Eine Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden klingt nach rund 2.000 Stunden im Jahr. Für Projekte und Aufträge steht davon nur ein Teil zur Verfügung: Feiertage, Urlaub, Krankheit, Weiterbildung und feste Termine gehen vorher ab. Dieser Ratgeber rechnet die Netto-Kapazität 2027 als Abzugskette in Excel, zeigt, warum Bundesland und freier Wochentag mehr ausmachen als gedacht, und wie aus dem Jahreswert eine Wochenzahl wird. Für die Verteilung auf Projekte und Wochen gibt es eine Ressourcenplanung in Excel mit Brutto-Netto-Berechnung.
Die Netto-Kapazität pro Mitarbeiter ist: Arbeitstage 2027 im Bundesland minus Urlaub, Weiterbildung und erwartete Krankheitstage, mal Stunden pro Tag, minus feste Termine. Für eine Vollzeitkraft in Bayern mit 30 Urlaubstagen, drei Weiterbildungstagen, 14,6 Krankheitstagen und drei Stunden fester Termine pro Woche bleiben 2027 rund 1.520 von 2.024 Bruttostunden, ein Faktor von etwa 0,75.
Brutto: die Arbeitstage 2027 im eigenen Land
2027 hat 261 Tage von Montag bis Freitag. Wie viele davon Arbeitstage sind, hängt am Bundesland: In Bayern und Baden-Württemberg fallen acht Feiertage auf Wochentage, in Hamburg oder Niedersachsen nur die fünf bundesweiten. Daraus ergeben sich zwischen 253 und 256 Arbeitstagen; die Länder im Einzelnen stehen im Urlaubskalender 2027 mit Landesfeiertagen.
Excel zählt die Arbeitstage mit NETTOARBEITSTAGE.INTL. Das dritte Argument ist das Wochenmuster: 1 steht für Samstag und Sonntag frei, eine Zeichenfolge aus sieben Stellen ab Montag legt jeden freien Tag einzeln fest. "1000011" heißt: Montag, Samstag und Sonntag frei, also eine Vier-Tage-Woche von Dienstag bis Freitag.
Die Abzugskette in einem eigenen Blatt
Das Blatt „Kapazitätskette (eigen)“ ist eine eigene Ergänzung. Jedes Profil bekommt eine Spalte, jede Stufe der Rechnung eine Zeile. So lässt sich von oben nach unten ablesen, wo die Stunden bleiben. Für das Profil in Spalte B:
- Eingaben. B3 Wochenmuster, B4 Arbeitstage pro Woche, B5 Stunden pro Tag. Die Feiertage des Landes stehen im Bereich FT_BY oder FT_HH; die Spalten B und D rechnen mit Bayern, C und E mit Hamburg.
- Arbeitstage. B7:
=NETTOARBEITSTAGE.INTL(DATUM(2027;1;1);DATUM(2027;12;31);B3;FT_BY) - Abwesenheiten. B8 Urlaub, B9 Weiterbildung, B10 Krankheit in Tagen.
- Netto-Tage und Stunden. B11:
=RUNDEN(B7-B8-B9-B10;1), B12:=RUNDEN(B11*B5;1) - Feste Termine. B13:
=RUNDEN(B11/B4*$B$17;1). B11/B4 ist die Zahl der Anwesenheitswochen, denn feste Termine fallen nur in Wochen an, in denen die Person da ist. Die Stunden pro Woche stehen in B17, nach einer Leerzeile unterhalb der Kette. - Für Aufgaben. B14:
=B12-B13, und B15 setzt das ins Verhältnis zu den Bruttostunden:=B14/(B7*B5)
Die Annahmen
- Urlaub: mindestens 24 Werktage nach § 3 BUrlG, bei einer Fünftagewoche umgerechnet 20 Arbeitstage. Viele Verträge sehen mehr vor; im Beispiel 30 Tage bei fünf Arbeitstagen und anteilig 24 Tage bei vier.
- Krankheit: Nach dem Statistischen Bundesamt waren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer 2025 im Durchschnitt 14,6 Arbeitstage krankgemeldet. Erfasst sind dabei nur Krankmeldungen, die länger als drei Tage dauern; der Wert ist deshalb eher eine Untergrenze. Eigene Fehlzeitendaten des Betriebs sind besser, wenn es sie über mehrere Jahre gibt. Für die Vier-Tage-Woche wird der Wert anteilig gerechnet: für das Profil in Spalte D ergibt
=RUNDEN(14,6*D4/5;1)11,7 Tage. - Weiterbildung: im Beispiel drei Tage, je nach Rolle und Pflichtschulungen mehr.
- Feste Termine: Teambesprechung, Abstimmungen und Verwaltung, im Beispiel drei Stunden pro Anwesenheitswoche.
Vier Profile im Vergleich
| Stufe | Bayern, Mo–Fr, 8 h | Hamburg, Mo–Fr, 8 h | Bayern, Di–Fr, 8 h | Hamburg, Di–Fr, 8 h |
|---|---|---|---|---|
| Arbeitstage 2027 | 253 | 256 | 204 | 206 |
| Bruttostunden | 2.024 | 2.048 | 1.632 | 1.648 |
| Urlaub / Weiterbildung / Krankheit | 30 / 3 / 14,6 | 30 / 3 / 14,6 | 24 / 3 / 11,7 | 24 / 3 / 11,7 |
| Netto-Tage | 205,4 | 208,4 | 165,3 | 167,3 |
| Stunden | 1.643,2 | 1.667,2 | 1.322,4 | 1.338,4 |
| feste Termine | 123,2 | 125,0 | 124,0 | 125,5 |
| für Aufgaben | 1.520,0 | 1.542,2 | 1.198,4 | 1.212,9 |
| Faktor | 0,751 | 0,753 | 0,734 | 0,736 |
Derselbe Vertrag bringt in Hamburg 22,2 Aufgabenstunden mehr als in Bayern, nur wegen der Feiertage. Alle Annahmen außer den Feiertagen und dem Destatis-Wert sind Beispielwerte.
Welcher Tag frei ist, zählt mit
Bei der Vier-Tage-Woche entscheidet der freie Tag, wie viele Feiertage Arbeitszeit kosten. 2027 liegen Ostermontag und Pfingstmontag auf einem Montag, in Bayern zusätzlich Allerheiligen. Wer von Dienstag bis Freitag arbeitet, hat diese Tage ohnehin frei; ihn treffen dafür Neujahr und Karfreitag, die 2027 auf einen Freitag fallen. In Bayern kosten so fünf von acht Feiertagen einen Arbeitstag, in Hamburg drei von fünf.
Zum Vergleich: Dieselbe Person mit freiem Freitag, also von Montag bis Donnerstag, käme in Bayern auf 202 Arbeitstage statt 204. Zwei Tage sind 16 Stunden, bei einem kleinen Team mit mehreren Vier-Tage-Kräften schnell eine Woche Projektarbeit. Wer Vier-Tage-Wochen plant, rechnet deshalb jede Person mit ihrem eigenen Muster, statt die Vollzeitkapazität mal vier Fünftel zu nehmen.
Vom Jahreswert zur Woche
Projekte werden in Wochen geplant, nicht in Jahren. Am einfachsten wird der Faktor auf die Wochenstunden angewendet: 40 Stunden mal 0,751 ergeben rund 30 planbare Stunden in einer normalen Woche. Das ist ein Durchschnitt. In einer Woche mit Urlaub ist die Kapazität null, in einer Woche ohne Abwesenheit liegt sie über dem Durchschnitt, weil Urlaub und Krankheit im Faktor bereits verteilt sind. Für die nächsten Wochen mit bekanntem Urlaub ist deshalb die konkrete Abwesenheit genauer als der Faktor.
Die Vorlage bei Excelschnell rechnet die Jahreskapazität über einen Brutto-Netto-Block mit editierbaren Abzügen; voreingestellt sind 30 Urlaubstage, 10 Feiertage, 5 % Krankheit und 5 Weiterbildungstage. 2027 fallen aber je nach Land nur fünf bis acht Feiertage auf Montag bis Freitag. Wer den Feiertagswert für 2027 nicht anpasst, unterschätzt die Kapazität einer Vollzeitkraft um zwei bis fünf Tage.
Wie sich die Netto-Stunden dann auf Projektwochen verteilen, zeigt der Projektplan in der Wochenansicht. Im Schichtbetrieb ergibt sich die Arbeitszeit dagegen aus dem Rotationsmuster, siehe Drei-Schicht-Rotation. Den Aufbau der Vorlage mit Heatmap und Projektzuordnung beschreibt die Seite zur Auslastung im Team; weitere Planungsthemen sammelt die Ratgeber-Startseite.
Häufige Fragen
Lohnt sich bei der Vier-Tage-Woche ein bestimmter freier Tag?
Für den Betrieb ist der Tag günstiger, auf den 2027 wenige Feiertage fallen. In Bayern hat die Kraft mit freiem Montag zwei Arbeitstage mehr als die mit freiem Freitag. In anderen Jahren kann es umgekehrt sein, deshalb gehört die Rechnung jedes Jahr neu gemacht.
Sollten Krankheitstage überhaupt eingeplant werden?
Ja, als Erwartungswert für das Team, nicht als Vorgabe für einzelne Personen. Ohne diesen Abzug ist jeder Plan um rund drei Wochen pro Vollzeitkraft zu optimistisch.
Zählt Resturlaub aus 2026 in die Kapazität 2027?
Ja, wenn er übertragen wurde. Übertragener Urlaub ist in der Regel bis Ende März zu nehmen und verringert vor allem die Kapazität im ersten Quartal; Teilurlaub, der auf Verlangen übertragen wurde, kann auch später im Jahr liegen. Im Jahresblatt gehört er zum Urlaub der Person dazu.
Wie oft sollte die Netto-Kapazität neu gerechnet werden?
Mindestens zum Jahreswechsel, weil sich die Feiertage auf Wochentagen jedes Jahr verschieben, und zusätzlich bei jeder Änderung von Wochenstunden, Wochenmuster oder Urlaubsanspruch. Da alle Werte an wenigen Eingabezellen hängen, ist das eine Sache von Minuten.
Quellen
- Statistisches Bundesamt (Destatis)Krankenstand
- Bundesamt für Justiz§ 3 BUrlG Dauer des Urlaubs
- Ministerium des Innern und für Sport Rheinland-PfalzGesetzliche Feiertage 2026 & 2027
- Microsoft SupportNETTOARBEITSTAGE.INTL (Funktion)
Mit echten Stunden planen
Wer die Netto-Kapazität je Person kennt, verteilt Projekte auf Stunden, die es wirklich gibt, und nicht auf den Arbeitsvertrag.
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