Een inwerkprogramma is meestal een lijst met taken: laptop klaar, rondleiding, systemen uitleggen, eerste klant. Wat er bijna nooit in staat, is hoeveel uur dat per week kost, voor de nieuwe collega en voor de buddy die alles uitlegt. Daardoor loopt het inwerken in week twee vast, omdat de buddy zijn eigen werk ook moet doen. Deze gids zet een inwerkprogramma per week om in uren, rekent uit wat de buddy eraan kwijt is en legt de evaluaties zo dat ze binnen de proeftijd vallen. De takenlijst zelf, met voortgang en evaluaties, staat in een inwerkprogramma in Excel met buddy en evaluaties.
Plan een inwerkprogramma per week in drie soorten uren: instructie, meelopen met de buddy en zelfstandig werk. Laat het zelfstandige deel elke week groeien en reken de uren van de buddy mee: meelopen plus tijd voor vragen. In de eerste weken kost dat de buddy al snel een halve werkweek. Leg de evaluaties zo dat de laatste vóór het einde van de proeftijd valt.
Van takenlijst naar uren per week
Een eigen voorbeeld: een nieuwe medewerker binnendienst bij een groothandel begint op maandag 6 september 2027, voor 32 uur per week. Een ervaren collega van 36 uur per week is zijn buddy. Per week staat het aantal uur instructie (uitleg van leidinggevende, ICT of collega's), meelopen met de buddy en zelfstandig werk, waarbij de buddy voor vragen bereikbaar blijft.
| Week | Vanaf | B Instructie | C Meelopen | D Zelfstandig | E Totaal | F Buddy-uren |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 06-09 | 14 | 14 | 4 | 32 | 14,4 |
| 2 | 13-09 | 8 | 16 | 8 | 32 | 16,8 |
| 3 | 20-09 | 6 | 14 | 12 | 32 | 15,2 |
| 4 | 27-09 | 4 | 12 | 16 | 32 | 13,6 |
| 5 | 04-10 | 2 | 10 | 20 | 32 | 12,0 |
| 6 | 11-10 | 2 | 8 | 22 | 32 | 10,2 |
| 7 | 18-10 | 2 | 4 | 26 | 32 | 6,6 |
| 8 | 25-10 | 0 | 2 | 30 | 32 | 5,0 |
| Totaal | 38 | 80 | 138 | 256 | 93,8 |
De buddy-uren zijn de uren meelopen plus een tiende van de zelfstandige uren voor vragen en controle. Die tiende is een eigen aanname; meet in de eerste weken hoeveel tijd vragen werkelijk kosten en pas het getal aan. In week 2 is de buddy 16,8 van zijn 36 uur kwijt aan het inwerken, bijna de helft. Over acht weken zijn het 93,8 uur, ruim tweeënhalve werkweek van 36 uur. De nieuwe collega werkt in die acht weken 138 van de 256 uur zelfstandig.
Het weekblad in Excel
Op een eigen blad Uren inwerken (eigen) staan de weken vanaf rij 2 in A, de instructie in B, het meelopen in C en het zelfstandige werk in D. In H1 staat het aandeel vragen, hier 0,1.
E2: =SOM(B2:D2)F2: =C2+$H$1*D2G2: =ALS(E2=32;"";"controleer uren")
Het totaal van de buddy-uren staat met =SOM(F2:F9) in F10. Kolom G vangt de veelgemaakte fout dat een week meer of minder uren bevat dan het contract; vervang 32 door de cel met de contracturen als die per medewerker verschilt.
Wat de buddy-uren betekenen voor de planning
Bijna 17 uur in een week is geen bijzaak. Haal dat werk vooraf uit het rooster van de buddy: minder eigen klanten, geen piekdiensten in de eerste drie weken, en een vervanger als de buddy zelf vrij of ziek is. Hoe je uitrekent hoeveel diensten er openvallen als iemand minder inzetbaar is, staat in de gids over open diensten en roosterbare uren per medewerker. Ook de nieuwe collega moet in week 1 weten wat hij doet als hij ziek wordt: wie hij belt, wanneer, en welke gegevens de werkgever wel en niet vastlegt. Dat laatste staat in de gids over verzuim registreren zonder medische gegevens.
Voorlichting over veilig werken hoort in de instructie-uren van de eerste week. Artikel 8 van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht de werkgever om werknemers doeltreffend in te lichten over de werkzaamheden, de risico's en de maatregelen daartegen, en om onderricht te geven dat is aangepast aan hun taken.
Wanneer je genoeg zelfstandig werk hebt gezien
De proeftijd bepaalt hoe lang je hebt; de uren bepalen wat je op dat moment kunt beoordelen. Volgens artikel 7:652 BW is de proeftijd bij een contract voor onbepaalde tijd ten hoogste twee maanden, bij een tijdelijk contract langer dan zes maanden maar korter dan twee jaar ten hoogste één maand (een cao mag daar ten nadele van de werknemer van afwijken) en bij twee jaar of langer ten hoogste twee maanden. Bij een contract van zes maanden of korter, bij een opvolgend contract met dezelfde werkgever, tenzij het nieuwe werk duidelijk andere vaardigheden of verantwoordelijkheden vraagt, en bij een opvolgend contract met een andere werkgever die voor dit werk als opvolger van de vorige geldt, kan er geen proeftijd worden afgesproken. De proeftijd wordt schriftelijk afgesproken en is voor beide partijen gelijk.
Stel dat de medewerker uit het voorbeeld een tijdelijk contract van twee jaar heeft met twee maanden proeftijd: de laatste dag is vrijdag 5 november 2027, in week 9 van het programma. Het team gebruikt een eigen vuistregel: over het vervolg wordt pas beslist als de nieuwe collega minstens 100 uur zelfstandig heeft gewerkt. Leg daarom naast de tabel hoeveel zelfstandige uren er op elk moment achter de rug zijn:
| Moment | Zelfstandige uren tot dan | Van alle gewerkte uren | Buddy-uren tot dan |
|---|---|---|---|
| einde week 4 (vr 01-10) | 40 | 40 van 128 | 60,0 |
| einde week 6 (vr 15-10) | 82 | 82 van 192 | 82,2 |
| einde week 7 (vr 22-10) | 108 | 108 van 224 | 88,8 |
| einde week 8 (vr 29-10) | 138 | 138 van 256 | 93,8 |
Na week 4 heeft de nieuwe collega pas 40 uur zelfstandig gewerkt: genoeg om de basis te bespreken, te weinig om te zien of hij het werk alleen aankan. De grens van 100 uur wordt aan het eind van week 7 gehaald, met 108 uur. Dan blijven er twee weken over voor het gesprek, eventueel een korte verlenging van het meelopen en de schriftelijke bevestiging, in plaats van een besluit op de laatste dag. Wie de grens hoger legt, ziet in de tabel meteen of die binnen de proeftijd nog haalbaar is: aan het eind van week 8 staat de teller op 138 uur, de laatste stand in de tabel vóór 5 november. Bij een tijdelijk contract met één maand proeftijd is dat moment er niet; dan kan de evaluatie alleen over instructie en meelopen gaan.
Volgens de productbeschrijving berekent het inwerkprogramma van Excelmodellen het einde van de proeftijd automatisch (0, 1 of 2 maanden) en plant het evaluaties in week 4, maand 2 en aan het einde van de proeftijd. De urenplanning en de buddy-uren uit deze gids zijn een eigen toevoeging en staan niet in het sjabloon.
Na de inwerkperiode zie je in de competentiematrix met twee beoordelaars welke taken de nieuwe collega al zelfstandig doet. Hoe de 40 stappen, de buddy-koppeling en de evaluaties in het bestand werken, staat bij het inwerkprogramma met checklist en proeftijd. Meer gidsen over personeel staan in de lijst met alle gidsen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel uur per week moet een buddy vrijmaken?
Reken met de uren meelopen plus tijd voor vragen. In het voorbeeld is dat in de eerste drie weken 14 tot 17 uur per week en daarna steeds minder. Een buddy die dat naast een volle werkweek moet doen, wordt in de praktijk een vraagbaak die niet meeloopt.
Is het meelopen in de eerste week werktijd?
Ja. Alle uren in de tabel zijn gewone contracturen: de nieuwe collega leert, loopt mee of werkt zelfstandig, maar is in alle gevallen aan het werk.
Wat als de buddy halverwege uitvalt?
Wijs vooraf een tweede collega aan die het meelopen overneemt, en verschuif de weken met veel meelopen niet naar achteren. De tabel laat zien hoeveel uur er per week moet worden overgedragen.
Bronnen
- wetten.overheid.nlBurgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 7:652
- wetten.overheid.nlArbeidsomstandighedenwet, artikel 8
Plan het inwerken in uren, ook voor de buddy
Een inwerkprogramma lukt als de buddy er echt tijd voor heeft en de evaluaties vallen voordat de proeftijd voorbij is. Beide zie je pas als je per week in uren plant.
Naar het inwerkprogramma