24 Uhr.

Das Ergebnis ist eindeutig: Das Vier-Gruppen-Muster liefert fast Vollzeit, verfehlt aber die Vorgabe des § 11 Abs. 1 ArbZG, nach der mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben müssen, deutlich. Ein Tarifvertrag kann die Zahl nach § 12 ArbZG verringern, in Einrichtungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 2, 3, 4 und 10 auf mindestens zehn; auch dann reichen 6 bis 7 freie Sonntage nicht. Das Fünf-Gruppen-Muster hält die Sonntage, liegt aber bei rund 31,5 Stunden pro Woche. Betriebe mit 38- oder 40-Stunden-Verträgen planen deshalb zusätzliche Einbringschichten in die freien Tage ein, ohne die freien Sonntage anzutasten. Wer das Vier-Gruppen-Muster nutzen will, muss Sonntage gezielt herausnehmen und braucht dafür Springer.

Sonntagsarbeit selbst ist nur erlaubt, wenn ein Ausnahmefall des § 10 ArbZG greift, etwa in der Produktion zur Vermeidung von Schäden an Produktionseinrichtungen, wenn eine Rechtsverordnung nach § 13 Abs. 1 sie zulässt oder wenn die Aufsichtsbehörde sie nach § 13 Abs. 4 oder 5 bewilligt hat. Für ununterbrochene Produktion ist Abs. 4 typisch: Arbeiten, die aus chemischen, biologischen, technischen oder physikalischen Gründen einen ununterbrochenen Fortgang erfordern. Für jeden Sonntag mit Arbeit ist nach § 11 Abs. 3 ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen fällig, für Arbeit an einem Feiertag, der auf einen Werktag fällt, innerhalb von acht Wochen.

Das Muster in Excel: eine Zeile, beliebig viele Tage

Das Muster steht in einem eigenen Blatt „Muster (eigen)“ in A1:J1, ein Kürzel je Zelle. Im Planblatt steht in B1 der Starttag 01.01.2027, in Zeile 3 ab C3 das Datum (=$B$1, daneben jeweils +1) und in B5:B9 der Versatz der fünf Gruppen: 0, 2, 4, 6 und 8 Tage. Die Schicht einer Gruppe an einem Tag holt dann:

=INDEX('Muster (eigen)'!$A$1:$J$1;REST(C$3-$B$1+$B5;10)+1)

REST liefert den Tag im Zyklus von 0 bis 9, INDEX das zugehörige Kürzel. Weil jede Gruppe um zwei Tage versetzt startet, steht an jedem Tag genau eine Gruppe in jeder Schicht, zwei Gruppen haben frei. Eine Kontrollzeile darunter bestätigt das:

=UND(ZÄHLENWENN(C5:C9;"F")=1;ZÄHLENWENN(C5:C9;"S")=1;ZÄHLENWENN(C5:C9;"N")=1)

Die freien Sonntage je Gruppe zählt bei 365 Tagen in C3:NC3 eine Formel, die den Vortag mitprüft:

=SUMMENPRODUKT((WOCHENTAG(D$3:NC$3;2)=7)*(D5:NC5="X")*(1-(C5:NB5="N")))

Musterblatt und Formeln sind eine eigene Ergänzung. Die Vorlage bei Excelschnell bringt einen eigenen rollierenden Plan für vier Gruppen mit 21-Tage-Zyklus mit; ein Fünf-Gruppen-Muster wie hier muss man dort selbst einrichten oder als zusätzliches Blatt führen. Den Aufbau der Vorlage beschreibt die Seite zum Schichtplaner mit Rotation.

Zwei Nächte im Jahr sind anders

Die Sommerzeit beginnt am letzten Sonntag im März um 2 Uhr und endet am letzten Sonntag im Oktober um 3 Uhr. 2027 trifft das die Nachtschicht vom 27. auf den 28. März, die eine Stunde kürzer ist, und die Nacht vom 30. auf den 31. Oktober, die eine Stunde länger dauert. Excel rechnet mit Uhrzeiten ohne Zeitzone und zeigt für beide Nächte acht Stunden Anwesenheit. Für Lohn und Arbeitszeitkonto gehört deshalb eine manuelle Korrektur von minus oder plus einer Stunde in den Plan.

Nachtarbeitnehmer im Sinne von § 2 Abs. 5 ArbZG ist, wer normalerweise Nachtarbeit in Wechselschicht leistet. Das trifft in beiden Mustern auf alle Gruppen zu. Sie haben nach § 6 Abs. 3 das Recht, sich vor Beginn und dann in Abständen von nicht weniger als drei Jahren arbeitsmedizinisch untersuchen zu lassen, ab dem 50. Lebensjahr jährlich. Wie sich Wochenenden und Feiertagsdienste in Plänen ohne festes Muster gerecht verteilen lassen, zeigt der Ratgeber zu fairen Dienstplänen; wie viele Stunden nach Urlaub und Krankheit tatsächlich zur Verfügung stehen, rechnet die Nettokapazität pro Mitarbeiter vor. Weitere Themen sammelt die Übersicht aller EnkelMal-Ratgeber.

Häufige Fragen

Wie viele Mitarbeitende braucht ein Dreischichtbetrieb rund um die Uhr?

Bei einer Person pro Schicht und dem Fünf-Gruppen-Muster fünf Personen, plus Reserve für Urlaub und Krankheit. Bei mehreren Personen pro Schicht vervielfacht sich jede Gruppe entsprechend.

Warum zwei gleiche Schichten hintereinander und nicht täglich wechseln?

Ein täglicher Wechsel vorwärts ist möglich, ergibt aber kürzere Zyklen und mehr Umstellungen. Zwei gleiche Schichten am Stück sind ein verbreiteter Kompromiss zwischen kurzen Nachtblöcken und einem ruhigen Rhythmus. Die Ruhezeiten von 16 und 24 Stunden bleiben in beiden Varianten erhalten.

Zählt der erste freie Tag nach der Nachtschicht als voller freier Tag?

Die Gruppe beendet die zweite Nacht um 6 Uhr morgens; der Rest des Tages dient vor allem dem Schlaf. Deshalb hat das Fünf-Gruppen-Muster vier freie Tage nach den Nächten, damit nach dem Ausschlafen noch drei echte freie Tage bleiben.

Gilt das Muster auch für einen Betrieb von Montag bis Freitag?

Wenn die Nachtwoche erst am Montagabend beginnt, entfällt die Sonntagsfrage, und drei Gruppen reichen, die wochenweise vorwärts wechseln: eine Woche Früh, eine Woche Spät, eine Woche Nacht. Der Wechsel über das Wochenende bringt jeweils mehr als 24 Stunden Ruhe.

Quellen

1. Bundesamt für Justiz§ 5 ArbZG Ruhezeit
2. Bundesamt für Justiz§ 6 ArbZG Nacht- und Schichtarbeit
3. Bundesamt für Justiz§ 11 ArbZG Ausgleich für Sonn- und Feiertagsbeschäftigung
4. Scandinavian Journal of Work, Environment & Healthvan Amelsvoort et al. (2004): Direction of shift rotation among three-shift workers
5. JAMA Network Open (PMC)Di Muzio et al. (2021): Sleep and Attention Metrics Among Nurses on Forward- vs Backward-Rotating Schedules
6. Bundesamt für Justiz§ 12 ArbZG Abweichende Regelungen
7. Bundesamt für Justiz§ 13 ArbZG Ermächtigung, Anordnung, Bewilligung

Erst das Muster, dann die Namen

Ein Rotationsmuster, das Ruhezeit und freie Sonntage schon auf dem Papier einhält, erspart später jede Einzelkorrektur im Monatsplan.

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