Een competentiematrix is een tabel met medewerkers in de rijen, de vaardigheden die het werk vraagt in de kolommen en in elke cel een niveau. Het opzetten lijkt een klus van weken, maar met een vaste agenda staat de eerste versie in één middag. Het lastige deel is niet het invullen, maar zorgen dat een 3 voor de ene beoordelaar hetzelfde betekent als voor de andere. Deze gids geeft een middagprogramma en een Excel-blad dat verschillen tussen twee beoordelaars zichtbaar maakt. Voor heatmap, gap-analyse en opleidingsplan is er een competentiematrix in Excel met gap-analyse per functie.
Een competentiematrix zet per medewerker en per vaardigheid een niveau neer, zodat je ziet waar het team sterk is, wie wat kan overnemen en welke opleiding het meest oplevert. Je zet hem op door eerst de taken en de betekenis van elk niveau vast te leggen, daarna twee beoordelaars apart te laten scoren en alleen de cellen te bespreken waar ze twee niveaus of meer verschillen.
Wat er in de matrix hoort, en wat niet
In de kolommen staan taken die je in het werk kunt zien gebeuren: "snijmachine instellen en bedienen", niet "technisch inzicht". Hoe concreter de taak, hoe minder discussie over de score. Houd het aantal beperkt: wie meer dan een stuk of twaalf kolommen nodig heeft, maakt beter per afdeling een matrix. In de rijen staan de medewerkers, met hun functie, zodat je per functie een vereist niveau kunt zetten.
Niet in de matrix horen opmerkingen over gezondheid, privéomstandigheden of een oordeel over de persoon. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft voor het personeelsdossier dat een werkgever niet meer gegevens vastlegt dan noodzakelijk is en dat hij werknemers moet informeren over welke gegevens hij vastlegt en voor welke doelen. Vertel het team dus vooraf wat de matrix is, wie hem ziet en waarvoor hij gebruikt wordt.
Het middagprogramma
Een eigen voorbeeld: een drukkerij met negen medewerkers wil zes taken in beeld: offsetpers, digitale pers, snijmachine, vouwen en nieten, preflight van aangeleverde bestanden en klantcontact aan de balie. Aan tafel zitten de bedrijfsleider en de meewerkend voorman.
- 13.00-13.30 Taken kiezen. Loop de orders van een gewone week na en schrijf op welke handelingen erin terugkomen. Schrap wat iedereen kan en wat bijna nooit voorkomt.
- 13.30-14.15 Niveaus beschrijven. Geef per taak in één zin aan wat 1 tot en met 5 betekent. Voor de snijmachine bijvoorbeeld: 1 = kent de veiligheidsregels, snijdt alleen onder toezicht; 3 = stelt zelfstandig een standaardopdracht in; 5 = stelt complexe opdrachten in en leert anderen het werk.
- 14.15-14.45 Vereist niveau per functie. Niet iedereen hoeft alles op 5. Een drukker heeft op de offsetpers een 3 nodig, aan de balie een 2.
- 14.45-15.30 Apart scoren. Beide beoordelaars vullen de hele matrix in, ieder op een eigen kopie, zonder te overleggen.
- 15.30-16.15 Verschillen bespreken. Alleen de cellen die het blad hieronder markeert. Per cel één werkvoorbeeld noemen en dan de score vastzetten.
- 16.15-16.45 Afspraken. Wie werkt de matrix bij, wanneer (bijvoorbeeld na elke opleiding en verder twee keer per jaar) en wie mag hem inzien.
Twee beoordelaars naast elkaar in Excel
Zet de twee kopieën om naar één lijst op een eigen blad Kalibratie (eigen): per regel een medewerker in A, een taak in B, de score van de bedrijfsleider in C en die van de voorman in D. Negen medewerkers maal zes taken geeft 54 regels, van rij 2 tot en met 55. Dan:
E2: =ABS(C2-D2)F2: =ALS(E2>=2;"bespreken";ALS(E2=1;"laagste telt";""))H2: =AANTAL.ALS(E2:E55;0)H3: =AANTAL.ALS(E2:E55;1)H4: =AANTAL.ALS(E2:E55;">=2")
In het voorbeeld zijn de beoordelaars het over 47 van de 54 scores eens. Vier scores verschillen één niveau, drie scores twee niveaus. Die drie komen op tafel:
| Rij | A Medewerker | B Taak | C Bedrijfsleider | D Voorman | E Verschil | F Actie |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 12 | M2 | Preflight | 3 | 1 | 2 | bespreken |
| 29 | M5 | Vouwen en nieten | 2 | 4 | 2 | bespreken |
| 44 | M8 | Offsetpers | 1 | 3 | 2 | bespreken |
Zo'n verschil zegt meestal iets over wat de beoordelaars hebben gezien, niet over de medewerker. De voorman staat naast de offsetpers en ziet wat M8 in de late dienst zelfstandig doet; hij ziet ook welke aangeleverde bestanden van M2 na de preflight toch fout op de pers komen. Na het gesprek komt er één score in de matrix, met een korte notitie welk werkvoorbeeld de doorslag gaf. Bij één niveau verschil is de afspraak in dit voorbeeld dat de laagste score geldt tot iemand het hogere niveau in het werk laat zien. Dat is een eigen keuze; een team kan ook het gemiddelde nemen, maar dan krijg je halve niveaus die in de heatmap niets betekenen.
Wissel de rollen een volgende keer om. Wie altijd hoger scoort dan de ander, ziet dat terug in kolom C of D: tel per beoordelaar hoe vaak zijn score de hoogste is.
Van matrix naar opleiding
Met de vastgezette scores en het vereiste niveau per functie zie je per medewerker het verschil. Artikel 7:611a BW verplicht de werkgever om de werknemer in staat te stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie. Is de werkgever op grond van de wet, een cao of een regeling verplicht om die scholing te geven, dan is ze volgens lid 2 kosteloos voor de werknemer, telt ze als arbeidstijd en vindt ze zo mogelijk plaats tijdens werktijd. Een gat tussen het huidige en het vereiste niveau voor de eigen functie is daarom meer dan een wens. Voor veilig werken geldt daarnaast artikel 8 van de Arbeidsomstandighedenwet: de werkgever zorgt voor doeltreffend onderricht dat is aangepast aan de taken van de werknemer.
De competentiematrix van Excelmodellen berekent volgens de productbeschrijving de gap tussen huidig en vereist niveau per medewerker en competentie en koppelt daar een opleidingsplan met status, deadlines en verantwoordelijken aan. Het kalibratieblad uit deze gids zit niet in het sjabloon: dat is een eigen toevoeging voor de middag zelf. Hoe dezelfde niveaus en certificaten werken in het kant-en-klare bestand, staat bij de matrix met gap-analyse en certificaten. Een nieuwe collega begint vaak met lage scores; de weekplanning voor het inwerken laat zien hoe je die in de eerste weken omhoog brengt. Wie de matrix wil gebruiken om diensten te vullen, leest de gids over capaciteit en rooster in één bestand. Andere onderwerpen staan in het overzicht van de gidsen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel niveaus heeft een competentiematrix nodig?
Vijf is gangbaar en genoeg om onderscheid te maken tussen leren, zelfstandig werken en anderen opleiden. Belangrijker dan het aantal is dat elk niveau per taak in één zin beschreven is; zonder die zin scoort iedereen naar eigen gevoel.
Moeten de beoordelaars echt apart scoren?
Ja, anders neemt de tweede onbewust de score van de eerste over en zie je geen verschillen meer. Het overleg komt pas daarna, en alleen over de gemarkeerde cellen.
Hoe vaak werk je de matrix bij?
Na elke afgeronde opleiding voor de betrokken cel, en verder op vaste momenten, bijvoorbeeld twee keer per jaar. Zet bij elke wijziging de datum erbij, zodat zichtbaar blijft hoe oud een score is.
Bronnen
- Autoriteit PersoonsgegevensPersoneelsdossiers
- wetten.overheid.nlBurgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 7:611a
- wetten.overheid.nlArbeidsomstandighedenwet, artikel 8
- Microsoft SupportAANTAL.ALS, functie
Eén middag, twee beoordelaars, één matrix
Een competentiematrix wordt betrouwbaar als de niveaus beschreven zijn en twee mensen onafhankelijk tot dezelfde score komen. Wat daarna overblijft, is de lijst met verschillen om te bespreken.
Naar de competentiematrix