Über Dienstpläne wird selten wegen der Stunden gestritten, fast immer wegen der Lage: Wer hat schon wieder Samstag, wer nie Nachtdienst, wer an Ostern frei? Ein fairer Plan lässt sich nicht erraten, man muss ihn messen. Dieser Ratgeber zeigt, wie ein Team mit wechselnden Diensten die unbeliebten Einsätze je Person zählt, ein Soll nach Stellenanteil festlegt und mit einer einzigen Kennzahl erkennt, ob der Entwurf kippt. Grundlage ist ein Dienstplan in Excel mit Schichtcodes und Stundensummen; die Fairness-Auswertung baut man daneben auf.
Fair verteilt ist ein Dienstplan, wenn jede Person Wochenend-, Nacht- und Feiertagsdienste im Verhältnis zu ihrem Stellenanteil übernimmt. In Excel zählt ZÄHLENWENNS die Dienste je Person und Art, das Soll ist Gesamtzahl mal Stellenanteil geteilt durch die Summe der Stellenanteile. Die Spannweite zwischen größter und kleinster Abweichung zeigt, ob nachgebessert werden muss.
Erst festlegen, was als unbeliebt zählt
Jedes Team bewertet anders. Bevor gezählt wird, sollte schriftlich feststehen, welche Dienstarten in die Auswertung gehen. Bewährt haben sich vier getrennte Zähler:
- Wochenenddienste: jeder Dienst, der an einem Samstag oder Sonntag beginnt.
- Sonntagsdienste: eigens gezählt, weil das Arbeitszeitgesetz für Sonntage eigene Grenzen setzt. Eine Nacht von Samstag auf Sonntag gehört dazu, denn die Sonntagsruhe gilt von 0 bis 24 Uhr.
- Nachtdienste: nur für Personen, die laut Vertrag Nachtdienst leisten.
- Feiertagsdienste: nach der Feiertagsliste des Bundeslands, getrennt von Wochenenden.
Getrennte Zähler verhindern, dass zehn Samstage einen fehlenden Nachtdienst „ausgleichen“. Wer lieber gewichtet, etwa Sonntag doppelt, sollte das Gewicht im Team vereinbaren und offen in eine Zelle schreiben.
Eine Zeile je Dienst statt eines Rasters
Für die Auswertung ist eine Liste einfacher als das Monatsraster: ein eigenes Blatt „Dienste (eigen)“ mit Datum in A, Person in B und Kürzel in C, eine Zeile je Einsatz. Spalte D bestimmt den Tagestyp, mit dem Bereich FT für die Feiertage:
=WENN(ZÄHLENWENN(FT;A2)>0;"FT";WENN(WOCHENTAG(A2;2)>=6;"WE";"WT"))
Ein Feiertag am Wochenende zählt so als Feiertag und nicht doppelt. Die Wochenenddienste einer Person, deren Name in A5 des Auswertungsblatts steht, zählt dann:
=ZÄHLENWENNS('Dienste (eigen)'!$B$2:$B$900;$A5;'Dienste (eigen)'!$D$2:$D$900;"WE")
Für Nächte ersetzt das Kriterium 'Dienste (eigen)'!$C$2:$C$900;"N" den Tagestyp. Die Nacht von Samstag auf Sonntag beginnt am Samstag und erscheint deshalb nicht von selbst bei den Sonntagen; für den Sonntagszähler braucht sie eine Hilfsspalte oder eine manuelle Markierung.
Soll nach Stellenanteil und die Spannweite
Das Beispiel ist ein Team mit sechs Personen und Stellenanteilen von 0,5 bis 1,0, zusammen 5,1. Im ersten Quartal 2027 gibt es 13 Samstage und 13 Sonntage. An jedem Wochenendtag arbeiten zwei Personen, also sind 52 Wochenenddienste zu verteilen. Das Soll einer Person mit dem Stellenanteil in B5 ist:
=RUNDEN(52*B5/SUMME($B$5:$B$10);1)
Abweichung ist Ist minus Soll. Der erste Entwurf, der vor allem Wünsche erfüllt, sieht so aus:
| Person | Stellenanteil | WE-Dienste Ist | Soll | Abweichung | nach Korrektur | Abweichung neu |
|---|---|---|---|---|---|---|
| P1 | 1,0 | 14 | 10,2 | +3,8 | 10 | −0,2 |
| P2 | 1,0 | 12 | 10,2 | +1,8 | 10 | −0,2 |
| P3 | 0,8 | 6 | 8,2 | −2,2 | 8 | −0,2 |
| P4 | 0,8 | 9 | 8,2 | +0,8 | 8 | −0,2 |
| P5 | 0,5 | 2 | 5,1 | −3,1 | 6 | +0,9 |
| P6 | 1,0 | 9 | 10,2 | −1,2 | 10 | −0,2 |
| Summe | 5,1 | 52 | 52 |
Die Kennzahl für das ganze Team ist die Spannweite der Abweichungen, in der Beispieldatei mit den Abweichungen in E5:E10:
=MAX(E5:E10)-MIN(E5:E10)
Im Entwurf liegt sie bei 6,9 Diensten: P1 trägt fast sieben Wochenenddienste mehr als P5, gemessen am jeweiligen Soll. Geben P1 vier, P2 zwei und P4 einen Dienst an P3, P5 und P6 ab, sinkt sie auf 1,1. Ganz auf null kommt man selten, weil Dienste nicht teilbar sind. Eine Spannweite von höchstens etwa zwei Diensten pro Quartal ist ein gut erklärbarer Zielwert; das ist eine Vereinbarung im Team, keine gesetzliche Grenze.
Getrennte Pools: wer keinen Nachtdienst macht
P5 arbeitet laut Vertrag nicht nachts. Würde das Nacht-Soll über alle sechs Personen gerechnet, sähe es so aus, als drücke sich P5, und alle anderen hätten ein zu niedriges Soll. Richtig ist ein eigener Pool: Bei einer Nacht pro Tag sind im ersten Quartal 2027 90 Nächte zu besetzen, verteilt auf die fünf Personen mit zusammen 4,6 Stellenanteilen. Die Spalten A bis G der Auswertung sind schon belegt, deshalb kommt die Nachtfähigkeit mit „ja“ oder „nein“ in die freie Spalte H, und das Nacht-Soll steht in I:
=WENN(H5="ja";RUNDEN(90*B5/SUMMEWENNS($B$5:$B$10;$H$5:$H$10;"ja");1);"")
Das Soll beträgt dann 19,6 Nächte bei vollem Stellenanteil und 15,7 bei 0,8. Ein Entwurf mit 20, 22, 14, 16 und 18 Nächten hat eine Spannweite von 4,1; tauscht P2 drei Nächte ab, zwei an P3 und eine an P6, sinkt sie auf 1,0. Die zusätzlichen Wochenenddienste von P5 aus der ersten Tabelle sind dabei ein bewusster Ausgleich dafür, dass P5 keine Nächte übernimmt.
Die gesetzlichen Leitplanken
| Regel | Inhalt | Bedeutung für die Verteilung |
|---|---|---|
| § 9 Abs. 1 ArbZG | Keine Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen von 0 bis 24 Uhr, außer in den Fällen des § 10 | Gilt für jede Person einzeln; ein Sonntag mit Nachtende um 6 Uhr ist kein freier Sonntag |
| § 11 Abs. 1 ArbZG | Mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei | Untergrenze pro Person, auch wenn jemand freiwillig mehr Sonntage arbeiten möchte, soweit kein Tarifvertrag nach § 12 ArbZG weniger vorsieht (z. B. mindestens zehn in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen) |
| § 11 Abs. 3 Satz 1 | Ersatzruhetag für Sonntagsarbeit innerhalb von zwei Wochen, die den Beschäftigungstag einschließen | Wer viele Sonntage hat, braucht genauso viele Ersatzruhetage |
| § 11 Abs. 3 Satz 2 | Ersatzruhetag für Arbeit an einem Feiertag, der auf einen Werktag fällt, innerhalb von acht Wochen | Feiertagsdienste im Zähler und den Ersatztag im Plan getrennt führen |
Im ersten Quartal 2027 fallen bundesweit Neujahr, Karfreitag und Ostermontag auf Werktage, je nach Land zusätzlich der 6. Januar oder der 8. März. Wer an diesen Tagen arbeitet, bekommt einen Ersatzruhetag nach § 11 Abs. 3 Satz 2. Wie sich solche Tage im ganzen Jahr und je Bundesland verteilen, zeigt der Urlaubskalender 2027. In Betrieben mit festem Rotationsmuster ergibt sich die Verteilung dagegen aus dem Muster selbst; das beschreibt der Ratgeber zum Dreischichtsystem mit Vorwärtsrotation.
Die Vorlage bei Excelschnell bringt den Monatsplan, die Stundensummen und ein Dashboard mit Schichtverteilung und Stunden pro Mitarbeiter mit; die Fairness-Auswertung mit Soll, Pools und Spannweite ist eine eigene Ergänzung auf zusätzlichen Blättern. Mehr zum Werkzeug steht auf der Seite zum Dienstplaner für Teams, weitere Personalthemen in der Ratgeber-Sammlung.
Häufige Fragen
Sollte man Wochenend- und Nachtdienste in einer Punktzahl zusammenfassen?
Möglich, aber riskant: Eine Punktzahl versteckt, wer welche Last trägt. Getrennte Zähler mit eigenem Soll sind leichter zu erklären. Ein Ausgleich zwischen den Arten, wie bei P5, sollte bewusst entschieden und notiert werden.
Über welchen Zeitraum misst man Fairness?
Ein Quartal ist ein guter Rhythmus: lang genug, damit sich Tauschaktionen ausgleichen, kurz genug, damit niemand ein halbes Jahr auf Ausgleich wartet. Für die freien Sonntage nach § 11 ArbZG zählt zusätzlich das Kalenderjahr: 15, oder die niedrigere Zahl, die ein Tarifvertrag nach § 12 ArbZG zulässt.
Wie gehen Urlaub und Krankheit in das Soll ein?
Wer zwei Wochen Urlaub hat, steht in dieser Zeit nicht für Wochenenden zur Verfügung. Sauberer als ein pauschaler Abzug ist es, das Soll mit den tatsächlich verfügbaren Wochenenden je Person zu rechnen statt mit dem Stellenanteil allein.
Dürfen Beschäftigte Dienste untereinander tauschen?
Das regeln Betrieb und gegebenenfalls Betriebsrat. Für die Auswertung zählt nur der getauschte Ist-Stand. Deshalb gehört der Tausch sofort in die Dienstliste, nicht erst ins Monatsende.
Quellen
- Bundesamt für Justiz§ 11 ArbZG Ausgleich für Sonn- und Feiertagsbeschäftigung
- Bundesamt für Justiz§ 9 ArbZG Sonn- und Feiertagsruhe
- Microsoft SupportZÄHLENWENNS (Funktion)
- Ministerium des Innern und für Sport Rheinland-PfalzGesetzliche Feiertage 2026 & 2027
- Bundesamt für Justiz§ 12 ArbZG Abweichende Regelungen
Gerecht heißt: nachgerechnet
Wenn jede Person ihr Soll und ihren Ist-Stand an unbeliebten Diensten sieht, wird aus der Diskussion über Gefühle eine Diskussion über Zahlen.
Zum Dienstplan