Een personeelsplanning zegt hoeveel uren een team per week heeft, een werkrooster zegt wie welke dienst draait. Tussen die twee gaat het vaak mis: de planning rekent in uren per medewerker, het rooster in hele diensten van acht uur, en contracten van 36 of 20 uur passen daar niet precies in. Deze gids zet de bezettingsnorm om naar diensten, rekent het rooster per medewerker terug naar uren en volgt het plus- of minsaldo dat daaruit ontstaat, inclusief de vraag wanneer pluren uitbetaald moeten worden. De netto uren per medewerker en week rekent een capaciteitsplanning in Excel met bruto-netto berekening uit; het rooster en de saldi zijn hier een eigen toevoeging.
Reken de bezettingsnorm om naar diensten en rooster in hele diensten. Vergelijk daarna per medewerker de geroosterde uren met de contracturen min verlof en houd het verschil bij als lopend saldo. Pluren mag je alleen later met vrije tijd compenseren als dat vooraf schriftelijk is afgesproken en de cao die mogelijkheid geeft; anders betaal je ze uiterlijk in de eerstvolgende betaling uit (artikel 13a Wet minimumloon).
Stap 1: de bezettingsnorm in uren
Een eigen voorbeeld: een team dat zeven dagen per week open is met een vroege dienst van 07.00 tot 15.30 uur en een late dienst van 14.30 tot 23.00 uur, elk met 30 minuten pauze en dus 8 uur arbeid. Op werkdagen zijn per dienst twee mensen nodig, in het weekend één. Na een late dienst tot 23.00 uur laat een vroege dienst om 07.00 uur maar 8 uur rust. Artikel 5:3 van de Arbeidstijdenwet staat dat hoogstens één keer per 7 × 24 uur toe, en alleen als de aard van de arbeid of de bedrijfsomstandigheden dat met zich brengen; plan laat gevolgd door vroeg dus hoogstens één keer in elke 7 × 24 uur, en let op dat zondag-maandag en maandag-dinsdag in dezelfde periode vallen.
| Dagen | Vroeg | Laat | Diensten | Uren |
|---|---|---|---|---|
| maandag t/m vrijdag (5) | 2 | 2 | 20 | 160 |
| zaterdag en zondag (2) | 1 | 1 | 4 | 32 |
| Week | 24 | 192 |
Valt er een feestdag in de week waarop het team dicht is, dan verlaag je de norm voor die dag; is het team open, dan blijft hij staan. Het team in het voorbeeld heeft zes medewerkers met contracten van 36, 36, 32, 24, 24 en 20 uur: samen 172 uur. Ook zonder verlof komt het team dus 20 uur per week tekort, en dat is precies wat een planning op koppen verbergt.
Stap 2: roosterbare uren in een week
Week 37 van 2027 loopt van maandag 13 tot en met zondag 19 september, zonder feestdag. Medewerker 2 heeft die week vakantie. De roosterbare uren per medewerker zijn de contracturen min verlof, opleiding en andere geplande afwezigheid. De capaciteitsplanning rekent volgens de productbeschrijving een netto capaciteit per medewerker uit met een deeltijdfactor en aftrekposten zoals vakantiedagen; een concrete vakantieweek zoals die van medewerker 2 trek je zelf af op het eigen blad. Voor deze week blijven er 136 roosterbare uren over tegenover 192 in de norm: zeven diensten open.
Stap 3: het rooster terugrekenen naar uren
Op het eigen blad Rooster W37 (eigen) staat per medewerker een rij met in C tot en met I de dienstcodes van maandag tot en met zondag, V of L. Kolom J rekent de geroosterde uren uit, kolom K haalt de roosterbare uren op en kolom L geeft het verschil:
J5: =(AANTAL.ALS(C5:I5;"V")+AANTAL.ALS(C5:I5;"L"))*8L5: =J5-K5
Onder het rooster telt een rij per dag of de norm gehaald is: =AANTAL.ALS(C$5:C$10;"V") voor de vroege dienst, met een vergelijkbare rij voor laat. Het resultaat van week 37:
| Medewerker | Contract | Verlof | Roosterbaar | Diensten | Geroosterd | Plus/min |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Medewerker 1 | 36 | 0 | 36 | 5 | 40 | +4 |
| Medewerker 2 | 36 | 36 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Medewerker 3 | 32 | 0 | 32 | 4 | 32 | 0 |
| Medewerker 4 | 24 | 0 | 24 | 3 | 24 | 0 |
| Medewerker 5 | 24 | 0 | 24 | 3 | 24 | 0 |
| Medewerker 6 | 20 | 0 | 20 | 3 | 24 | +4 |
| Team | 172 | 36 | 136 | 18 | 144 | +8 |
Het rooster vult 18 van de 24 diensten. Doordat twee contracten niet in hele diensten passen, staan medewerker 1 en 6 elk 4 uur boven hun contract; daarmee is de open ruimte gedaald van zeven naar zes diensten. Die zes vul je met invallers, oproepkrachten of extra diensten van parttimers die dat willen.
Plus- en minuren laten teruglopen
Een contract van 36 uur met diensten van 8 uur betekent dat een medewerker de ene week 5 diensten draait en de andere week 4. Houd in kolom M het lopende saldo bij, met het saldo van vorige week in een eigen cel. Voor medewerker 1 en 6 ziet dat er over vier weken zo uit, als ze om en om 5 en 4 (medewerker 1) of 3 en 2 diensten (medewerker 6) draaien:
| Week | Mw 1 geroosterd | Mw 1 saldo | Mw 6 geroosterd | Mw 6 saldo |
|---|---|---|---|---|
| 37 | 40 | +4 | 24 | +4 |
| 38 | 32 | 0 | 16 | 0 |
| 39 | 40 | +4 | 24 | +4 |
| 40 | 32 | 0 | 16 | 0 |
Dat om-en-om-saldo is alleen toegestaan als het vooraf zo geregeld is. Artikel 13a van de Wet minimumloon zegt dat uren boven de overeengekomen arbeidsduur uiterlijk in de eerstvolgende uitbetalingstermijn worden uitbetaald. Compenseren in betaalde vrije tijd mag alleen als dat schriftelijk is afgesproken voordat de extra uren beginnen, en alleen voor zover de cao in die mogelijkheid voorziet; gecompenseerd of uitbetaald wordt dan uiterlijk vóór 1 juli van het jaar erna. Zonder zo'n regeling betaal je de 4 extra uren van week 37 dus uiterlijk uit bij de loonbetaling over de periode ná die waarin ze zijn gemaakt, en is week 38 voor medewerker 1 en 6 gewoon een week met minder geroosterde uren dan het contract. Werk dan liever met contracten in hele diensten of rooster elke week precies het contract.
Extra diensten hebben een grens. De Arbeidstijdenwet staat voor werknemers van 18 jaar en ouder hoogstens 12 uur per dienst en 60 uur per week toe, gemiddeld hoogstens 55 uur per week over 4 weken en 48 uur over 16 weken. Voor het team in dit voorbeeld zit dat ver weg, maar wie drie van de zes open diensten aan medewerker 1 geeft, komt op 64 uur en zit boven de 60.
In de capaciteitsplanning zijn de toewijzingen per project ingericht. Een roosterteam kan de vroege en de late dienst als twee projecten invoeren: dan toont de heatmap per medewerker hoeveel van de netto uren al naar diensten gaan. Dat is een eigen gebruik van het bestand, geen vaste functie.
Hoe het weekoverzicht van capaciteit en bezetting er in het bestand uitziet, beschrijft de pagina over de capaciteit per medewerker en week. Werk je in ploegen, lees dan hoe je een ploegenrooster met nachtdiensten opzet. Verlof dat in de piekweken van 2027 samenvalt, staat in de teamverlofplanning met brugdagen, en wie welke dienst zelfstandig mag draaien, volgt uit een competentiematrix met niveaus. Alle andere gidsen staan in het gidsenoverzicht.
Veelgestelde vragen
Moet verlof eerst in de personeelsplanning of eerst in het rooster?
Eerst in de planning. Het rooster verdeelt alleen de uren die er na verlof nog zijn; een vakantie die pas in het rooster opduikt, maakt van een sluitende week een week met open diensten.
Waarom niet gewoon contracten in hele diensten afspreken?
Dat kan, en het maakt roosteren eenvoudiger: 32 uur is vier diensten van 8 uur. Bij bestaande contracten van 36 of 20 uur kan een lopend plus- en minsaldo, maar alleen als de cao compensatie in tijd toestaat en het vooraf schriftelijk is afgesproken; anders worden de pluren uitbetaald.
Hoe groot mag het tekort tussen norm en roosterbare uren structureel zijn?
Liefst nul. Een structureel tekort, zoals de 20 uur per week in het voorbeeld, betekent dat elke week flexibele inzet nodig is, ook als niemand met verlof is. Dat is een signaal voor de formatie, niet voor het rooster.
Bronnen
- wetten.overheid.nlArbeidstijdenwet (geldend vanaf 01-07-2025)
- RijksoverheidWanneer zijn de officiële feestdagen in Nederland?
- Microsoft SupportAANTAL.ALS, functie
- wetten.overheid.nlWet minimumloon en minimumvakantiebijslag, artikel 13a
Eén getal dat beide kanten verbindt
De uren die de bezetting vraagt, de uren die het team heeft en de uren die het rooster uitdeelt: als die drie op één blad staan, zie je het gat voordat het rooster de deur uitgaat.
Naar de capaciteitsplanning