Onboarding-Plan für 30, 60 und 90 Tage: drei Phasen mit messbarem Ziel und festem Gesprächstermin

Ein 30-60-90-Tage-Plan teilt die ersten drei Monate einer neuen Kollegin oder eines neuen Kollegen in drei Abschnitte, an deren Ende jeweils ein Gespräch steht. Der Nutzen liegt nicht in den Zahlen, sondern darin, dass jede Phase eine eigene Frage beantwortet und dass beide Seiten wissen, woran Fortschritt gemessen wird. Dieser Ratgeber zeigt die drei Leitfragen, ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung mit Aufgaben nach Tag und Stundengewicht und warum das Gespräch an Tag 60 mehr ist als eine Formalie. Für Aufgabenlisten, Bewertungen und Probezeit gibt es einen Einarbeitungsplan in Excel mit Bewertungssystem.

Drei Phasen, drei Leitfragen

Die Leitfrage entscheidet, welche Aufgaben in welche Phase gehören. Wer in Phase 1 schon Zuständigkeiten verteilt, überfordert; wer in Phase 3 noch begleitet, verschenkt Zeit. Der 90. Tag liegt etwa in der Mitte einer sechsmonatigen Probezeit und ist damit der richtige Moment für eine ehrliche Zwischenbilanz.

Zwei Punkte stehen unabhängig von jeder Didaktik ganz vorn in Phase 1: die Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz, die § 12 Abs. 1 ArbSchG bei der Einstellung vor Aufnahme der Tätigkeit verlangt, und der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen, den das Nachweisgesetz ab dem ersten Arbeitstag in Stufen fordert. Beide gehören als erste Zeilen in den Plan, mit Datum und Verantwortlichem; der Rest von Phase 1 folgt der Leitfrage.

Das Raster in Excel: Phase und Fortschritt aus dem Tag

Im eigenen Blatt „Phasen (eigen)“ steht in B1 der Starttag. Jede Aufgabe bekommt eine Zeile: Aufgabe in A, Tag der Einarbeitung in C, geschätzte Stunden in E und Status in F. Datum und Phase rechnen sich selbst:

B5: =$B$1+C5-1
D5: =WENN(C5>60;3;WENN(C5>30;2;1))

Der Fortschritt einer Phase wird nach Stunden gewichtet, nicht nach Zahl der Aufgaben, sonst zählt das Einrichten eines Zugangs so viel wie zwei Wochen Rechnungsprüfung:

=SUMMEWENNS($E$5:$E$40;$D$5:$D$40;1;$F$5:$F$40;"erledigt")/SUMMEWENNS($E$5:$E$40;$D$5:$D$40;1)

Für die Gesprächstermine liefert =ARBEITSTAG($B$1+30;-1;FT) den letzten Arbeitstag bis einschließlich Tag 30, entsprechend mit 60 und 90. Fällt Tag 90 auf einen Samstag, rückt das Gespräch auf den Freitag davor.

So sieht der Plan für eine neue Kraft in der Kreditorenbuchhaltung zum Stand von Tag 30 aus:

Phase 1 steht bei 31 von 37 Stunden, also 83,8 %. Offen ist nur der Zahlungsvorschlag, und genau das wird Thema des ersten Gesprächs am Dienstag, 11. Mai. Die weiteren Termine sind Donnerstag, 10. Juni, und Freitag, 9. Juli 2027. Blatt, Tageszählung und Gewichtung sind eine eigene Ergänzung; die Vorlage bei Excelschnell führt ihre 45 Aufgaben in sechs Kategorien mit Fortschrittsbalken je Person.

Die Gespräche an Tag 30, 60 und 90

Jedes Gespräch beantwortet die Leitfrage der abgelaufenen Phase und legt fest, was in der nächsten anders laufen soll. Drei Fragen genügen: Was ist erledigt? Was fehlt und warum? Was braucht die Person für die nächste Phase? Die Vorlage bei Excelschnell sieht Bewertungen in Woche 2, Monat 1, Monat 3 und zum Ende der Probezeit vor, jeweils für Fachkompetenz, Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und Kommunikation. Monat 1 und Monat 3 entsprechen den Gesprächen an Tag 30 und Tag 90; der Termin an Tag 60 ist eine eigene Ergänzung.

Gerade dieses Gespräch lohnt sich, weil Phase 2 die Phase ist, in der die Person zum ersten Mal ohne Begleitung arbeitet. Hier zeigt sich auch, warum die Gewichtung nach Stunden wichtig ist. Angenommen, an Tag 60 sind zwei der drei Aufgaben aus Phase 2 erledigt:

Nach Zahl sehen beide Fälle gleich aus. Nach Stunden ist Variante A auf Kurs und Variante B nicht, denn das selbstständige Buchen von Standardrechnungen ist der Kern der Leitfrage von Phase 2. In Variante B gehört an Tag 60 die Frage auf den Tisch, ob die Person mehr Begleitung braucht oder ob ihr die Rechnungen fehlen, an denen sie üben kann; mit 30 offenen Stunden ist Phase 3 sonst nicht zu halten.

Welche Schulungen und Nachweise nach der Einarbeitung regelmäßig wiederkehren, zeigt der Ratgeber zur Schulungsplanung aus der Qualifikationsmatrix; wie viele Stunden die neue Person im ersten Jahr realistisch einbringt, rechnet die Netto-Kapazität pro Person vor. Aufbau und Blätter der Vorlage beschreibt die Seite zur strukturierten Einarbeitung; alle Themen rund um Personal stehen in der Sammlung der Ratgeber.

Häufige Fragen