Projektplan in der Wochenansicht: Stunden je Kalenderwoche verteilen, auch über KW 53/2026

Viele Projekte werden in Wochen gedacht: „Tests in KW 2, Schulung in KW 3.“ Eine Wochenansicht in Excel zeigt deshalb nicht Tage, sondern wie viele Stunden jede Aufgabe in jeder Kalenderwoche braucht. Schwierig wird es an drei Stellen: wenn eine Aufgabe mitten in der Woche beginnt, wenn eine Woche über ein Monatsende läuft und wenn das Projekt über den Jahreswechsel geht, denn 2026 hat eine KW 53. Dieser Ratgeber baut eine solche Ansicht für ein Projekt von November 2026 bis Februar 2027. Für Aktivitäten, Gantt-Diagramm und Budget gibt es einen Projektplan in Excel mit Gantt-Diagramm.

Wochen in Zeilen, Aufgaben in Spalten

Das eigene Blatt „Wochenlast (eigen)“ ist eine eigene Ergänzung zur Vorlage. Die Aufgaben stehen nebeneinander in den Spalten D bis H, darüber ihre Eckdaten: Zeile 1 der Name, Zeile 2 der Aufwand in Stunden, Zeile 3 das Startdatum, Zeile 4 das Enddatum. Die Wochen laufen ab Zeile 6 nach unten. Die Anordnung hat einen praktischen Grund: Aufgaben kommen selten hinzu, Wochen dagegen mit jedem Monat, und Zeilen lassen sich filtern und sortieren.

A6: =DATUM(2026;11;16), darunter A7: =A6+7
B6: =JAHR(A6+3)*100+ISOKALENDERWOCHE(A6)
C6: =NETTOARBEITSTAGE(A6;A6+4;FT)

Spalte A enthält den Montag, Spalte C die Arbeitstage von Montag bis Freitag ohne die Feiertage im Bereich FT. Spalte B ist der Schlüssel aus Jahr und Woche. Das Jahr kommt vom Donnerstag der Woche, also Montag plus drei Tage, denn nach ISO 8601 gehört eine Woche zu dem Jahr, in dem ihr Donnerstag liegt; Woche 1 ist die Woche mit dem ersten Donnerstag des Jahres. Der Schlüssel liefert 202653 für die letzte Woche 2026 und 202701 für die erste Woche 2027. Wer nur ISOKALENDERWOCHE ohne Jahr verwendet, bekommt beim Sortieren die KW 1 vor die KW 53, und Filter wie „ab KW 50“ greifen im Januar ins Leere.

Stunden aus der Überlappung

Jede Zelle im Raster fragt: An wie vielen Arbeitstagen läuft diese Aufgabe in dieser Woche? Der Beginn der Überlappung ist das spätere der beiden Startdaten, das Ende das frühere der beiden Enddaten. Für D6 heißt das:

=D$2*MAX(0;NETTOARBEITSTAGE(MAX($A6;D$3);MIN($A6+4;D$4);FT))/NETTOARBEITSTAGE(D$3;D$4;FT)

Liegt die Woche ganz außerhalb der Aufgabe, ist der Beginn der Überlappung später als ihr Ende; MAX(0;…) setzt den Wert dann auf null. Beginnt eine Aufgabe an einem Mittwoch, zählt die erste Woche nur drei Tage. Spalte I summiert die Last je Woche, J rechnet die Kapazität für zwei Personen mit je sechs Projektstunden pro Arbeitstag (=2*6*C6), K die Auslastung als =I6/J6.

Die Wochenlast im Beispiel

Das Projekt ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einer Verwaltung mit fünf Aufgaben und 336 Stunden Aufwand. In FT stehen der 25. und 26. Dezember 2026 und der 1. Januar 2027.

Die Teilwochen sind gut zu sehen: In KW 47 laufen die Anforderungen nur von Mittwoch bis Freitag, also drei von 15 Arbeitstagen und damit 8 Stunden; in KW 3/2027 beginnen die Schulungen erst am Dienstag. Eng wird es in KW 52/2026: Aktenübernahme und Testbetrieb überlappen, die Woche hat wegen des 25. Dezember nur vier Arbeitstage, und die Auslastung liegt bei 95 %. Nimmt eine der beiden Personen in dieser Woche Urlaub, bleiben 24 Stunden Kapazität für gut 45 Stunden Arbeit. Abhilfe schafft ein späterer Start des Testbetriebs in KW 53. Feiertage und Urlaub pro Person rechnet die Netto-Kapazität je Mitarbeiter genauer.

Wochen, die zwei Monate schneiden

Das Controlling will die Stunden oft je Monat sehen. Naheliegend ist, die Wochenzeilen nach dem Monat ihres Montags zu summieren. Das verschiebt Stunden: KW 49 beginnt am Montag, 30. November, aber vier ihrer fünf Arbeitstage liegen im Dezember. Nach dem Montag summiert, bekäme der November 34,7 Stunden statt 24,0. Richtig wird es, wenn dieselbe Überlappung mit Monatsgrenzen gerechnet wird. Dafür bekommt das Blatt unter den Wochen, nach einer Leerzeile, ab Zeile 21 eine Zeile je Monat; der Monatserste steht in Spalte A, und D21 enthält:

=D$2*MAX(0;NETTOARBEITSTAGE(MAX(D$3;$A21);MIN(D$4;MONATSENDE($A21;0));FT))/NETTOARBEITSTAGE(D$3;D$4;FT)

Das ergibt 24,0 Stunden im November, 171,6 im Dezember, 80,4 im Januar und 60,0 im Februar, zusammen wieder 336. Für die Abgrenzung zum Jahreswechsel hilft der Feiertag: KW 53/2026 läuft zwar bis zum 3. Januar, ihre vier Arbeitstage liegen aber alle im Dezember, weil der 1. Januar ein Feiertag ist. Die 17,8 Stunden dieser Woche gehören damit vollständig ins Projektjahr 2026.

Wochenansicht und Gantt-Diagramm

Die Wochenansicht ersetzt kein Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten, sie beantwortet eine andere Frage: nicht „wann ist was fertig“, sondern „wie voll ist welche Woche“. Die Vorlage bei Excelschnell erzeugt aus dem Aktivitätenplan mit automatischen Kalenderwochen ein Gantt-Diagramm über 52 Wochen mit farbigen Balken je Status. Die Verteilung der Stunden nach Arbeitstagen, die Monatsabgrenzung und die Kapazitätsspalte aus diesem Ratgeber sind eine eigene Ergänzung; Start- und Enddaten lassen sich aus dem Aktivitätenplan übernehmen. Das Gantt der Vorlage zählt allerdings KW 1 bis 52 ohne Jahr; ein Projekt über den Jahreswechsel mit KW 53/2026 zeigt erst die Wochenansicht durchgehend.

Wie die Vorlage aufgebaut ist, beschreibt die Seite zum Projektplan mit Kanban und Risiken. Wiederkehrende Termine im Gebäude plant der Wartungszyklus der Haustechnik; alle Themen stehen in der Übersicht der EnkelMal-Ratgeber.

Häufige Fragen

Warum hat 2026 eine KW 53?

Nach ISO 8601 gehört eine Woche zu dem Jahr, in dem ihr Donnerstag liegt. Die Woche vom 28. Dezember 2026 bis 3. Januar 2027 hat ihren Donnerstag am 31. Dezember 2026 und ist deshalb KW 53/2026. Der 1. Januar 2027 gehört noch zu dieser Woche.

Warum nicht einfach den Aufwand durch die Zahl der Wochen teilen?

Weil Wochen ungleich lang sind. Eine Aufgabe, die am Mittwoch beginnt, hat in der ersten Woche nur drei Tage, und eine Woche mit Feiertag kann weniger leisten. Bei gleichmäßiger Verteilung bekäme beides dieselbe Last wie eine volle Woche.

Warum stehen die Wochen in Zeilen und nicht in Spalten?

Weil die Wochen die Liste sind, die wächst. In Zeilen lassen sie sich nach dem Schlüssel filtern und sortieren, und ein Quartal passt mit fünf Aufgabenspalten hochkant auf eine A4-Seite.

Quellen

1. Microsoft SupportKALENDERWOCHE (Funktion), System 2 nach ISO 8601
2. Microsoft SupportISOKALENDERWOCHE (Funktion)
3. Microsoft SupportNETTOARBEITSTAGE (Funktion)
4. Ministerium des Innern und für Sport Rheinland-PfalzGesetzliche Feiertage 2026 & 2027

Jede Stunde in der richtigen Woche

Wer den Aufwand nach den Arbeitstagen verteilt, die eine Aufgabe wirklich in einer Woche hat, sieht Engpässe vor Weihnachten und bucht die Stunden im richtigen Monat.

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