Een werkrooster zonder kosten maken kan op drie manieren: met pen en papier, met een eigen spreadsheet of met de kosteloze versie van een roosterapp. Alle drie werken, maar geen ervan neemt de plichten van de werkgever over: het rooster op tijd bekendmaken, de gewerkte tijden registreren en bewaren, en bij een app afspraken maken over de persoonsgegevens van het personeel. Deze gids zet de opties eerlijk naast elkaar, laat zien welke paar formules een eigen spreadsheet minimaal nodig heeft en waar een betaald werkrooster in Excel met wetscontrole je tijd scheelt.
Zonder kosten roosteren gaat het eenvoudigst in een eigen spreadsheet. Zorg dan zelf voor drie dingen: het rooster ten minste 28 dagen vooraf bekendmaken als de cao niets anders regelt, de gewerkte arbeids- en rusttijden registreren en 52 weken bewaren, en bij een online app die de gegevens voor jou opslaat een verwerkersovereenkomst sluiten. De wetscontrole bouw je in een eigen blad zelf.
De opties naast elkaar
| Papier of whiteboard | Eigen spreadsheet | Kosteloze app-versie | |
|---|---|---|---|
| Snel te starten | ja | ja, als je Excel of een alternatief al hebt | ja, na aanmelden |
| Controle op rusttijden en uren | nee | alleen wat je zelf bouwt | afhankelijk van de versie |
| Wijzigingen en ruil | overschrijven, geen historie | versies opslaan met datum | meestal per melding |
| Bewaren van gegevens | map met foto's of kopieën | eigen bestanden | bij de aanbieder |
| Persoonsgegevens personeel | blijven intern | blijven intern, tenzij gedeeld via een clouddienst | aanbieder is meestal verwerker |
| Grootste risico | niemand ziet een te korte rust | één formule fout, iedereen merkt het te laat | de kosteloze versie stopt bij een maximum of verdwijnt |
De tabel is een eigen beoordeling van de redactie, geen test van bepaalde apps. Wat een kosteloze app-versie precies kan, verschilt per aanbieder en verandert regelmatig; lees de voorwaarden voordat het hele team erin werkt.
Wat de wet van elke oplossing vraagt
Bekendmaken. Artikel 4:2 van de Arbeidstijdenwet vraagt de werkgever het arbeids- en rusttijdenpatroon zo tijdig mogelijk mee te delen. Wat tijdig is, staat eerst in de cao of een andere collectieve regeling, of volgt uit afspraken met de werknemer; ontbreekt zo'n bepaling, dan is het ten minste 28 dagen van tevoren. Maakt de aard van het werk dat onmogelijk, dan meldt de werkgever ten minste 28 dagen vooraf op welke dag de wekelijkse rust begint en ten minste 4 dagen vooraf de tijden waarop gewerkt wordt.
Registreren en bewaren. Artikel 4:3 vraagt een deugdelijke registratie van de arbeids- en rusttijden waarmee toezicht op de naleving mogelijk is, en het Arbeidstijdenbesluit schrijft voor die gegevens ten minste 52 weken te bewaren. Een rooster op een whiteboard dat elke week wordt uitgeveegd, voldoet daar niet aan; een foto per week of een opgeslagen versie van het spreadsheet wel, mits er ook in staat wat er werkelijk is gewerkt.
Persoonsgegevens. Een werkgever verwerkt de gegevens van zijn medewerkers als verwerkingsverantwoordelijke. Laat hij een andere organisatie die gegevens voor hem opslaan of verwerken, zoals een clouddienst, dan is die organisatie volgens de Autoriteit Persoonsgegevens meestal een verwerker, en moet de werkgever met die verwerker een verwerkersovereenkomst sluiten. Bij een roosterapp hoort die overeenkomst dus ook als je niets betaalt.
Het minimum voor een eigen spreadsheet
Wie zelf een rooster in een spreadsheet bouwt, heeft naast het rooster zelf drie kleine controles nodig. Een eigen voorbeeld op het blad Controle (eigen), voor een rooster per periode van vier weken:
- Uiterste datum van bekendmaken. Met de eerste dag van de roosterperiode in B2:
=B2-28. Voor een periode die op maandag 19 juli 2027 begint, is dat maandag 21 juni 2027. Zet in C2 de datum waarop het rooster echt is gedeeld en in D2=ALS(C2="";"nog niet gedeeld";ALS(B2-C2>=28;"op tijd";"te laat")). - Rust tussen twee diensten. Met het einde van de vorige dienst als datum en tijd in E5 en het begin van de volgende in F6:
=AFRONDEN((F6-E5)*24;2). Onder de 11 uur kleurt de cel met voorwaardelijke opmaak; eenmaal per 7 × 24 uur mag de rust tot 8 uur worden ingekort als het werk of de bedrijfsomstandigheden dat vragen. - Uren per week. Een SOM per medewerker per week, met een signaal boven de 60 uur. Het gemiddelde over 4 en 16 weken vraagt een eigen blad met weektotalen.
AFRONDEN op twee decimalen voorkomt dat een rust van precies 11 uur door afrondingsverschillen in tijdwaarden als 10,99999 wordt gelezen. Sla elke gedeelde versie op met de datum in de bestandsnaam: dat is meteen je historie voor de bewaarplicht.
Zelf bouwen kost vooral tijd en een tweede paar ogen. Een fout in de rustformule merk je niet als alles groen blijft. Test elke controle met een dienst waarvan je weet dat hij fout is.
Waar een eigen blad ophoudt
Een eigen spreadsheet is goed genoeg voor een klein team met vaste diensten. Het wordt lastig zodra er meer bij komt: nachtdiensten met eigen rustregels, onregelmatigheidstoeslagen die per uur verschillen, feestdagen die de toeslag veranderen, en een gemiddelde over meerdere weken. Het werkrooster bij Excelmodellen is een betaald bestand dat volgens de productbeschrijving een maandrooster voor 25 medewerkers met 8 dienstcodes bevat, een controle op 12 uur per dienst, 60 uur per week, gemiddeld 55 uur per 4 weken, 11 uur dagrust en 36 uur weekrust, ORT-berekening, loonkosten per afdeling en de feestdagen van 2026 tot en met 2028. Ook daar geldt: de 16-wekenregel zit er niet in, en bekendmaken en bewaren regel je zelf. De nachtdienstregels van artikel 5:8, zoals hoogstens 10 uur per nacht en 14 of 46 uur rust erna, noemt de productbeschrijving niet; die toets je zelf op het patroon.
Werk je met ploegen en nachten, lees dan eerst hoe je een ploegenpatroon toetst op de nachtdienstregels. Hoeveel mensen je per week nodig hebt voordat je gaat roosteren, staat in de gids over personeelsplanning en werkrooster koppelen. De pagina over de roosterplanner met dienstcodes en toeslagen beschrijft het bestand verder, en alle gidsen vind je via het overzicht van de gidsen.
Veelgestelde vragen
Is een rooster in een gedeelde online spreadsheet een probleem voor de AVG?
Niet vanzelf, maar de aanbieder van de clouddienst slaat dan de gegevens van je personeel op en is daarmee meestal verwerker. Controleer of er een verwerkersovereenkomst is, vaak als onderdeel van de zakelijke voorwaarden, en zet er niet meer in dan het rooster nodig heeft: geen ziekteredenen of privénummers.
Hoe lang moet ik oude roosters bewaren?
De bewaarplicht uit het Arbeidstijdenbesluit gaat over de registratie van arbeids- en rusttijden: ten minste 52 weken. Bewaar daarom de versie waarin wijzigingen en de werkelijk gewerkte tijden zijn verwerkt.
Wanneer loont een betaald bestand?
Reken de tijd mee. Kost het maken en controleren van het rooster elke maand een paar uur, of mist de eigen versie een controle die je nodig hebt, dan is een bestand met ingebouwde controles snel terugverdiend. Voor een team van drie met vaste dagdiensten is een eigen blad vaak genoeg.
Bronnen
- wetten.overheid.nlArbeidstijdenwet (geldend vanaf 01-07-2025)
- wetten.overheid.nlArbeidstijdenbesluit
- Autoriteit PersoonsgegevensVerantwoordelijke en verwerker
Kosteloos begint, tijd telt mee
Een rooster zonder licentiekosten werkt prima zolang iemand de regels bewaakt. Groeit het team, reken dan ook de uren die het puzzelen kost.
Naar het werkrooster